Alur Kafe & Resto di KasirXpert: dari Meja sampai Dapur

Jam makan siang di kafe kecil sering terasa seperti estafet yang tongkatnya mudah jatuh. Pelayan mencatat pesanan di kertas, kasir mengetik ulang, dapur membaca tulisan yang terburu-buru, lalu ada tamu yang bertanya kenapa es kopinya tanpa gula padahal ia minta gula sedikit.

Masalahnya jarang ada di satu orang. Biasanya informasi pesanan pindah tangan terlalu banyak kali. Setiap pindah tangan membuka peluang salah dengar, salah tulis, atau pesanan terlewat.

Artikel ini mengikuti satu pesanan dari meja tamu sampai tutup shift di aplikasi KasirXpert. Contohnya memakai Kopi Senja, kafe fiktif dengan 10 meja, satu bar kopi, dan satu dapur kecil. Anda bisa mencocokkan setiap langkah dengan cara kerja tempat Anda sendiri.

Sebelum buka: siapkan menu, meja, dan printer

Langkah pertama dikerjakan sekali saja. Pemilik Kopi Senja memasukkan produk dan kategori menu, misalnya "Kopi", "Non-kopi", "Makanan berat", dan "Camilan", lengkap dengan foto dan harga.

Opsi dan topping

Mulai paket Basic, setiap menu bisa diberi opsi dan topping. Contohnya es kopi susu Rp22.000 dengan pilihan gula (normal, sedikit, tanpa gula) sebagai opsi wajib, dan extra shot Rp6.000 sebagai topping opsional. Bila stok topping habis, Anda cukup menandainya habis agar kasir tidak menjualnya.

Baca juga: Cara Mengatur Opsi & Topping Menu agar Pesanan Tidak Salah

Denah meja dan perangkat

Dengan add-on Kafe & Restoran, Anda menggambar denah meja per area, misalnya "Dalam" dan "Teras". Tablet kasir dipasang dengan kode atau QR dari dashboard, lalu setiap staf masuk dengan PIN 4–6 angka masing-masing. Printer struk 58 atau 80 mm bisa tersambung lewat Bluetooth, USB, atau LAN.

Tamu datang: dari meja ke pesanan

Pukul 12.10, dua tamu duduk di Meja 3. Pelayan membuka denah meja di tablet dan melihat meja mana yang kosong dan mana yang sedang terisi. Pesanan langsung dicatat di Meja 3, bukan di kertas.

Kasir bisa memilih jenis pesanan: Makan di Tempat, Bungkus, atau Delivery. Catatan khusus seperti "tanpa bawang" ditulis langsung di pesanan, jadi ikut sampai ke dapur.

Reservasi dan pindah meja

Kalau ada tamu yang sudah memesan tempat untuk pukul 19.00, reservasi dicatat lewat add-on yang sama, dan sistem mencegah dua reservasi bentrok di meja yang sama. Bila tamu Meja 3 ingin pindah ke teras, pesanan ikut dipindahkan ke meja baru tanpa diketik ulang.

Pesanan dari Menu QR

Pilihan lain, tamu memindai Menu QR yang ditempel di meja lalu memesan dari HP-nya sendiri. Cara ini membantu saat pelayan sedang sibuk melayani meja lain. Menu QR juga bagian dari add-on Kafe & Restoran.

Pesanan sampai ke dapur

Di sinilah biasanya pesanan paling sering tercecer. Di KasirXpert, tiket dapur dicetak per kategori. Es kopi susu tercetak di printer bar, nasi goreng tercetak di printer dapur. Barista dan juru masak hanya melihat pesanan yang menjadi tugasnya.

Tiket dapur per kategori ini tersedia di semua paket dan tetap jalan tanpa internet. Kasir juga tetap bisa mencatat transaksi saat koneksi putus, lalu data terkirim otomatis saat online kembali.

Layar dapur di tablet

Bila Anda ingin mengurangi kertas, add-on Kafe & Restoran menyediakan layar dapur di tablet. Juru masak melihat antrean pesanan langsung di layar, sementara tiket cetak tetap bisa dipakai sebagai cadangan. Untuk melihat cara kerja meja dan dapur lebih lengkap, buka halaman fitur dapur & meja.

Satu meja, beberapa tablet

Saat ramai, Meja 3 bisa menambah pesanan dari tablet pelayan lain. Mulai paket Basic, pesanan yang disimpan (open bill) bisa dibuka dari tablet lain. Dengan add-on Kafe & Restoran, pesanan meja dibagi antar tablet sehingga semua pelayan melihat isi meja yang sama.

Stok bahan ikut terpotong

Setiap penjualan memotong stok produk per outlet secara otomatis. Untuk kafe yang ingin lebih teliti, mulai paket Pro tersedia bahan baku dan resep per gram, ml, atau pcs.

Contohnya, satu gelas es kopi susu di Kopi Senja diatur memakai 18 gram kopi, 150 ml susu, dan 20 ml gula aren. Setiap gelas terjual, ketiga bahan itu berkurang. Aplikasi juga menghitung HPP (harga pokok penjualan, yaitu modal bahan per porsi) dan laba kotor per menu.

Secara bawaan, bahan dipotong saat nota diterima. Bila Anda ingin bahan dipotong saat pesanan masuk dapur, ada sakelar "Potong saat masuk dapur" per bisnis yang bawaannya mati. Bahan yang tumpah atau rusak dicatat sebagai bahan terbuang dengan PIN atasan, juga mulai paket Pro.

Baca juga: Cara Menghitung HPP Menu dengan Resep per Gram

Pembayaran dan nota

Tamu Meja 3 selesai makan dan meminta tagihan. Pajak dan service charge bisa diatur agar terhitung otomatis di nota. Tamu bisa membayar tunai, QRIS statis, debit atau kartu, transfer, atau gabungan beberapa cara (split).

QRIS dinamis juga tersedia. Pembayarannya lunas otomatis dan masuk ke Saldo Toko yang bisa ditarik ke rekening, tetapi perlu aktivasi per toko lebih dulu.

Nota bisa dicetak di printer thermal. Mulai paket Basic, nota juga bisa dikirim ke WhatsApp tamu dan tersedia sebagai nota online selama 90 hari.

Pesanan ojol

Banyak kafe juga menerima pesanan dari aplikasi ojol. Dengan add-on Kafe & Restoran, Anda bisa mengatur harga dan komisi per kanal ojol. Pesanannya dicatat manual di kasir, karena KasirXpert tidak terhubung otomatis dengan aplikasi ojol. Hasilnya, omzet dan potongan komisi per kanal tetap terpisah di catatan Anda.

Tutup shift dan baca laporan

Pukul 22.00, kasir menutup shift. Ia menghitung pecahan uang di laci, lalu aplikasi menampilkan kas seharusnya dan kas yang dihitung. Selisih, kalau ada, langsung terlihat.

Di Beranda, pemilik melihat penjualan hari ini dibanding kemarin, grafik 7 hari, dan produk terlaris. Mulai paket Basic, Pusat Laporan memungkinkan Anda membandingkan periode, mengekspor ke CSV atau XLSX, dan melihat laba rugi sederhana.

Paket mana yang cocok

Ringkasnya, pembagian fitur kafe dan resto di KasirXpert seperti ini:

Add-on Kafe & Restoran seharga Rp49.000 per bulan bisa dipasang di paket berbayar dan sudah termasuk di paket Business. Detail add-on ada di halaman add-on, dan rincian setiap paket ada di halaman harga.

Pendaftar baru otomatis mendapat uji coba 14 hari yang membuka semua fitur Business dan semua add-on, tanpa kartu kredit. Masa ini cukup untuk mencoba alur meja sampai dapur dengan menu Anda sendiri.

Kesimpulan

Kafe dan resto kecil berjalan lebih tenang bila pesanan dicatat sekali lalu mengalir sendiri: dari meja, ke bar dan dapur, ke stok bahan, sampai pembayaran dan laporan. Mulailah dari yang paling sering membuat repot di tempat Anda.

Bila masalah utama Anda pesanan yang salah, rapikan dulu opsi dan topping serta tiket dapur per kategori. Bila meja dan jam ramai yang membuat kewalahan, coba denah meja dan layar dapur. Bila Anda belum tahu untung per menu, mulailah dengan resep dan HPP. Gambaran lengkapnya ada di halaman solusi kafe & resto.

Pertanyaan umum

Apakah tiket dapur tetap tercetak saat internet mati?

Ya. Tiket dapur cetak per kategori, misalnya bar dan dapur, tetap jalan tanpa internet dan tersedia di semua paket. Transaksi terkirim otomatis begitu perangkat online lagi.

Fitur apa saja yang butuh add-on Kafe & Restoran?

Denah meja dan area, pindah meja, pesanan meja yang dibagi antar tablet, reservasi, layar dapur di tablet, Menu QR, serta harga dan komisi per kanal ojol. Add-on ini bisa ditambahkan di paket berbayar dan sudah termasuk di paket Business.

Apakah pesanan dari aplikasi ojol masuk otomatis ke kasir?

Tidak. KasirXpert belum terhubung otomatis dengan aplikasi ojol. Dengan add-on Kafe & Restoran, Anda mencatat pesanan ojol secara manual dengan harga dan komisi per kanal, sehingga laporannya tetap rapi.

Kapan saya butuh paket Pro?

Saat Anda ingin stok bahan baku terpotong lewat resep per gram, ml, atau pcs dan melihat HPP serta laba kotor per menu. Fitur resep dan HPP tersedia mulai paket Pro.