Kirim Nota lewat WhatsApp dan Nota Online: Kenapa Pelanggan Lebih Suka

Coba ingat berapa struk belanja yang Anda simpan bulan lalu. Kebanyakan berakhir di saku celana, lalu ikut tercuci. Yang tersisa pun tulisannya sudah pudar. Padahal struk dibutuhkan untuk klaim garansi, penggantian biaya kantor, atau sekadar mengecek pengeluaran.

Itulah sebabnya banyak pelanggan sekarang lebih suka nota dikirim ke HP. Panduan ini membandingkan empat cara mengirim nota di KasirXpert dan cara memakainya di toko Anda.

Empat cara mengirim nota

Satu transaksi di KasirXpert bisa dikirim dengan empat cara. Anda bisa memakai satu atau beberapa sekaligus.

Di paket Gratis, nota email bisa dikirim hingga 100 per bulan. Di paket Pro, nota email tanpa batas dan memakai logo toko. Detail paket ada di halaman harga.

Kenapa pelanggan lebih suka nota di WhatsApp

• Tidak hilang dan tidak pudar. Nota tersimpan di chat dan bisa dibuka kapan saja.
• Mudah dicari. Pelanggan cukup mengetik nama toko di kolom pencarian WhatsApp.
• Praktis untuk klaim. Bukti beli untuk garansi atau penggantian biaya tinggal diteruskan.
• Lebih sedikit kertas. Anda juga menghemat gulungan kertas printer.

Bagi toko, ada keuntungan tambahan. Nomor pelanggan tercatat bersama riwayat belanjanya. Anda jadi tahu siapa pelanggan setia dan kapan terakhir mereka datang.

Contohnya Toko Berkah Jaya. Bu Rina belanja Rp62.000 setiap Sabtu. Begitu nomornya tercatat, semua belanjanya tersusun rapi di data pelanggan. Kalau suatu saat ia tidak datang tiga minggu berturut-turut, Anda bisa menyadarinya dan menyapanya lebih dulu.

Apa isi nota online

Setiap nota punya halaman online sendiri dengan tautan kasirxpert.com/n/…. Tautan ini ikut terkirim di pesan WhatsApp. Saat dibuka di HP, pelanggan bisa melihat:

• Rincian belanja: item, harga, diskon, dan cara bayar.
• Poin member yang didapat dari belanja itu, bila add-on CRM Pelanggan aktif.
• Rating untuk memberi penilaian kunjungan mereka.
• Voucher untuk kunjungan berikutnya.

Nota tidak lagi sekadar bukti bayar. Nota menjadi alasan pelanggan untuk kembali. Voucher di nota, misalnya potongan Rp5.000 untuk pembelian berikutnya, adalah cara murah untuk mengundang kunjungan kedua.

Cara mengirim nota WhatsApp

Ada dua cara mengirim nota ke WhatsApp pelanggan. Yang pertama memakai WhatsApp di perangkat kasir. Yang kedua berjalan otomatis dari nomor toko.

Dari WhatsApp di perangkat kasir

1. Saat transaksi, pilih pelanggan atau tambahkan pelanggan baru beserta nomor WhatsApp-nya.
2. Selesaikan pembayaran: tunai, QRIS, debit, atau transfer.
3. Di layar setelah bayar, nomor pelanggan sudah terisi. Belum memilih pelanggan? Ketik nomornya di sana. Lalu tekan Kirim di baris WhatsApp.
4. WhatsApp di perangkat kasir terbuka dengan pesan nota dan tautan nota online yang sudah terisi.
5. Tekan kirim di WhatsApp.

Cara ini tersedia juga di paket Gratis dan tidak memakan biaya per pesan, karena memakai WhatsApp di perangkat kasir. Anda bisa mencobanya di demo kasir.

Internet sedang putus? Kasir tetap berjalan. Transaksi disimpan di perangkat, lalu nota WhatsApp dan email terkirim setelah koneksi kembali.

Otomatis dari nomor toko

Kalau transaksi Anda banyak, menekan tombol kirim setiap kali bisa merepotkan. Add-on WA Otomatis mengirim nota sendiri dari nomor WhatsApp toko begitu pembayaran selesai. Pesannya dilengkapi tombol untuk melihat nota dan memberi rating.

Add-on ini memakai WhatsApp Business API resmi untuk nomor toko. Selain nota, WA Otomatis juga bisa membalas pertanyaan seputar menu, harga, dan jam buka dengan bantuan AI. Penjelasannya ada di halaman add-on.

Kapan sebaiknya tetap mencetak struk

Nota digital tidak berarti printer harus dibuang. Struk kertas masih berguna untuk:

• Pelanggan yang tidak ingin memberi nomor HP.
• Kafe yang meletakkan struk di meja sebagai tanda pesanan.
• Toko yang perlu memberi bukti fisik saat barang diambil.

Logo toko dan catatan kaki nota bisa diatur di Pengaturan → Nota. Catatan kaki cocok untuk jam buka, akun media sosial, atau aturan tukar barang. Pilihan printer yang didukung ada di halaman perangkat. Di paket Gratis, nota memuat tulisan kecil "Dibuat dengan KasirXpert".

Tips agar pelanggan mau memberi nomor WhatsApp

1. Tawarkan, jangan paksa. "Notanya mau dikirim ke WhatsApp, Kak?" lebih ramah daripada langsung meminta nomor.
2. Sebut manfaatnya. "Nanti ada poin dan voucher untuk kunjungan berikutnya."
3. Jaga kepercayaan. Jangan kirim promosi terlalu sering ke nomor yang Anda dapat dari nota.
4. Latih semua kasir. Kalimat yang sama di setiap shift membuat kebiasaan ini berjalan.
5. Tulis nama dengan benar. Nama yang tepat membuat pesan nota terasa lebih pribadi dan memudahkan Anda mencari pelanggan nanti.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah kirim nota WhatsApp berbayar?

Lewat WhatsApp kasir tidak ada biaya per pesan, termasuk di paket Gratis. Nota otomatis dari nomor toko memakai add-on WA Otomatis.

Bagaimana kalau pelanggan tidak memakai WhatsApp?

Kirim lewat email atau cetak struk. Semua cara bisa dipakai untuk transaksi yang sama.

Apakah struk lama bisa dicetak ulang?

Bisa. Riwayat transaksi bisa dibuka langsung dari dalam kasir, termasuk untuk mencetak ulang struk. Fitur kasir lainnya ada di halaman fitur kasir & nota digital.