Kelola Banyak Outlet dari Satu Aplikasi Kasir

Membuka cabang kedua adalah kabar baik. Tetapi pekerjaan ikut berlipat. Stok harus dicek di dua tempat, laporan datang dari dua kasir, dan Anda tidak bisa berada di dua outlet sekaligus.

Dengan aplikasi kasir yang tepat, semua outlet bisa dipantau dari satu layar. Panduan ini membahas cara mengelola banyak outlet di KasirXpert, dari menu dan stok sampai laporan dan tim.

Akun, bisnis, dan outlet: tiga lapis yang perlu dipahami

Sebelum mulai, kenali dulu tiga lapis di KasirXpert:

• Akun adalah milik Anda sebagai pemilik. Anda masuk dengan nomor WhatsApp atau Google, tanpa kata sandi.
• Bisnis adalah satu usaha dengan jenis usahanya sendiri. Misalnya Kopi Senja (kafe) dan Laundry Bersih Kilat (laundry). Data setiap bisnis terpisah total.
• Outlet adalah cabang di dalam satu bisnis. Misalnya Kopi Senja Outlet Haryono dan Outlet Klandasan. Produk, pelanggan, dan laporan dipakai bersama. Stok dan kasir diatur per outlet.

Jadi kalau Anda punya tiga cabang kafe dengan menu yang sama, buatlah satu bisnis dengan tiga outlet. Kalau Anda punya kafe dan laundry, buatlah dua bisnis.

Pindah bisnis dan outlet dalam satu ketukan

Di pojok layar ada pengalih bisnis. Begitu satu bisnis dipilih, menu, kasir, nota, dan laporan langsung menyesuaikan jenis usahanya. Di dalam bisnis, tombol outlet memindahkan tampilan ke cabang yang ingin Anda lihat.

Ada juga halaman Semua bisnis yang merangkum omzet seluruh usaha Anda. Contohnya hari ini Kopi Senja Rp4.595.000, Toko Berkah Jaya Rp3.120.000, dan Laundry Bersih Kilat Rp865.000. Total Rp8.580.000 terlihat tanpa membuka satu per satu.

Menu dan harga per outlet

Satu daftar menu dipakai bersama, tetapi setiap outlet tetap bisa berbeda:

• Harga berbeda per outlet. Outlet di pusat belanja boleh menjual sedikit lebih mahal.
• Produk tertentu tidak dijual di outlet tertentu. Misalnya menu makan berat hanya di outlet yang punya dapur.
• Harga topping dan tanda habis per outlet. Boba habis di satu cabang tidak memengaruhi cabang lain. Caranya ada di panduan opsi & topping.

Saat menambah outlet baru, Anda bisa menyalin menu dari outlet yang sudah ada. Setelah itu tinggal mengatur alamat, jam buka, dan cara hitung stoknya.

Stok terpisah per outlet

Setiap outlet punya stoknya sendiri. Penjualan di Outlet Haryono hanya memotong stok Outlet Haryono. Ini penting supaya Anda tahu cabang mana yang perlu dikirimi barang.

Untuk kafe dan resto, cara hitung stok juga dipilih per outlet. Outlet pusat bisa menghitung bahan per gram, sementara kios kecil cukup per porsi. Harga beli bahan dan batas minimum stok bisa disamakan untuk semua outlet atau dibedakan per outlet. Penjelasan lengkapnya ada di panduan memilih cara hitung stok.

Saat membuka detail bahan, Anda juga bisa melihat stok bahan yang sama di outlet lain. Misalnya "Stok di outlet lain: Klandasan 740 gr". Jadi Anda tahu ke mana harus meminta bantuan saat stok menipis.

Kirim dan terima stok antar outlet

Outlet Klandasan kehabisan biji kopi, sementara Outlet Haryono masih punya banyak. Daripada belanja mendadak, kirim saja dari outlet yang berlebih.

1. Buka menu Outlet lalu pilih Kirim stok.
2. Pilih outlet tujuan, misalnya Outlet Klandasan.
3. Pilih barang atau bahan beserta jumlahnya, misalnya biji kopi arabika 2 kg.
4. Kirim. Stok Outlet Haryono langsung berkurang 2 kg.
5. Saat barang tiba, petugas di Outlet Klandasan menandainya diterima. Barulah stok Klandasan bertambah 2 kg.

Kedua langkah tercatat di riwayat stok sebagai "Kirim ke outlet lain" dan "Terima dari outlet lain". Kalau barang belum ditandai diterima, Anda tahu kiriman itu masih di jalan atau belum dicek.

Laporan per outlet dan gabungan

Pusat Laporan bisa disaring per outlet, atau dilihat untuk semua outlet sekaligus. Beberapa yang paling berguna untuk pemilik cabang:

• Perbandingan Outlet: omzet, transaksi, laba, dan selisih kas setiap outlet dalam satu tabel.
• Rekap Shift & Selisih Kas: siapa yang bertugas dan apakah kas cocok di setiap cabang.
• Stok Menipis & Habis: barang yang perlu dikirim atau dibeli, per outlet.

Anda juga bisa memasang target omzet harian per outlet dan memantau persentasenya sepanjang hari. Ringkasan harian bisa dikirim ke WhatsApp pemilik, jadi Anda tetap tahu kabar setiap cabang tanpa datang ke sana. Lihat daftar laporan lengkap di halaman fitur laporan.

Tim per outlet dan kuota akun

Kasir dan pengelola hanya bisa masuk ke bisnis dan outlet yang ditugaskan kepada mereka. Pemilik bisa masuk ke semuanya. Di perangkat toko, kasir masuk dengan PIN 4 digit, bukan dengan akun pemilik.

Kuota akun dihitung per bisnis dan dipakai bersama semua outletnya:

• Paket Pro berisi 5 akun termasuk pemilik.
• Setiap outlet tambahan menambah 3 akun.
• Masih kurang? Anda bisa menambah staf ekstra dari menu Paket.

Contohnya, Kopi Senja dengan tiga outlet punya kuota 5 + 3 + 3 = 11 akun. Staf yang dinonaktifkan tidak dihitung. Rincian biaya outlet tambahan dan staf ekstra ada di halaman harga.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah paket Gratis bisa memakai banyak outlet?

Paket Gratis berisi 1 outlet. Outlet tambahan ada di paket Pro, dan semuanya bisa dicoba selama uji coba 14 hari.

Bagaimana tagihannya kalau saya punya beberapa bisnis?

Tagihan dihitung per bisnis, lalu semua tagihan bisnis di akun Anda digabung dalam satu invoice yang dibayar dari menu Paket.

Bisakah saya memantau semua outlet dari HP?

Bisa. Aplikasi pemilik di HP menampilkan omzet semua outlet dan notifikasi penting. Lihat penjelasan lengkap di halaman fitur multi-bisnis & outlet, atau coba demo kasir.