FIFO dan FEFO: Arti, Perbedaan, dan Cara Menerapkannya di Toko

Hampir setiap toko yang menjual makanan atau minuman pernah menemukan barang kedaluwarsa di rak belakang, padahal barang yang sama di rak depan masih baru. Penyebabnya hampir selalu sama: saat rak diisi ulang, barang baru diletakkan di depan, dan barang lama terdorong ke belakang sampai terlupakan.

Kerugiannya terasa langsung. Barang kedaluwarsa tidak bisa dijual, modal yang tertanam ikut hilang, dan jika sampai terjual, kepercayaan pembeli bisa rusak. Masalah ini sebenarnya bisa dicegah dengan dua prinsip sederhana yang sudah lama dipakai di gudang dan toko: FIFO dan FEFO.

Artikel ini menjelaskan arti FIFO dan FEFO, perbedaannya, kapan memakai masing-masing, langkah menerapkannya di rak dan gudang, serta kesalahan yang sering terjadi. Contoh di artikel ini fiktif.

Jawaban singkat: FIFO (first in, first out) berarti barang yang paling dulu masuk dikeluarkan lebih dulu, sedangkan FEFO (first expired, first out) berarti barang yang paling cepat kedaluwarsa dikeluarkan lebih dulu. Gunakan FEFO untuk barang bertanggal kedaluwarsa seperti makanan, minuman, kosmetik, dan obat, dan gunakan FIFO untuk barang lain agar stok lama tidak menumpuk.

Apa itu FIFO?

FIFO adalah singkatan dari first in, first out, artinya yang pertama masuk, pertama keluar. Dalam pengelolaan stok fisik, FIFO berarti barang yang paling dulu diterima toko harus dijual atau dipakai lebih dulu sebelum barang yang datang belakangan.

Contoh sederhana: toko menerima 20 botol sabun cair pada awal bulan, lalu 20 botol lagi di pertengahan bulan. Dengan FIFO, 20 botol dari kiriman awal bulan dijual lebih dulu. Botol dari kiriman kedua baru dijual setelah kiriman pertama habis.

Manfaat FIFO untuk toko:

• Stok lama tidak menumpuk. Barang tidak terlalu lama diam di rak atau gudang.
• Kemasan tetap baik. Barang yang terlalu lama disimpan bisa berdebu, pudar, atau rusak kemasannya.
• Perputaran barang lebih sehat. Anda lebih mudah melihat barang mana yang laku dan mana yang lambat.

Istilah FIFO juga dipakai dalam akuntansi sebagai salah satu metode menghitung nilai persediaan. Artikel ini membahas FIFO sebagai cara menata dan mengeluarkan barang secara fisik di toko dan gudang, bukan sebagai metode akuntansi.

Apa itu FEFO?

FEFO adalah singkatan dari first expired, first out, artinya yang pertama kedaluwarsa, pertama keluar. Dengan FEFO, urutan pengeluaran barang ditentukan oleh tanggal kedaluwarsa, bukan tanggal barang diterima.

Mengapa ini penting? Karena barang yang datang belakangan tidak selalu punya tanggal kedaluwarsa lebih lama. Misalnya, toko menerima susu kemasan dari supplier A dengan tanggal kedaluwarsa enam bulan lagi. Seminggu kemudian, toko membeli susu yang sama dari supplier B, tetapi tanggal kedaluwarsanya tinggal tiga bulan. Jika toko memakai FIFO, susu dari supplier A dijual lebih dulu, dan susu dari supplier B berisiko kedaluwarsa sebelum terjual. Dengan FEFO, susu dari supplier B yang dijual lebih dulu.

FEFO paling penting untuk:

• Makanan dan minuman kemasan. Roti, susu, minuman, makanan ringan, bumbu.
• Produk segar. Telur, sayur, buah, daging, yang umurnya pendek.
• Kosmetik dan perawatan diri. Banyak produk punya batas pakai.
• Obat. Di apotek, obat dikelola per bets, dan setiap bets bisa punya tanggal kedaluwarsa berbeda.

Bagaimana dengan produk segar yang tidak punya label tanggal, seperti sayur, buah, atau telur curah? Untuk barang seperti ini, tanggal kedatangan menjadi patokan terdekat, sehingga FIFO dan FEFO praktis sama. Yang penting, barang yang datang lebih dulu dijual lebih dulu, dan kondisinya diperiksa setiap hari karena kesegarannya bisa menurun lebih cepat dari perkiraan, terutama di cuaca panas.

Apa perbedaan FIFO dan FEFO?

Dalam banyak kasus, FIFO dan FEFO memberi hasil yang sama, karena barang yang datang lebih dulu biasanya juga kedaluwarsa lebih dulu. Perbedaannya baru terasa ketika urutan kedatangan dan urutan kedaluwarsa tidak sama.

Cara mudah mengingatnya: FIFO melihat kapan barang datang, FEFO melihat kapan barang habis masa pakainya. Untuk barang yang punya tanggal kedaluwarsa, FEFO selalu lebih aman.

Baca juga: Fast Moving dan Slow Moving Item: Arti dan 7 Perbedaannya

Apa bedanya FIFO dengan LIFO?

Selain FIFO dan FEFO, Anda mungkin pernah mendengar istilah LIFO, singkatan dari last in, first out, artinya yang terakhir masuk, pertama keluar. Dengan LIFO, barang yang paling baru datang justru dikeluarkan lebih dulu.

Untuk barang yang bisa kedaluwarsa atau rusak karena disimpan terlalu lama, LIFO berisiko karena barang lama terus tertinggal. Namun dalam praktik, ada barang yang secara fisik memang keluar dengan pola LIFO, misalnya material curah yang ditumpuk seperti pasir atau batu, di mana bagian paling atas yang terakhir datang akan diambil lebih dulu. Untuk barang seperti ini, tanggal kedaluwarsa biasanya tidak menjadi masalah.

Untuk toko ritel dan usaha makanan, FIFO dan FEFO hampir selalu menjadi pilihan yang lebih aman daripada LIFO.

Kapan toko sebaiknya memakai FIFO atau FEFO?

Sebagian besar toko tidak perlu memilih salah satu untuk semua barang. Pendekatan yang paling praktis adalah memakai FEFO untuk barang bertanggal kedaluwarsa dan FIFO untuk barang lainnya. Tabel berikut memberi gambaran per jenis usaha.

Jika Anda ragu, periksa kemasannya. Barang yang mencantumkan tanggal kedaluwarsa atau "baik digunakan sebelum" sebaiknya dikelola dengan FEFO.

Bagaimana cara menerapkan FIFO dan FEFO di rak dan gudang?

Prinsip FIFO dan FEFO mudah dipahami, tetapi sering gagal di praktik karena tidak dijadikan kebiasaan. Berikut langkah yang bisa Anda terapkan di toko.

1. Periksa tanggal saat barang diterima. Setiap kiriman diperiksa tanggal kedaluwarsanya sebelum disimpan. Barang dengan tanggal terlalu dekat bisa ditolak atau dibicarakan dengan supplier.
2. Tandai barang yang masuk. Untuk barang tanpa tanggal kedaluwarsa, tulis atau tempel tanggal penerimaan di kardus. Untuk barang bertanggal kedaluwarsa, pastikan tanggalnya mudah terlihat.
3. Susun dari belakang. Saat mengisi rak, keluarkan dulu barang lama, letakkan barang baru di belakang, lalu kembalikan barang lama di depan. Cara ini sering disebut rotasi stok.
4. Atur gudang dengan jalur yang jelas. Di gudang, simpan barang dengan cara yang memudahkan barang lama diambil lebih dulu, misalnya dengan menaruh kiriman baru di sisi yang berbeda.
5. Pisahkan barang yang hampir kedaluwarsa. Buat area atau keranjang khusus untuk barang yang mendekati tanggal, agar bisa diberi potongan atau dikembalikan ke supplier.
6. Periksa tanggal secara rutin. Jadwalkan pengecekan tanggal kedaluwarsa, misalnya setiap minggu untuk barang berumur pendek dan setiap bulan untuk barang lain.
7. Gabungkan dengan stock opname. Saat menghitung stok, periksa juga tanggal kedaluwarsa dan posisi barang di rak.
8. Latih semua staf. Aturan rotasi harus dipahami semua orang yang mengisi rak, termasuk staf baru dan staf paruh waktu.

Bagaimana menata gudang kecil agar FIFO dan FEFO berjalan?

Banyak toko kecil hanya punya satu ruang penyimpanan sempit di belakang. Rotasi stok tetap bisa dijalankan dengan beberapa trik penataan sederhana.

• Beri label warna per bulan. Tempel stiker warna berbeda untuk setiap bulan penerimaan, misalnya hijau untuk bulan ini dan kuning untuk bulan lalu. Staf langsung tahu kardus mana yang harus dibuka lebih dulu.
• Tulis tanggal kedaluwarsa besar-besar. Untuk kardus berisi barang bertanggal, tulis tanggal kedaluwarsa dengan spidol di sisi kardus yang menghadap ke depan.
• Jangan menumpuk kardus baru di atas kardus lama. Kardus lama yang tertimpa akan paling sulit diambil. Letakkan kiriman baru di samping atau di bawah, sehingga kardus lama tetap paling mudah dijangkau.
• Sediakan ruang kosong untuk rotasi. Rak yang terlalu penuh membuat staf malas memindahkan barang lama ke depan.
• Satu jenis barang di satu lokasi. Barang yang sama tersebar di beberapa tempat membuat rotasi sulit dilacak.

Bagaimana FEFO berkaitan dengan jumlah pembelian?

FEFO membantu menjual barang yang lebih cepat kedaluwarsa lebih dulu, tetapi tidak bisa menyelamatkan barang yang dibeli terlalu banyak. Jika sebuah toko menjual rata-rata 10 kotak susu per hari dan umur simpan susu yang diterima sekitar 30 hari, membeli 500 kotak sekaligus berarti sebagian besar susu hampir pasti kedaluwarsa sebelum terjual.

Aturan praktisnya: jumlah yang dibeli sebaiknya bisa terjual jauh sebelum tanggal kedaluwarsanya. Untuk contoh di atas, membeli sekitar 100 sampai 150 kotak per kiriman memberi waktu yang cukup untuk menjual semuanya, dengan sisa waktu sebagai cadangan. Angka ini hanya contoh fiktif; sesuaikan dengan kecepatan jual dan umur simpan barang di toko Anda.

Seperti apa contoh penerapan FEFO di toko kelontong?

Berikut contoh fiktif sebuah toko kelontong yang menerapkan FEFO untuk roti tawar dan susu kemasan.

Sebelum. Staf mengisi rak dengan meletakkan kiriman baru di depan karena lebih cepat. Setiap minggu, pemilik menemukan beberapa bungkus roti dan kotak susu yang sudah lewat tanggal di bagian belakang rak. Kerugiannya tidak besar per minggu, tetapi berulang terus.

Perubahan. Pemilik membuat tiga aturan sederhana. Pertama, setiap kiriman diperiksa tanggalnya saat diterima. Kedua, saat mengisi rak, barang lama dikeluarkan dulu, barang baru ditaruh di belakang, lalu barang lama dikembalikan di depan. Ketiga, setiap pagi staf memeriksa daftar barang yang mendekati kedaluwarsa dan memindahkannya ke keranjang potongan harga.

Hasil. Dalam beberapa minggu, barang yang ditemukan kedaluwarsa di rak berkurang jauh. Sisa barang yang mendekati tanggal dijual dengan potongan, sehingga modalnya masih kembali sebagian. Pemilik juga mulai mengurangi jumlah pesanan roti di hari yang biasanya sepi.

Contoh ini menunjukkan bahwa FEFO tidak memerlukan alat yang rumit. Yang dibutuhkan adalah aturan yang jelas dan dijalankan setiap hari.

Bagaimana aplikasi kasir membantu menerapkan FIFO dan FEFO?

Rotasi barang di rak tetap dilakukan secara fisik oleh staf. Namun aplikasi kasir dan stok bisa membantu Anda tahu kapan harus bertindak.

Di KasirXpert, fitur berikut relevan:

• Notifikasi kedaluwarsa (mulai Basic). Memberi tahu barang yang mendekati tanggal kedaluwarsa, sehingga Anda bisa memindahkannya ke depan, memberi potongan, atau menariknya dari rak.
• Notifikasi stok menipis (mulai Basic). Membantu Anda memesan ulang dalam jumlah yang sesuai, sehingga stok tidak berlebihan dan barang tidak terlalu lama tersimpan.
• Barang masuk dan supplier (mulai Basic). Setiap kiriman tercatat, sehingga Anda tahu kapan dan dari mana barang datang.
• Stock opname (mulai Basic). Saat menghitung stok, sekaligus periksa tanggal dan posisi barang.
• Bets dan FEFO untuk apotek (mulai Pro). Untuk jenis usaha apotek, stok obat dicatat per bets, sehingga bets yang paling cepat kedaluwarsa bisa didahulukan.
• Cetak label harga dan barcode (semua paket). Label bisa dipakai bersama penanda tanggal agar barang mudah diidentifikasi.

Paket Basic tersedia dengan harga Rp49.000 per bulan dan paket Pro Rp99.000 per bulan. Rincian lengkap ada di halaman harga, dan penjelasan fitur stok ada di halaman fitur stok KasirXpert.

Untuk apotek, penerapan bets dan FEFO dijelaskan lebih lengkap di halaman solusi kasir apotek.

Baca juga: 8 Perbedaan Perpetual dan Periodik dalam Pencatatan Stok

Kesalahan apa yang sering terjadi saat menerapkan FIFO dan FEFO?

Hindari kesalahan berikut agar rotasi stok berjalan dengan benar.

• Menaruh barang baru di depan. Ini kesalahan paling umum, biasanya karena ingin cepat. Akibatnya barang lama terus terdorong ke belakang.
• Hanya memeriksa tanggal di rak depan. Barang kedaluwarsa justru sering ada di bagian belakang atau di gudang.
• Tidak memeriksa tanggal saat menerima barang. Barang dengan tanggal yang sudah dekat ikut masuk tanpa disadari.
• Membeli terlalu banyak. Stok berlebih membuat FEFO sulit dijalankan, karena barang tidak sempat terjual sebelum tanggalnya lewat.
• Aturan hanya dipahami pemilik. Staf yang mengisi rak harus tahu dan menjalankan aturan yang sama.
• Barang kedaluwarsa tidak dicatat. Jika tidak dicatat, stok di sistem tetap terlihat ada, dan Anda kehilangan data untuk memperbaiki pembelian berikutnya.

Kesimpulan

FIFO dan FEFO adalah dua prinsip sederhana yang membantu toko mengurangi barang rusak dan kedaluwarsa. FIFO memastikan barang yang paling dulu datang keluar lebih dulu, sedangkan FEFO memastikan barang yang paling cepat kedaluwarsa keluar lebih dulu.

Untuk kebanyakan toko, gunakan FEFO untuk barang bertanggal kedaluwarsa dan FIFO untuk barang lainnya. Terapkan dengan kebiasaan yang konsisten: periksa tanggal saat barang diterima, susun rak dari belakang, pisahkan barang yang mendekati tanggal, dan periksa tanggal secara rutin. Dengan dukungan notifikasi kedaluwarsa dan pencatatan barang masuk, Anda bisa bertindak sebelum barang terlanjur tidak bisa dijual. Mulailah dari kelompok barang yang paling sering kedaluwarsa di toko Anda, lalu perluas kebiasaan ini ke seluruh rak secara bertahap.

Pertanyaan umum

Apa perbedaan utama FIFO dan FEFO?

FIFO mengeluarkan barang yang paling dulu masuk, sedangkan FEFO mengeluarkan barang yang tanggal kedaluwarsanya paling dekat. Keduanya sering sama hasilnya, tetapi bisa berbeda jika barang yang datang belakangan justru lebih cepat kedaluwarsa.

Kapan toko sebaiknya memakai FEFO?

Untuk barang yang punya tanggal kedaluwarsa, seperti makanan, minuman, susu, kosmetik, dan obat. Untuk barang tanpa tanggal kedaluwarsa, seperti alat tulis atau peralatan rumah tangga, FIFO biasanya sudah cukup.

Apakah FIFO dan FEFO bisa diterapkan di toko kecil tanpa gudang?

Bisa. Prinsipnya cukup diterapkan di rak: barang lama atau yang lebih cepat kedaluwarsa diletakkan di depan, dan barang baru diletakkan di belakang setiap kali rak diisi ulang.

Apakah aplikasi kasir bisa membantu menerapkan FEFO?

Bisa membantu. Di KasirXpert, notifikasi barang mendekati kedaluwarsa tersedia mulai paket Basic. Untuk apotek, pencatatan bets dan FEFO tersedia mulai paket Pro.