Surat Jalan Adalah: Fungsi, Isi, Contoh, dan Bedanya dengan Faktur

Bayangkan Anda mengirim 50 sak semen ke lokasi proyek pelanggan. Seminggu kemudian, pelanggan menelepon dan mengatakan barang yang diterima hanya 45 sak. Kurir yakin semuanya sudah diturunkan, tetapi tidak ada catatan yang ditandatangani. Siapa yang benar? Tanpa bukti serah terima, perselisihan seperti ini sulit diselesaikan, dan sering kali penjual yang menanggung kerugiannya.

Di sinilah surat jalan berperan. Dokumen sederhana ini menyertai setiap pengiriman barang, mencatat apa saja yang dikirim, dan ditandatangani penerima sebagai bukti bahwa barang sudah sampai. Bagi usaha yang rutin mengirim barang, seperti toko bangunan, distributor, grosir, katering, atau toko yang melayani pesanan antar, surat jalan adalah bagian penting dari administrasi pengiriman.

Artikel ini menjelaskan apa itu surat jalan, fungsinya, isi yang wajar, siapa yang membuat dan menandatanganinya, perbedaannya dengan faktur dan nota, sembilan contoh templat untuk berbagai situasi, dan cara mengelola surat jalan dengan rapi. Semua nama usaha dan angka di artikel ini fiktif.

Jawaban singkat: surat jalan adalah dokumen pengiriman yang menyertai barang dari penjual ke penerima, berisi daftar barang dan jumlahnya, dan ditandatangani penerima sebagai bukti serah terima. Surat jalan berbeda dengan faktur: surat jalan mencatat barang yang diserahkan, sedangkan faktur mencatat tagihan yang harus dibayar.

Surat jalan adalah apa?

Surat jalan adalah dokumen yang dibuat penjual atau pengirim untuk menyertai barang selama pengiriman. Dokumen ini menjelaskan barang apa yang dikirim, berapa jumlahnya, dari siapa, untuk siapa, dan ke alamat mana. Di beberapa perusahaan, surat jalan juga disebut delivery order (DO) atau delivery note.

Surat jalan dibawa oleh kurir atau sopir bersama barang. Saat barang tiba, penerima memeriksa barang berdasarkan surat jalan, lalu menandatanganinya. Satu salinan ditinggal di penerima, dan salinan lain yang sudah ditandatangani dibawa kembali ke penjual sebagai bukti bahwa barang sudah diterima.

Surat jalan bukan dokumen penagihan. Fungsinya mencatat perpindahan barang, bukan uang. Penagihan dilakukan dengan dokumen lain, yaitu faktur atau nota tagihan, yang biasanya dibuat berdasarkan barang yang sudah tercatat diterima di surat jalan.

Surat jalan dipakai di banyak jenis usaha, misalnya:

• Toko bangunan yang mengirim material ke lokasi proyek.
• Distributor dan grosir yang mengirim barang ke toko-toko pelanggan.
• Usaha katering dan kue pesanan yang mengantar pesanan dalam jumlah besar.
• Produsen kecil yang mengirim hasil produksi ke reseller.
• Usaha dengan beberapa cabang yang memindahkan barang antarcabang.
• Toko yang mengembalikan barang ke supplier karena rusak atau salah kirim.

Apa fungsi surat jalan?

Surat jalan mungkin terlihat seperti formalitas, tetapi fungsinya sangat praktis. Berikut fungsi utama surat jalan bagi usaha kecil.

1. Bukti serah terima barang. Fungsi terpenting surat jalan adalah membuktikan bahwa barang sudah diserahkan dan diterima. Tanda tangan penerima, nama jelas, dan tanggal menjadi pegangan jika di kemudian hari ada perbedaan pendapat.

2. Panduan bagi kurir. Surat jalan memberi tahu kurir barang apa yang harus dibawa dan ke mana harus diantar. Kurir tidak perlu mengandalkan ingatan atau pesan lisan.

3. Alat pemeriksaan bagi penerima. Penerima bisa mencocokkan barang yang datang dengan daftar di surat jalan. Jika ada kekurangan atau kerusakan, penerima bisa mencatatnya langsung di surat jalan sebelum menandatangani.

4. Dasar pembuatan faktur. Faktur sebaiknya dibuat berdasarkan barang yang benar-benar diterima. Surat jalan yang sudah ditandatangani menjadi dasar yang jelas untuk menagih.

5. Kontrol stok. Barang yang keluar dari gudang tercatat di surat jalan. Ini membantu penjual mencocokkan stok gudang dengan barang yang dikirim.

6. Arsip untuk pemeriksaan. Surat jalan yang disimpan rapi membantu saat Anda perlu menelusuri riwayat pengiriman, misalnya saat pelanggan mempertanyakan tagihan beberapa bulan kemudian.

7. Pengendalian internal. Dengan surat jalan bernomor, pemilik bisa memastikan setiap barang yang keluar memang untuk pesanan yang sah, bukan dibawa keluar tanpa catatan.

Apa saja isi surat jalan?

Tidak ada satu format surat jalan yang harus dipakai semua usaha. Namun ada komponen yang umum dan sebaiknya selalu ada agar surat jalan berfungsi dengan baik.

Beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan:

• Gunakan nomor urut. Nomor surat jalan yang berurutan memudahkan pencarian dan mencegah surat jalan dibuat tanpa catatan.
• Tulis satuan dengan jelas. "10" saja bisa berarti 10 sak, 10 dus, atau 10 batang. Selalu cantumkan satuannya.
• Sisakan ruang untuk catatan penerima. Penerima perlu tempat untuk menulis kekurangan atau kerusakan.
• Harga tidak wajib. Banyak usaha tidak mencantumkan harga di surat jalan karena dokumen ini dibawa kurir dan dilihat banyak orang.

Bagaimana cara memberi nomor surat jalan?

Nomor surat jalan terlihat sepele, tetapi sangat menentukan seberapa mudah dokumen dicari dan dikendalikan. Nomor yang baik bersifat unik, berurutan, dan mudah dibaca.

Format yang umum dipakai adalah gabungan kode dokumen, tahun, bulan, dan nomor urut, misalnya SJ-[tahun]-[bulan]-001. Beberapa variasi yang berguna:

Beberapa aturan yang membantu:

• Jangan memakai ulang nomor. Surat jalan yang batal tetap disimpan dengan tanda "batal", dan nomornya tidak dipakai lagi.
• Satu orang atau satu sistem yang memberi nomor. Jika beberapa orang membuat nomor sendiri, nomor ganda mudah terjadi.
• Cantumkan nomor surat jalan di faktur. Dengan begitu, setiap faktur bisa ditelusuri ke pengiriman yang mendasarinya.

Siapa yang membuat dan menandatangani surat jalan?

Surat jalan dibuat oleh pihak pengirim, biasanya bagian penjualan atau admin gudang. Dalam usaha kecil, orang yang membuat surat jalan bisa saja pemilik sendiri.

Umumnya ada tiga pihak yang menandatangani:

1. Pengirim atau bagian gudang. Menandatangani bahwa barang sudah disiapkan dan dimuat sesuai daftar.
2. Kurir atau sopir. Menandatangani bahwa barang sudah diterima untuk diantar.
3. Penerima. Menandatangani bahwa barang sudah diterima, dengan nama jelas dan tanggal. Jika ada kekurangan atau kerusakan, penerima mencatatnya sebelum menandatangani.

Soal jumlah rangkap, praktik yang umum adalah sebagai berikut. Sesuaikan dengan kebutuhan usaha Anda.

Jika memakai surat jalan digital atau cetakan dari aplikasi, Anda bisa mencetak sesuai kebutuhan, tetapi tetap pastikan ada salinan bertanda tangan penerima yang kembali ke penjual.

Apa bedanya surat jalan dengan faktur, nota, dan PO?

Surat jalan sering tertukar dengan dokumen lain dalam transaksi jual beli. Tabel berikut merangkum perbedaannya.

Urutan yang umum dalam penjualan antarusaha adalah: pembeli mengirim PO, penjual menyiapkan pesanan, barang dikirim dengan surat jalan, lalu penjual menerbitkan faktur berdasarkan barang yang diterima. Untuk penjualan eceran yang dibayar langsung di kasir, cukup nota atau struk.

Perbedaan surat jalan dan faktur yang paling penting: surat jalan berbicara tentang barang, faktur berbicara tentang uang. Surat jalan menjawab "barang apa yang sudah diterima?", sedangkan faktur menjawab "berapa yang harus dibayar dan kapan?".

Baca juga: Inilah Manfaat Faktur Penjualan dan Komponen di Dalamnya

Usaha apa saja yang paling membutuhkan surat jalan?

Hampir semua usaha yang mengirim barang bisa memanfaatkan surat jalan, tetapi beberapa jenis usaha paling merasakan manfaatnya.

Untuk toko eceran yang hanya sesekali mengantar belanjaan pelanggan, surat jalan sederhana seperti templat pertama sudah cukup. Semakin besar nilai barang dan semakin sering pengiriman, semakin penting surat jalan dibuat dengan lengkap dan disimpan rapi.

Seperti apa contoh surat jalan untuk berbagai situasi?

Berikut sembilan contoh templat surat jalan dalam bentuk tabel. Anda bisa menyalinnya ke pengolah kata atau spreadsheet, lalu menyesuaikan isinya. Semua nama dan angka adalah contoh fiktif. Bagian dalam kurung siku, seperti [Nama Toko], diganti dengan data Anda.

1. Contoh surat jalan sederhana untuk toko

Cocok untuk toko yang sesekali mengantar pesanan pelanggan.

Tanda tangan: Pengirim, Kurir, Penerima (nama jelas dan tanggal terima).

2. Contoh surat jalan toko bangunan ke lokasi proyek

Cocok untuk pengiriman material ke kontraktor. Cantumkan nama proyek dan nomor PO agar mudah dicocokkan.

Catatan penerima: [kekurangan atau kerusakan, jika ada].

3. Contoh surat jalan pengiriman bertahap

Cocok ketika satu pesanan dikirim dalam beberapa kali pengiriman. Kolom "sisa" membantu kedua pihak tahu berapa yang belum dikirim.

Catatan: pengiriman ke-1 sudah diterima pada [tanggal], dengan surat jalan SJ-[tahun]-[bulan]-018.

4. Contoh surat jalan distributor ke toko

Cocok untuk distributor atau grosir yang mengirim ke beberapa toko dalam satu rute.

Catatan: barang rusak dalam pengiriman dicatat di kolom catatan dan tidak ikut ditagih.

5. Contoh surat jalan katering atau kue pesanan

Cocok untuk usaha makanan yang mengantar pesanan acara. Tambahkan jam antar karena waktu sangat penting.

Catatan: [jumlah kotak diterima dan kondisi saat tiba].

6. Contoh surat jalan antarcabang

Cocok untuk memindahkan barang dari gudang pusat ke cabang atau antarcabang. Meskipun dalam satu usaha, surat jalan tetap penting agar stok kedua lokasi tercatat benar.

Tanda tangan: Kepala gudang, Pembawa, Penanggung jawab cabang.

7. Contoh surat jalan retur ke supplier

Cocok saat Anda mengembalikan barang rusak atau salah kirim ke supplier. Sebutkan nomor surat jalan atau faktur asli dan alasan retur.

Catatan: [kesepakatan penggantian barang atau potongan tagihan].

8. Contoh surat jalan dengan pembayaran di tempat (COD)

Cocok jika pembeli membayar saat barang diterima. Tambahkan kolom nilai yang harus ditagih kurir agar setoran mudah dicocokkan.

Tanda tangan penerima dan kurir, ditambah catatan: "Uang diterima kurir sebesar Rp…" yang diisi saat pembayaran.

9. Contoh surat jalan barang titipan atau konsinyasi

Cocok untuk produsen kecil yang menitipkan barang di toko lain dan baru dibayar setelah barang terjual.

Catatan: saat pengecekan berikutnya, jumlah yang terjual dan sisa barang dicatat sebagai dasar penagihan.

Bagaimana cara membuat surat jalan langkah demi langkah?

Berikut langkah membuat surat jalan untuk setiap pengiriman, baik ditulis manual maupun dicetak dari aplikasi.

1. Pastikan pesanan sudah jelas. Cek kembali daftar barang, jumlah, alamat, dan jadwal kirim dengan pembeli. Jika pembeli memakai PO, siapkan nomornya.
2. Siapkan barang di gudang. Ambil barang sesuai pesanan, lalu periksa jumlah dan kondisinya.
3. Isi surat jalan. Tulis nomor urut, tanggal, identitas penerima, nomor referensi, dan daftar barang beserta satuannya.
4. Periksa ulang sebelum dimuat. Cocokkan barang yang akan dimuat dengan surat jalan. Pemeriksaan kedua oleh orang yang berbeda mengurangi kesalahan.
5. Tanda tangan pengirim dan kurir. Bagian gudang dan kurir menandatangani bahwa barang sudah diserahkan untuk diantar.
6. Serahkan barang dan minta tanda tangan penerima. Di lokasi, minta penerima memeriksa barang, mencatat kekurangan atau kerusakan, lalu menandatangani dengan nama jelas dan tanggal.
7. Bawa kembali salinan yang ditandatangani. Kurir membawa salinan bertanda tangan ke kantor atau toko.
8. Terbitkan faktur. Buat faktur berdasarkan barang yang tercatat diterima. Jika ada kekurangan, sesuaikan tagihannya.
9. Arsipkan. Simpan surat jalan bersama pesanan dan fakturnya, diurutkan berdasarkan nomor.

Apa yang dilakukan jika barang tidak sesuai surat jalan?

Perbedaan antara surat jalan dan barang yang datang cukup sering terjadi. Yang penting adalah menanganinya saat itu juga dengan cara yang disepakati kedua pihak. Tabel berikut merangkum situasi yang umum dan tindakan yang disarankan.

Prinsipnya sederhana: semua perbedaan dicatat di surat jalan sebelum ditandatangani, dan kurir ikut menandatangani catatan itu. Dengan begitu, kedua pihak punya pegangan yang sama, dan faktur bisa dibuat sesuai barang yang benar-benar diterima.

Bagi penjual, setiap surat jalan dengan catatan perbedaan sebaiknya langsung ditindaklanjuti, bukan menunggu pelanggan menagih. Pelanggan yang melihat masalahnya cepat diselesaikan biasanya tetap percaya untuk memesan lagi.

Apakah surat jalan bisa dibuat dalam bentuk digital?

Bisa. Banyak usaha kini membuat surat jalan dari aplikasi lalu mencetaknya, atau menyimpan salinan digitalnya. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat jalan digital tetap berfungsi sebagai bukti.

• Tetap ada tanda terima. Bukti terpenting adalah konfirmasi dari penerima. Jika surat jalan dicetak, minta tanda tangan seperti biasa. Jika tidak dicetak, pastikan ada bentuk konfirmasi lain yang disepakati dengan pelanggan, misalnya foto surat jalan bertanda tangan.
• Nomor tetap berurutan. Aplikasi biasanya membuat nomor otomatis. Pastikan tidak ada surat jalan yang dibuat di luar sistem.
• Data sama dengan pesanan dan faktur. Keuntungan utama surat jalan dari aplikasi adalah daftar barangnya diambil dari pesanan, sehingga tidak perlu diketik ulang.
• Simpan salinan bertanda tangan. Foto atau pindai salinan yang sudah ditandatangani, lalu simpan bersama data transaksinya.

Untuk usaha kecil, kombinasi yang praktis adalah membuat surat jalan dari aplikasi, mencetaknya untuk ditandatangani di lokasi, lalu menyimpan foto salinan bertanda tangan sebagai arsip digital.

Bagaimana alur surat jalan dari pesanan sampai faktur di aplikasi?

Mengurus surat jalan secara manual sering berarti mengetik ulang daftar barang berkali-kali: di pesanan, di surat jalan, lalu di faktur. Setiap pengetikan ulang membuka peluang salah tulis.

Mulai paket Pro, KasirXpert menyediakan alur penjualan B2B dalam satu rangkaian dokumen:

Fitur pendukung yang juga tersedia mulai paket Pro:

• Cetak dokumen ukuran A4 atau A5, sesuai kebutuhan Anda.
• Bayar sebagian, piutang, dan jatuh tempo, sehingga sisa tagihan setiap pelanggan selalu tercatat.
• Pengingat tagihan untuk faktur yang mendekati atau melewati jatuh tempo.
• Retur penjualan untuk barang yang dikembalikan pelanggan.
• Pengiriman dengan kurir toko sendiri, termasuk setoran COD dan upah kurir.
• Terima barang dicocokkan dengan PO dan surat jalan saat Anda membeli dari supplier.

Paket Pro tersedia dengan harga Rp99.000 per bulan. Rincian lengkap setiap paket ada di halaman harga, dan penjelasan alur penjualan dan pembelian tersedia di halaman fitur penjualan dan pembelian.

Alur ini sangat membantu usaha yang sering mengirim barang ke pelanggan usaha, seperti toko bangunan. Contoh penerapannya bisa Anda lihat di halaman solusi kasir toko bangunan.

Bagaimana penerima sebaiknya memeriksa surat jalan?

Surat jalan tidak hanya penting bagi pengirim. Jika Anda berada di posisi pembeli, misalnya saat menerima kiriman dari supplier, pemeriksaan surat jalan yang teliti melindungi Anda dari kekurangan barang.

Berikut langkah pemeriksaan saat barang datang:

1. Cocokkan dengan pesanan Anda. Bandingkan surat jalan dengan PO atau catatan pesanan. Pastikan barang dan jumlahnya sesuai.
2. Hitung barang secara fisik. Jangan hanya menghitung jumlah kardus. Untuk barang bernilai tinggi, buka dan periksa isinya.
3. Periksa kondisi barang. Lihat apakah ada kemasan rusak, penyok, basah, atau bocor.
4. Periksa tanggal kedaluwarsa. Untuk makanan, minuman, kosmetik, atau obat, pastikan tanggalnya masih wajar.
5. Catat perbedaan sebelum menandatangani. Tulis kekurangan atau kerusakan langsung di surat jalan, lalu minta kurir ikut menandatangani catatan tersebut.
6. Tulis nama jelas dan tanggal. Tanda tangan tanpa nama dan tanggal sulit dijadikan bukti.
7. Catat barang masuk. Setelah diperiksa, catat barang masuk di sistem stok Anda agar stok bertambah sesuai barang yang benar-benar diterima.

Jika Anda memakai KasirXpert paket Pro, penerimaan barang dari supplier dapat dicocokkan dengan PO dan surat jalan, sehingga selisih kiriman langsung terlihat.

Baca juga: 5 Manfaat Pencatatan Utang dan Piutang dalam Perusahaan

Bagaimana surat jalan membantu kontrol stok dan mencegah kecurangan?

Selain sebagai bukti untuk pelanggan, surat jalan juga alat pengendalian internal. Setiap barang yang keluar dari gudang seharusnya punya surat jalan, dan setiap surat jalan seharusnya punya pesanan. Jika aturan ini dijalankan, barang yang keluar tanpa catatan akan lebih mudah ketahuan.

Beberapa praktik yang membantu:

• Tidak ada barang keluar tanpa surat jalan. Jadikan aturan tegas di gudang, termasuk untuk pengiriman antarcabang dan barang retur.
• Pemisahan tugas. Orang yang membuat surat jalan sebaiknya bukan orang yang sama dengan yang memuat barang dan yang mengantar. Pemisahan ini membuat kesalahan atau kecurangan lebih sulit terjadi tanpa diketahui.
• Periksa urutan nomor. Secara berkala, periksa apakah ada nomor surat jalan yang hilang atau dibatalkan tanpa alasan yang jelas.
• Cocokkan dengan stok. Saat stock opname, bandingkan barang yang keluar menurut surat jalan dengan pengurangan stok di sistem.
• Cocokkan setoran COD. Untuk pengiriman yang dibayar di tempat, cocokkan nilai yang ditagih di surat jalan dengan uang yang disetor kurir setiap hari.

Dengan kebiasaan ini, surat jalan tidak hanya melindungi Anda dari klaim pelanggan, tetapi juga membantu menjaga stok dan uang usaha tetap aman.

Seperti apa contoh perselisihan pengiriman yang terselesaikan dengan surat jalan?

Kembali ke contoh di awal artikel. Sebuah toko bangunan fiktif mengirim 50 sak semen ke lokasi proyek. Kali ini, toko sudah memakai surat jalan bernomor dengan tiga tanda tangan.

Seminggu kemudian, kontraktor menelepon dan mengatakan semen yang diterima hanya 45 sak. Admin toko membuka arsip dan menemukan salinan surat jalan yang ditandatangani mandor di lokasi. Di kolom catatan, mandor menulis: "Diterima 50 sak, kondisi baik." Lengkap dengan nama jelas dan tanggal.

Admin mengirim foto salinan tersebut kepada kontraktor. Setelah dicek ulang, ternyata lima sak semen sudah dipakai lebih dulu oleh tim lain di lokasi yang sama dan tidak tercatat di buku proyek. Perselisihan selesai dalam satu hari, tanpa toko harus mengganti barang.

Sekarang bayangkan situasi sebaliknya: mandor menulis "Diterima 45 sak, 5 sak tertinggal di truk." Dengan catatan ini, toko langsung tahu ada masalah di pengiriman, mengirim lima sak yang kurang dengan surat jalan baru, dan membuat faktur sesuai jumlah yang benar. Dalam kedua kasus, surat jalan membuat masalah selesai berdasarkan bukti, bukan ingatan.

Bagaimana menyimpan dan mengarsipkan surat jalan?

Surat jalan yang sudah ditandatangani adalah bukti. Bukti hanya berguna jika bisa ditemukan saat dibutuhkan. Berikut cara menyimpannya dengan rapi.

• Urutkan berdasarkan nomor. Simpan surat jalan sesuai nomor urutnya. Nomor yang hilang dari urutan bisa langsung ketahuan.
• Satukan dengan dokumen terkait. Simpan surat jalan bersama pesanan, PO pembeli, dan fakturnya, agar riwayat satu transaksi mudah ditelusuri.
• Pisahkan per bulan. Map atau folder per bulan memudahkan pencarian.
• Foto atau pindai salinan bertanda tangan. Simpan salinan digital sebagai cadangan jika kertas hilang atau rusak.
• Tandai surat jalan yang ada catatan. Surat jalan dengan catatan kekurangan atau kerusakan sebaiknya ditandai agar diproses, misalnya dengan pengiriman susulan atau penyesuaian faktur.
• Tentukan lama penyimpanan. Simpan arsip cukup lama untuk keperluan penagihan dan pembukuan usaha Anda. Jika ragu, tanyakan kepada pihak yang mengurus pembukuan usaha Anda.

Kesalahan apa yang sering terjadi saat membuat surat jalan?

Hindari kesalahan berikut agar surat jalan benar-benar berfungsi sebagai bukti.

• Tidak memakai nomor urut. Surat jalan tanpa nomor sulit dicari dan mudah disalahgunakan.
• Satuan tidak ditulis. Angka tanpa satuan bisa menimbulkan salah paham.
• Penerima tidak menulis nama jelas. Tanda tangan saja sering tidak cukup untuk menelusuri siapa yang menerima.
• Catatan kekurangan tidak ditulis. Penerima menandatangani dulu, lalu baru mengeluh kemudian. Akibatnya, surat jalan menunjukkan semua barang diterima lengkap.
• Salinan bertanda tangan tidak kembali. Tanpa salinan ini, penjual tidak punya bukti serah terima.
• Faktur dibuat sebelum barang diterima. Jika ada kekurangan, faktur harus dikoreksi dan membingungkan pembeli.
• Mengetik ulang daftar barang di setiap dokumen. Pengetikan ulang membuka peluang perbedaan antara pesanan, surat jalan, dan faktur.

Kesimpulan

Surat jalan adalah dokumen sederhana yang sangat penting bagi usaha yang mengirim barang. Dokumen ini menyertai barang selama pengiriman, membantu penerima memeriksa kiriman, dan menjadi bukti serah terima setelah ditandatangani. Surat jalan berbeda dengan faktur: surat jalan mencatat barang, faktur mencatat tagihan.

Agar surat jalan berfungsi dengan baik, pastikan ada nomor urut, tanggal, identitas penerima, daftar barang dengan satuan yang jelas, dan kolom tanda tangan untuk pengirim, kurir, dan penerima. Gunakan templat yang sesuai situasi, misalnya pengiriman ke proyek, pengiriman bertahap, antarcabang, retur, atau COD.

Jangan lupa bahwa surat jalan juga melindungi Anda saat berada di posisi pembeli. Periksa setiap kiriman dari supplier berdasarkan surat jalan dan pesanan Anda, catat setiap perbedaan sebelum menandatangani, dan simpan salinannya bersama catatan barang masuk. Kebiasaan yang sama di kedua sisi transaksi membuat hubungan dengan pelanggan dan supplier lebih tertib, dan perselisihan bisa diselesaikan dengan cepat berdasarkan bukti tertulis.

Terakhir, jadikan surat jalan bagian dari alur yang rapi: pesanan, surat jalan, faktur, lalu arsip. Dengan alur ini, Anda punya catatan yang jelas tentang setiap barang yang keluar dan setiap tagihan yang harus dibayar pelanggan.

Pertanyaan umum

Surat jalan adalah dokumen apa?

Surat jalan adalah dokumen yang menyertai barang saat dikirim dari penjual ke penerima. Isinya daftar barang dan jumlahnya, dan setelah ditandatangani penerima, surat jalan menjadi bukti bahwa barang sudah diserahkan.

Apa bedanya surat jalan dan faktur?

Surat jalan mencatat barang yang dikirim dan diterima, biasanya tanpa harga. Faktur mencatat tagihan yang harus dibayar, lengkap dengan harga, total, dan jatuh tempo. Umumnya faktur dibuat berdasarkan barang yang sudah tercatat diterima di surat jalan.

Apakah surat jalan harus mencantumkan harga?

Tidak harus. Banyak usaha sengaja tidak mencantumkan harga di surat jalan karena dokumen ini dibawa kurir dan dilihat banyak orang. Harga dan total tagihan dicantumkan di faktur.

Berapa rangkap surat jalan yang sebaiknya dibuat?

Praktik yang umum adalah minimal dua rangkap: satu untuk penerima dan satu dikembalikan ke penjual setelah ditandatangani. Banyak usaha menambah rangkap ketiga untuk arsip gudang.

Apakah KasirXpert bisa membuat surat jalan?

Bisa mulai paket Pro. Alur penjualan B2B di KasirXpert mencakup penawaran, pesanan, surat jalan, dan faktur, dan dokumen dapat dicetak dalam ukuran A4 atau A5.