Bahan Terbuang: Cara Mencatatnya agar Stok dan HPP Tidak Bocor

Seorang pelanggan memesan es kopi susu, lalu membatalkannya setelah minuman selesai dibuat. Minuman itu akhirnya dibuang. Di catatan stok, kopi dan susunya masih dianggap ada. Kejadian kecil seperti ini, kalau tidak dicatat, membuat stok di sistem selalu lebih banyak dari isi kulkas.

Akibatnya terasa di akhir bulan. Belanja bahan lebih besar dari perkiraan, padahal penjualan normal. HPP di atas kertas terlihat sehat, tetapi uangnya bocor. Kuncinya ada di satu kebiasaan: mencatat bahan terbuang dengan benar.

Dari mana saja bahan terbuang muncul

Bahan terbuang di kafe dan resto biasanya datang dari lima sumber:

• Pesanan batal setelah dibuat. Pelanggan pergi atau berubah pikiran.
• Refund. Minuman tumpah, salah rasa, atau pelanggan komplain.
• Salah buat. Pesanan tertukar atau pilihan pelanggan terlewat.
• Rusak di penyimpanan. Susu basi, sayur layu, atau bahan lewat tanggal.
• Susut saat diolah. Bagian ayam yang dibuang saat dibersihkan atau kulit kentang.

Tiga sumber pertama terjadi di kasir. Dua terakhir terjadi di dapur dan gudang. Cara mencatatnya berbeda.

Batal sebelum dibuat atau sesudah dibuat

Pertanyaan terpenting saat pesanan dibatalkan adalah: apakah dapur sudah membuatnya? Jawabannya menentukan nasib stok.

Di KasirXpert, stok bahan dipotong saat pesanan masuk dapur, bukan saat pelanggan membayar. Karena itu, setiap kali kasir membatalkan pesanan atau memproses refund, aplikasi menanyakan pilihan ini. Pembatalan pesanan bawaannya "belum dibuat", sedangkan refund bawaannya "sudah dibuat". Kasir tinggal mengubahnya kalau keadaannya berbeda.

Contoh: pelanggan membatalkan es kopi susu aren dua menit setelah memesan, dan barista belum mulai. Kasir memilih Belum dibuat dapur. Kopi 18 gr, susu 140 ml, dan gula aren 20 ml kembali ke stok.

Kenapa wajib PIN supervisor

Pilihan "sudah dibuat" artinya ada modal yang hilang. Karena itu KasirXpert meminta PIN supervisor sebelum bahan terbuang dicatat. PIN yang salah ditolak, dan pembatalan tidak diproses.

Aturan ini punya dua manfaat:

• Ada orang yang bertanggung jawab. Setiap catatan bahan terbuang menyimpan nama supervisor yang menyetujuinya.
• Kasir tidak asal memilih. Pembatalan yang tidak wajar akan terlihat dari pola persetujuannya.

Tips: berikan peran supervisor hanya kepada kepala shift atau orang yang Anda percaya. Jangan membagikan PIN ke semua kasir, karena jejaknya jadi tidak berarti.

Membaca daftar bahan terbuang

Semua yang tercatat terbuang masuk ke daftar Bahan terbuang di halaman Stok & bahan. Nilainya dihitung dalam rupiah: takaran bahan dikalikan harga beli bahan.

Misalnya dalam seminggu di Kopi Senja tercatat:

• 3 es kopi susu aren batal setelah dibuat. HPP per gelas Rp8.520, jadi Rp25.560.
• 2 refund nasi goreng karena salah pesanan. HPP per porsi Rp9.800, jadi Rp19.600.

Totalnya Rp45.160 seminggu, atau sekitar Rp180.000 sebulan. Angka ini bukan untuk mencari siapa yang salah. Angka ini membantu Anda melihat pola. Kalau sebagian besar terjadi di shift malam, mungkin alur pesanannya perlu diperbaiki.

Pemakaian bahan untuk penjualan bisa dilihat di laporan Pemakaian Bahan & HPP Menu di Pusat Laporan. Dari sana Anda bisa membandingkan bahan yang terjual dengan yang terbuang.

Di luar kasir: susut dan bahan rusak

Tidak semua kerugian bahan berawal dari pesanan. Dua sumber berikut terjadi di dapur dan gudang, dan cara mencatatnya berbeda.

Susut: bahan yang memang hilang saat diolah

Susut berbeda dengan bahan terbuang. Susut terjadi setiap hari dan bisa diperkirakan. Ayam utuh tidak terpakai semuanya. Kentang yang dikupas kehilangan kulitnya.

Kalau outlet memakai cara hitung stok Lengkap, Anda bisa mengisi bagian terpakai untuk setiap bahan, misalnya ayam 85% dan kentang 80%. Pemakaian bahan dan HPP lalu dihitung dari berat kotor. Jadi stok berkurang sesuai berat yang benar-benar dibeli dan diolah. Penjelasan cara hitung stok ada di panduan memilih cara hitung stok.

Bahan rusak di penyimpanan: cocokkan lewat stock opname

Susu basi atau sayur layu tidak terkait pesanan mana pun. Kerugian seperti ini muncul sebagai selisih saat Anda menghitung stok fisik.

Lakukan stock opname rutin, terutama untuk bahan yang mahal atau cepat rusak. Stock opname di KasirXpert bisa dilakukan dari HP. Hasilnya, termasuk selisih antara stok sistem dan stok nyata, tersimpan di laporan Hasil Stock Opname. Selisih yang terus muncul di bahan yang sama adalah tanda ada masalah penyimpanan atau pencatatan.

Kebiasaan sederhana untuk mengurangi bahan terbuang

1. Ulangi pesanan sebelum dibuat. "Es kopi susu, kurang manis, tambah boba, ya?" Kalimat ini mencegah banyak salah buat.
2. Pakai opsi menu di kasir. Pilihan pelanggan tercetak jelas di tiket dapur. Caranya ada di panduan opsi & topping.
3. Pakai bahan lama lebih dulu. Letakkan stok baru di belakang stok lama.
4. Atur batas minimum stok. Belanja secukupnya, jangan menimbun bahan cepat rusak.
5. Cek daftar bahan terbuang tiap minggu. Bahas polanya bersama tim, bukan untuk menyalahkan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana kalau tidak ada supervisor di shift itu?

Pembatalan "sudah dibuat" membutuhkan PIN supervisor. Pastikan setiap shift punya minimal satu orang yang memegang PIN supervisor.

Fitur ini ada di paket apa?

Stok bahan, resep, dan catatan bahan terbuang ada di paket Pro. Selama uji coba 14 hari, Anda bisa mencobanya penuh. Detailnya ada di halaman fitur stok & bahan.