Kebijakan Privasi

Ringkasan

Kebijakan ini berlaku untuk website KasirXpert, aplikasi kasir (di browser maupun aplikasi Android KasirXpert), dashboard, toko online dan halaman booking, nota online, portal mitra, dan add-on yang tersedia di dalamnya (bersama-sama disebut “layanan”).

Kami memproses data pribadi sesuai peraturan perundang-undangan di Indonesia, terutama Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) beserta peraturan pelaksanaannya.

Siapa kami & peran kami

Layanan ini disediakan oleh KasirXpert, yang dikelola oleh PT. Gevadeo Investama Utama, selanjutnya disebut “kami”. Menurut UU PDP, peran kami berbeda tergantung jenis datanya:

• Pengendali data pribadi untuk data akun dan data yang kami kumpulkan sendiri: data pemilik usaha dan staf yang memakai akun, data tagihan langganan, data pengunjung website, serta pesan yang Anda kirim kepada kami. Kami yang menentukan tujuan dan cara pemrosesannya.
• Prosesor data pribadi untuk data pelanggan toko yang Anda catat di KasirXpert, misalnya nama, nomor WhatsApp, dan riwayat belanja pembeli Anda. Untuk data ini, Anda sebagai pemilik usaha adalah pengendali data, dan kami memprosesnya atas nama serta sesuai instruksi Anda. Lihat bagian Data pelanggan toko Anda.

Data yang kami kumpulkan

Data akun

Saat Anda masuk dengan Google, kami menerima nama, alamat email, dan pengenal akun Google Anda. KasirXpert tidak memakai kata sandi: Anda masuk dengan akun Google, dan kasir di perangkat toko masuk dengan PIN. Bila kelak tersedia masuk dengan nomor WhatsApp, kami juga memproses nomor tersebut dan kode verifikasi (OTP) yang dikirim ke sana.

Data usaha & staf

Nama dan jenis usaha, alamat outlet, produk dan harga, stok, resep dan bahan baku, data supplier, pengaturan nota dan pajak, file yang Anda unggah seperti foto produk, bukti transfer, dan lampiran, serta data staf seperti nama, peran, hak akses, dan PIN kasir.

Data transaksi

Rincian penjualan, metode pembayaran yang dicatat, diskon, shift dan kas, dokumen penjualan dan pembelian, serta laporan yang dihasilkan dari data tersebut. Kami tidak menyimpan nomor kartu pembayaran pelanggan Anda.

Data tagihan langganan

Paket dan add-on yang Anda pilih, riwayat isi dan potongan Saldo KasirXpert beserta bukti potongnya, serta status pembayaran. Pembayaran isi saldo diproses oleh penyedia layanan pembayaran Xendit; kami tidak menyimpan data kartu atau rekening yang Anda pakai untuk membayar.

Data Saldo Toko & QRIS

Bila Anda memakai QRIS dinamis, kami mencatat nominal, waktu, status, dan biaya setiap pembayaran QRIS dari pelanggan Anda, saldo dan mutasi Saldo Toko, serta data rekening tujuan dan riwayat penarikan dana. Pembayaran dan penarikan diproses oleh Xendit. Kami tidak menerima data kartu atau rekening pembayar.

Data pelanggan yang Anda masukkan

Jika Anda mencatat pelanggan, data seperti nama, nomor WhatsApp, tanggal lahir, alamat antar, riwayat belanja, poin dan saldo member, ulasan, izin menerima promo, dan catatan ikut tersimpan. Pelanggan yang memesan lewat toko online atau halaman booking Anda juga memberikan nama, nomor, dan alamat untuk pesanannya. Pada jenis usaha tertentu, data ini bisa termasuk data pribadi yang bersifat spesifik, misalnya data resep obat di apotek (data kesehatan). Data seperti ini memerlukan kehati-hatian lebih; lihat Data pelanggan toko Anda.

Komunikasi dengan kami

Isi percakapan WhatsApp atau pesan lain yang Anda kirim kepada tim KasirXpert, misalnya saat meminta bantuan atau menjadwalkan demo.

Data teknis

Informasi perangkat dan browser, alamat IP, catatan aktivitas (log) untuk keamanan dan perbaikan masalah, serta cookie yang diperlukan agar Anda tetap masuk dan layanan berjalan dengan benar.

Aplikasi Android & izin perangkat

Aplikasi KasirXpert untuk Android memakai akun, layanan, dan data yang sama dengan versi web. Data yang dikumpulkan sama dengan yang dijelaskan di bagian Data yang kami kumpulkan, ditambah hal berikut:

• Info perangkat: jenis platform (Android), model perangkat dan versi sistem yang tercantum di identitas browser bawaan aplikasi, versi aplikasi, serta nama perangkat yang Anda berikan saat memasang tablet kasir. Kami memakainya untuk mengelola perangkat kasir toko Anda (daftar perangkat, status sinkron, mencabut akses) dan untuk keamanan.
• Data yang disimpan di perangkat: katalog produk, transaksi, dan antrean sinkron disimpan di penyimpanan internal aplikasi agar kasir tetap berjalan saat offline, lalu dikirim ke server saat perangkat kembali tersambung. Data ini hilang bila aplikasi dihapus atau datanya dibersihkan, termasuk transaksi yang belum sempat terkirim.

Izin yang diminta aplikasi

Printer LAN atau Wi-Fi dihubungi langsung lewat jaringan lokal toko, hanya ke alamat IP printer yang Anda masukkan, tanpa izin tambahan. Agar layar kasir dan layar dapur tidak padam saat dipakai, aplikasi menjaga layar tetap menyala hanya di kedua layar tersebut, tanpa izin khusus.

Aplikasi Android tidak meminta akses mikrofon, kontak, SMS, foto atau berkas, maupun lokasi di latar belakang. Aplikasi tidak memakai ID iklan, tidak menampilkan iklan, dan tidak memuat SDK iklan atau analitik pihak ketiga.

Tujuan & dasar pemrosesan

Kami hanya memproses data pribadi untuk tujuan yang jelas dan dengan dasar pemrosesan yang diakui Pasal 20 UU PDP:

Kami tidak menjual data pribadi Anda maupun data pelanggan Anda, dan tidak memakainya untuk iklan pihak lain. Kami tidak membuat keputusan yang semata-mata otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan bagi Anda.

Data pelanggan toko Anda

Untuk data pelanggan yang Anda catat di KasirXpert, Anda adalah pengendali data dan kami adalah prosesor data. Artinya, kami:

• memproses data tersebut hanya untuk menjalankan layanan bagi Anda dan sesuai pengaturan yang Anda pilih di aplikasi;
• tidak memakainya untuk kepentingan kami sendiri, tidak menjualnya, dan tidak menghubungi pelanggan Anda atas nama kami;
• menjaga kerahasiaannya dan membatasi akses petugas kami hanya bila diperlukan, misalnya saat Anda meminta bantuan teknis;
• membantu Anda menanggapi permintaan pelanggan atas hak-haknya, dan memberi tahu Anda bila terjadi kegagalan pelindungan data yang menyangkut data tersebut.

Sebagai pengendali data, Anda bertanggung jawab untuk:

• memiliki dasar pemrosesan yang sah, misalnya persetujuan pelanggan, sebelum menyimpan data mereka atau mengirimi mereka pesan promosi;
• memberi tahu pelanggan bahwa datanya dicatat dan untuk apa;
• hanya mencatat data yang memang diperlukan, dan lebih berhati-hati dengan data pribadi spesifik seperti data resep obat;
• menanggapi permintaan pelanggan yang ingin melihat, memperbaiki, atau menghapus datanya.

Kami menyediakan alat untuk membantu, seperti fitur mengubah dan menghapus data pelanggan, izin promo yang bawaannya tidak aktif sampai pelanggan setuju, dan berhenti menerima promo dengan membalas STOP.

Data karyawan, absen selfie & lokasi

Bila Anda memakai add-on Tim & Gaji, kami memproses data karyawan yang Anda catat: nama, peran, jadwal kerja, catatan absen, izin dan cuti, serta komponen gaji dan slip. Sama seperti data pelanggan, Anda sebagai pemilik usaha adalah pengendali data untuk data karyawan, dan kami memprosesnya atas nama Anda.

• Wajib selfie dan Cek lokasi bawaannya mati. Pemilik atau pengelola yang memutuskan menyalakannya, dan bertanggung jawab memiliki alasan yang sah untuk itu.
• Sebelum absen pertama dengan selfie atau lokasi, karyawan melihat pemberitahuan dan harus menyetujuinya. Persetujuan dicatat bersama versinya; bila cakupannya berubah, karyawan diminta menyetujui ulang. Karyawan yang tidak setuju tidak absen lewat tablet, dan pemilik dapat mencatat absennya secara manual.
• Foto selfie disimpan paling lama 90 hari, lalu dihapus otomatis. Selfie hanya dapat dilihat pemilik dan pengelola yang berwenang, dan setiap kali selfie dilihat tercatat di riwayat aktivitas.
• Cek lokasi membandingkan posisi perangkat dengan titik outlet dan radiusnya (bawaan 100 meter). Absen di luar area ditolak dan dicatat beserta alasannya. Lokasi hanya dibaca saat absen, tidak dilacak di luar itu.
• Catatan persetujuan karyawan dan catatan absen yang ditolak disimpan paling lama 24 bulan untuk keperluan pembuktian.

Pihak ketiga & penyedia layanan

Kami memakai sejumlah penyedia layanan untuk menjalankan KasirXpert. Mereka hanya menerima data yang diperlukan untuk tugasnya, terikat perjanjian untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data, dan tidak boleh memakainya untuk kepentingan sendiri:

• Hosting, server, dan penyimpanan tempat aplikasi dan cadangan data berjalan, termasuk jaringan pengiriman konten dan perlindungan keamanan website.
• Google bila Anda memilih Masuk dengan Google, untuk memverifikasi identitas Anda saat masuk.
• WhatsApp (Meta) untuk mengirim kode verifikasi bila Anda masuk dengan nomor WhatsApp, setelah cara masuk ini tersedia.
• WhatsApp (Meta) bila Anda memakai add-on WA Otomatis atau Broadcast, untuk mengirim dan menerima pesan dari nomor toko Anda, baik lewat WhatsApp Business Platform maupun nomor WhatsApp yang Anda hubungkan dengan scan QR.
• Xendit, penyedia layanan pembayaran, untuk memproses isi Saldo KasirXpert, pembayaran QRIS dinamis dari pelanggan toko Anda, dan penarikan Saldo Toko ke rekening Anda.
• Pihak berwenang bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah pengadilan.

Nota online hanya bisa dibuka oleh orang yang memegang tautannya dan berlaku 90 hari. Bagikan tautan nota hanya kepada pelanggan yang bersangkutan. Daftar penyedia layanan yang kami gunakan dapat Anda minta melalui tim pelindungan data.

Transfer data ke luar Indonesia

Sebagian penyedia layanan kami, misalnya penyedia infrastruktur, Google, atau WhatsApp (Meta), dapat memproses atau menyimpan data di luar wilayah Indonesia. Bila hal ini terjadi, kami memastikan transfer dilakukan sesuai Pasal 56 UU PDP, yaitu ke negara atau penyedia dengan tingkat pelindungan data yang setara atau lebih tinggi, atau dengan perlindungan yang memadai dan mengikat, atau berdasarkan persetujuan Anda.

Jangka waktu penyimpanan

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuannya:

• Data akun, usaha, transaksi, dan pelanggan toko: selama akun Anda aktif. Bila Anda meminta penghapusan akun, data pribadi dihapus atau dianonimkan 14 hari setelah permintaan, seperti dijelaskan di bagian Menghapus akun. Ekspor data yang masih Anda perlukan sebelum mengajukan permintaan.
• Riwayat di paket Gratis: daftar transaksi, laporan, dan ekspor hanya menampilkan 60 hari terakhir, tetapi data yang lebih lama tetap disimpan, tidak dihapus, dan terbuka kembali saat bisnis naik ke Pro. Data juga tidak dihapus saat uji coba berakhir atau saat bisnis beralih ke paket Gratis.
• Selfie absen: paling lama 90 hari. Catatan persetujuan karyawan dan absen yang ditolak: paling lama 24 bulan.
• Data pribadi di pesanan: nama, catatan, dan alasan pada pesanan yang sudah ditutup dikosongkan setelah 120 hari. Tautan nota online berlaku 90 hari.
• Cadangan (backup): data yang sudah dihapus dapat tetap ada di cadangan sampai cadangan tersebut tertimpa secara berkala, paling lama 90 hari.
• Catatan tagihan, mutasi Saldo KasirXpert, dan mutasi Saldo Toko: disimpan selama yang diwajibkan peraturan perpajakan dan dokumen perusahaan, umumnya 10 tahun.
• Log keamanan: paling lama 12 bulan, kecuali diperlukan lebih lama untuk menangani insiden atau sengketa.
• Data yang diproses atas dasar persetujuan, seperti kabar produk: sampai persetujuan ditarik.

Data pelanggan toko juga dapat Anda hapus sendiri kapan saja dari aplikasi.

Selama uji coba dan di paket Gratis, pemilik bisnis dapat menghapus sendiri data percobaan melalui menu Reset data: data transaksi saja, atau semua data usaha agar mulai dari nol. Penghapusan baru dijalankan setelah pemilik mengonfirmasinya dan bersifat permanen: data tidak dapat dikembalikan dari aplikasi, dan salinannya di cadangan ikut hilang sesuai jangka waktu cadangan di atas.

Menghapus akun

Anda dapat meminta akun KasirXpert beserta data pribadinya dihapus kapan saja, tanpa perlu menghubungi kami:

• Dari aplikasi (Android atau web): masuk, lalu buka Pengaturan → Akun saya → Hapus akun. Demi keamanan, Anda diminta masuk ulang bila sesi sudah lebih dari 10 menit, lalu mengetik HAPUS AKUN.
• Dari browser: buka dashboard.kasirxpert.com/hapus-akun, masuk dengan akun Anda, lalu ikuti langkahnya.

Akun dihapus 14 hari setelah permintaan. Selama masa tunggu itu, semua perangkat dikeluarkan, dan Anda dapat membatalkan permintaan dengan masuk kembali. Setelah 14 hari:

• dihapus: identitas masuk (akun Google dan email, nomor WhatsApp bila ada, nama), profil usaha dan outlet, nama dan nomor staf, PIN staf, data pelanggan toko yang Anda catat, berkas unggahan, catatan bebas, selfie absen dan titik lokasi outlet, serta data WhatsApp toko. Akses staf dan semua perangkat kasir dicabut;
• disimpan tanpa identitas: angka transaksi dan catatan keuangan (nota, pembayaran, retur, faktur, stok, riwayat saldo) yang wajib disimpan untuk pembukuan dan perpajakan, umumnya 10 tahun. Nama, nomor, alamat, dan email di dalamnya sudah dihapus sehingga tidak lagi menunjuk ke Anda atau pelanggan Anda.

Permintaan ditolak selama Saldo Toko (dana QRIS) masih berisi, akun terdaftar di Program Mitra, atau bisnis Anda masih memiliki pemilik bersama. Sisa Saldo KasirXpert, termasuk saldo bonus, hangus dan Anda diminta mencentang persetujuannya. Akun yang pernah memakai uji coba tidak mendapat uji coba lagi bila mendaftar ulang. Penjelasan lengkap ada di halaman Cara menghapus akun. Bila mengalami kendala, hubungi tim pelindungan data.

Keamanan data

• Data dikirim melalui koneksi terenkripsi (HTTPS).
• Akses dibatasi: di dalam usaha Anda melalui peran, izin, dan PIN setiap staf, dan di pihak kami hanya untuk petugas yang memerlukannya serta terikat kewajiban kerahasiaan.
• Staf yang Anda nonaktifkan tidak dapat masuk lagi karena PIN-nya ditolak.
• Data dicadangkan secara berkala untuk mencegah kehilangan.
• Transaksi yang dibuat saat offline disimpan sementara di perangkat sampai berhasil disinkronkan.
• Di aplikasi Android, sesi masuk disimpan terenkripsi dengan kunci Android Keystore, dan pencadangan otomatis Android dimatikan sehingga data aplikasi tidak ikut tersalin ke cadangan cloud perangkat.

Anda juga berperan menjaga keamanan: rahasiakan PIN, jaga akses ke akun Google Anda, keluarkan sesi di perangkat yang tidak dikenal dari Keamanan akun, nonaktifkan staf yang sudah tidak bekerja, dan kunci perangkat kasir.

Kegagalan pelindungan data

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi (misalnya kebocoran atau akses tanpa izin), kami akan:

• untuk data yang kami kendalikan: memberi tahu Anda secara tertulis dan memberi tahu lembaga pelindungan data pribadi paling lambat 3 × 24 jam sejak kegagalan diketahui, sesuai Pasal 46 UU PDP. Pemberitahuan memuat data yang terungkap, kapan dan bagaimana terjadinya, serta upaya penanganan dan pemulihan;
• untuk data pelanggan toko yang kami proses atas nama Anda: memberi tahu Anda sebagai pengendali data tanpa penundaan, beserta informasi yang Anda perlukan untuk memenuhi kewajiban pemberitahuan Anda;
• segera mengambil langkah untuk menghentikan, menangani, dan mencegah kejadian serupa.

Cookie & analitik

Kami memakai cookie dan penyimpanan di browser yang diperlukan agar Anda tetap masuk, pengaturan tersimpan, dan aplikasi bisa bekerja offline. Website kami juga dapat memakai analitik kunjungan untuk memahami halaman yang paling berguna, dalam bentuk data gabungan. Anda bisa menghapus atau memblokir cookie melalui pengaturan browser, tetapi sebagian fitur mungkin tidak berjalan.

Pesan promosi

Pemilik usaha dapat mengirim promo kepada pelanggannya melalui fitur Broadcast WhatsApp, hanya kepada pelanggan yang sudah memberi izin promo. Setiap pesan promosi memuat ajakan membalas STOP untuk berhenti. Setelah pelanggan membalas STOP, izin promonya dicabut dan nomornya tidak lagi menerima broadcast dari toko tersebut.

Kami juga dapat mengirimi pemilik akun kabar produk atau penawaran dari KasirXpert bila Anda menyetujuinya. Anda bisa berhenti menerimanya kapan saja melalui tautan di pesan tersebut atau melalui WhatsApp. Pemberitahuan penting tentang akun, keamanan, dan tagihan tetap kami kirim.

Anak di bawah umur

Akun KasirXpert ditujukan untuk pemilik usaha dan staf yang sudah dewasa atau cakap hukum. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak sebagai pemilik akun.

Jika Anda sebagai pemilik usaha mencatat data pelanggan yang masih anak-anak, pemrosesan tersebut memerlukan persetujuan orang tua atau wali anak, sesuai Pasal 25 UU PDP. Jika Anda mengetahui ada data anak yang tersimpan tanpa persetujuan tersebut, hubungi kami agar dapat ditindaklanjuti.

Hak Anda

Sesuai UU PDP, sebagai subjek data pribadi Anda berhak untuk:

• mendapat informasi tentang identitas kami, tujuan, dan dasar pemrosesan data Anda;
• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• melengkapi, memperbarui, atau memperbaiki data yang keliru atau tidak akurat;
• mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi Anda, termasuk menghapus akun sendiri (lihat Menghapus akun);
• menarik kembali persetujuan yang pernah Anda berikan, tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelumnya;
• mengajukan keberatan atas keputusan yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan otomatis, termasuk pemrofilan;
• menunda atau membatasi pemrosesan secara proporsional dengan tujuannya;
• memperoleh dan memindahkan data (portabilitas) dalam format yang umum dipakai dan dapat dibaca sistem, termasuk untuk dipakai di layanan lain;
• menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda sesuai peraturan perundang-undangan.

Sebagian data bisa Anda ubah atau ekspor langsung dari aplikasi. Untuk permintaan lain, hubungi tim pelindungan data. Kami akan memverifikasi identitas Anda terlebih dahulu, lalu menanggapi dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP (untuk permintaan akses dan perbaikan, paling lambat 3 × 24 jam setelah identitas terverifikasi). Bila permintaan tidak dapat kami penuhi, misalnya karena kami wajib menyimpan data menurut hukum, kami akan menjelaskan alasannya.

Jika Anda adalah pelanggan sebuah toko yang memakai KasirXpert, sampaikan permintaan Anda kepada toko tersebut sebagai pengendali data. Kami akan membantu toko memenuhi permintaan Anda.

Jika Anda merasa keberatan dengan cara kami memproses data, Anda juga dapat mengadukannya kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi.

Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat kami perbarui dari waktu ke waktu. Bila ada perubahan penting, kami akan memberi tahu melalui aplikasi atau WhatsApp sebelum perubahan berlaku. Bila perubahan menyangkut pemrosesan atas dasar persetujuan, kami akan meminta persetujuan Anda kembali. Tanggal pembaruan terakhir tertera di bagian atas halaman ini.

Tim pelindungan data

Pertanyaan, permintaan atas hak Anda, atau laporan dugaan kebocoran data dapat disampaikan kepada tim pelindungan data pribadi KasirXpert, yang menjalankan fungsi pejabat pelindungan data pribadi:

• WhatsApp: +62 823-1016-7981 (tulis “Pelindungan data” di awal pesan)
• Pengelola: PT. Gevadeo Investama Utama
• Alamat: Jl. Pahlawan Revolusi, Pd. Bambu, Kec. Duren Sawit, Kota Jakarta Timur, DKI Jakarta 13430
• Hapus akun: kasirxpert.com/hapus-akun