Open Bill Adalah: Arti, Bedanya dengan Close Bill, dan Cara Kerjanya

Sekelompok teman datang ke kafe, memesan kopi, lalu satu jam kemudian menambah camilan, dan menjelang pulang memesan minuman lagi. Bila setiap pesanan harus dibayar saat itu juga, kasir bolak-balik menerima uang, dan pelanggan merasa terganggu di tengah obrolan. Di sinilah open bill dipakai.

Istilah open bill sering terdengar di kafe dan restoran, tetapi tidak semua pemilik usaha paham cara kerjanya, kapan sebaiknya dipakai, dan risiko apa yang perlu diwaspadai. Tanpa pencatatan yang rapi, open bill justru bisa membuat pesanan terlewat atau tagihan tidak terbayar.

Artikel ini membahas arti open bill, bedanya dengan close bill, kelebihan dan kekurangannya, serta cara menjalankan open bill dengan aplikasi kasir.

Jawaban singkatnya: open bill adalah sistem pembayaran di mana pesanan dicatat dan tagihannya tetap terbuka sampai pelanggan selesai, lalu dibayar sekaligus di akhir. Kebalikannya adalah close bill, yaitu pelanggan membayar langsung setiap kali memesan. Di KasirXpert, open bill berupa pesanan yang disimpan dan bisa dibuka dari tablet lain, tersedia mulai paket Basic.

Apa itu open bill?

Open bill, atau tagihan terbuka, adalah cara mencatat pesanan tanpa langsung meminta pembayaran. Pesanan disimpan atas nama meja atau pelanggan, lalu bisa ditambah kapan saja selama pelanggan masih di tempat. Pembayaran dilakukan sekali di akhir, untuk seluruh pesanan yang sudah tercatat.

Sistem ini meniru kebiasaan makan di restoran pada umumnya. Pelanggan duduk, memesan, makan, mungkin menambah pesanan, lalu meminta tagihan saat akan pulang. Bedanya, dengan aplikasi kasir, setiap tambahan pesanan langsung tercatat di tagihan yang sama, bukan di kertas terpisah.

Apa beda open bill dan close bill?

Close bill adalah kebalikan dari open bill. Pada close bill, pelanggan memesan dan langsung membayar di kasir, baru kemudian pesanannya disiapkan. Sistem ini umum di gerai kopi takeaway, restoran cepat saji, dan food court. Tabel berikut merangkum perbedaan keduanya.

Tidak ada sistem yang lebih benar dari yang lain. Banyak usaha memakai keduanya sekaligus, misalnya close bill untuk pesanan bungkus dan open bill untuk pelanggan yang makan di tempat.

Apa kelebihan dan kekurangan open bill?

Sebelum memutuskan memakai open bill, pahami dulu untung dan risikonya bagi usaha Anda.

Kelebihan open bill

• Pelanggan lebih nyaman. Mereka tidak perlu bolak-balik ke kasir setiap kali menambah pesanan.
• Peluang tambahan pesanan lebih besar. Pelanggan yang santai cenderung memesan lagi, misalnya minuman kedua atau makanan penutup.
• Kasir tidak terganggu terus-menerus. Pembayaran terkumpul di akhir, sehingga kasir bisa fokus mencatat pesanan.
• Cocok untuk rombongan. Satu meja bisa memesan bertahap tanpa harus menghitung pembayaran berkali-kali.

Kekurangan open bill

• Risiko pelanggan pergi tanpa membayar. Terutama di tempat yang ramai dan pintu keluarnya jauh dari kasir.
• Pesanan bisa terlewat. Bila tambahan pesanan dicatat di kertas, ada kemungkinan tidak masuk ke tagihan akhir.
• Kebingungan di akhir. Tagihan yang panjang sering memicu pertanyaan pelanggan, apalagi bila catatan tidak rapi.

Sebagian besar kekurangan ini bisa dikurangi dengan pencatatan yang baik dan aturan kerja yang jelas, seperti dibahas di bagian berikutnya.

Bagaimana cara kerja open bill di aplikasi kasir?

Berikut gambaran alur open bill di Kopi Senja, kafe fiktif dengan beberapa meja dan dua tablet kasir.

1. Pesanan pertama dicatat dan disimpan

Pelanggan di Meja 4 memesan dua es kopi susu. Kasir mencatat pesanan dengan jenis Makan di Tempat, lalu menyimpannya sebagai pesanan terbuka tanpa menerima pembayaran. Barista menerima pesanan lewat tiket dapur yang dicetak per kategori, jadi minuman bisa langsung disiapkan.

2. Tambahan pesanan masuk ke tagihan yang sama

Satu jam kemudian, Meja 4 menambah kentang goreng. Kasir membuka pesanan yang tersimpan, menambahkan item baru, lalu menyimpannya lagi. Tiket untuk kentang goreng sampai ke dapur, sementara tagihan Meja 4 kini berisi tiga item.

3. Pesanan dilanjutkan dari tablet lain

Saat kasir utama sibuk, pelayan memakai tablet kedua untuk mencatat tambahan minuman Meja 4. Di KasirXpert, mulai paket Basic, pesanan yang disimpan (open bill) bisa dibuka dari tablet lain. Jadi tambahan pesanan tetap masuk ke tagihan yang sama, tidak membuat tagihan baru.

4. Pembayaran di akhir

Saat pelanggan meminta tagihan, kasir membuka pesanan Meja 4 dan menyelesaikan transaksi. Pajak dan service charge bisa dihitung otomatis bila sudah diatur. Pelanggan bisa membayar tunai, QRIS statis, debit atau kartu, transfer, atau gabungan beberapa metode.

5. Nota untuk pelanggan

Nota bisa dicetak di printer thermal. Mulai paket Basic, nota juga bisa dikirim ke WhatsApp pelanggan dan tersedia sebagai nota online selama 90 hari.

Bagaimana membayar satu tagihan dengan beberapa metode?

Tagihan open bill sering lebih besar daripada transaksi biasa, karena berisi beberapa kali pesanan. Akibatnya, pelanggan kadang ingin membayar sebagian tunai dan sebagian non-tunai.

Untuk keperluan ini, KasirXpert mendukung pembayaran split, yaitu satu nota dibayar dengan beberapa metode. Contohnya tagihan Meja 4 sebesar Rp96.000 dibayar Rp50.000 tunai dan Rp46.000 lewat QRIS. Notanya tetap satu, hanya cara bayarnya yang dua, dan masing-masing bagian tercatat sesuai metodenya.

Pencatatan seperti ini penting saat tutup shift. Uang tunai Rp50.000 masuk ke hitungan kas laci, sedangkan Rp46.000 tercatat sebagai pembayaran QRIS, sehingga kas seharusnya dan kas yang dihitung tetap cocok.

Bagaimana SOP open bill saat pergantian shift?

Pergantian shift adalah saat paling rawan bagi open bill. Kasir pagi pulang, kasir sore datang, dan di tengahnya masih ada meja yang belum membayar. Tanpa aturan serah terima, tagihan bisa terlupa atau saling dilempar tanggung jawabnya. Berikut contoh SOP sederhana yang bisa Anda sesuaikan.

1. Cek daftar pesanan terbuka 15 menit sebelum shift berakhir. Catat meja mana saja yang masih punya tagihan dan perkiraan kapan mereka selesai.
2. Tawarkan pembayaran lebih awal bila wajar. Untuk meja yang tampak akan segera pulang, kasir bisa menanyakan apakah tagihan ingin diselesaikan sekarang.
3. Pastikan setiap pesanan terbuka punya label yang jelas. Nama meja atau nama pelanggan harus mudah dikenali oleh kasir berikutnya.
4. Serahkan secara lisan dan tertulis. Sebutkan meja yang masih terbuka beserta catatan khusus, misalnya pelanggan yang sudah meminta tagihan tetapi belum membayar.
5. Tutup shift dan hitung kas. Kasir yang pulang menghitung pecahan uang di laci, lalu membandingkan kas seharusnya dengan kas yang dihitung.
6. Kasir baru membuka shift dengan kas awal. Dengan begitu, uang dari tagihan yang dibayar setelah pergantian tercatat di shift yang benar.

SOP ini terlihat sederhana, tetapi mencegah dua masalah yang paling sering terjadi: tagihan yang tidak terbayar dan selisih kas yang tidak jelas penyebabnya. Tempelkan versi singkatnya di dekat meja kasir agar mudah diingat setiap staf.

Contoh: pergantian shift di Kopi Senja

Pukul 15.45, lima belas menit sebelum shift pagi berakhir, kasir Kopi Senja membuka daftar pesanan yang masih tersimpan. Ada tiga meja yang belum membayar: Meja 2 yang baru saja memesan, Meja 4 yang sudah dua jam duduk, dan Meja 7 yang tamunya sedang bersiap pulang.

Kasir menghampiri Meja 7 dan menanyakan apakah tagihan ingin diselesaikan sekarang. Tamu setuju dan membayar dengan gabungan tunai dan QRIS, sehingga tagihan itu tercatat di shift pagi. Untuk Meja 2 dan Meja 4, kasir menuliskan catatan singkat di buku serah terima, termasuk permintaan Meja 4 agar es batunya dipisah.

Pukul 16.00, kasir pagi menutup shift dan menghitung uang di laci. Kas seharusnya dan kas yang dihitung cocok, lalu kasir sore membuka shift dengan kas awal yang baru. Ketika Meja 4 membayar pukul 17.30, pembayarannya masuk ke shift sore, dan tidak ada yang perlu menebak siapa yang bertanggung jawab atas tagihan itu.

Bagaimana mencegah masalah saat memakai open bill?

Open bill berjalan lancar bila ada aturan kerja yang jelas. Berikut kebiasaan yang membantu.

1. Catat setiap pesanan langsung di aplikasi. Hindari mencatat tambahan di kertas lalu memasukkannya belakangan, karena di situlah pesanan sering terlewat.
2. Beri nama atau nomor meja yang jelas. Simpan pesanan dengan nama meja atau nama pelanggan agar tidak tertukar dengan pesanan lain.
3. Periksa pesanan terbuka secara berkala. Di jam ramai, cek daftar pesanan yang masih terbuka, terutama meja yang sudah lama tidak memesan.
4. Tetapkan aturan untuk pelanggan tanpa meja. Untuk pelanggan yang berdiri atau duduk dekat pintu, pertimbangkan memakai close bill.
5. Bacakan ringkasan tagihan sebelum dibayar. Pelanggan lebih jarang protes bila tahu rincian pesanannya sejak awal.
6. Cocokkan kas saat tutup shift. Di KasirXpert, tutup shift menampilkan kas seharusnya dan kas yang dihitung, sehingga selisih langsung terlihat.

Untuk usaha dengan banyak meja, add-on Kafe & Restoran menyediakan denah meja dan area, pindah meja, serta pesanan meja yang dibagi antar tablet. Add-on ini seharga Rp49.000 per bulan, bisa ditambahkan di paket berbayar, dan sudah termasuk di paket Business. Penjelasan lengkapnya ada di halaman fitur dapur & meja.

Baca juga: Alur Kafe & Resto di KasirXpert: dari Meja sampai Dapur

Kapan sebaiknya memakai open bill?

Open bill paling cocok bila pelanggan Anda biasanya duduk cukup lama dan memesan lebih dari sekali. Gunakan tabel berikut sebagai panduan singkat.

Bila ragu, mulailah dengan close bill untuk pesanan bungkus dan open bill untuk pelanggan makan di tempat. Setelah beberapa minggu, lihat mana yang lebih lancar untuk usaha Anda.

Paket KasirXpert mana yang mendukung open bill?

Open bill berupa pesanan yang disimpan dan bisa dibuka dari tablet lain tersedia mulai paket Basic seharga Rp49.000 per bulan. Tiket dapur cetak per kategori, jenis pesanan, catatan pesanan, dan pembayaran split tersedia di semua paket. Gambaran fitur kasirnya ada di halaman fitur kasir.

Untuk denah meja, pindah meja, dan pesanan meja yang dibagi antar tablet, tambahkan add-on Kafe & Restoran. Pendaftar baru bisa mencoba semua fitur lewat uji coba 14 hari.

Kesimpulan

Open bill adalah sistem tagihan terbuka di mana pelanggan memesan, menambah pesanan, lalu membayar sekali di akhir. Sistem ini membuat pelanggan lebih nyaman dan membuka peluang tambahan pesanan, tetapi perlu pencatatan yang rapi agar tidak ada pesanan terlewat atau tagihan yang tidak terbayar.

Pilih open bill untuk pelanggan yang makan di tempat dan close bill untuk pesanan cepat atau bungkus. Catat setiap pesanan langsung di aplikasi kasir, simpan dengan nama meja yang jelas, dan cocokkan kas setiap tutup shift. Dengan kebiasaan itu, open bill menjadi alat untuk melayani lebih baik, bukan sumber kebingungan.

Pertanyaan umum

Apa arti open bill?

Open bill adalah sistem pembayaran di mana pesanan dicatat lebih dulu dan tagihannya tetap terbuka, lalu pelanggan membayar di akhir setelah selesai makan atau minum.

Apa beda open bill dan close bill?

Pada close bill, pelanggan membayar langsung saat memesan. Pada open bill, pelanggan bisa menambah pesanan beberapa kali dan membayar sekali di akhir.

Usaha apa yang cocok memakai open bill?

Open bill cocok untuk kafe, restoran, dan tempat nongkrong yang pelanggannya sering memesan lebih dari sekali, misalnya menambah minuman atau camilan.

Apakah open bill bisa dibuka dari tablet lain?

Bisa. Di KasirXpert, mulai paket Basic, pesanan yang disimpan (open bill) bisa dibuka dan dilanjutkan dari tablet lain.

Apakah satu tagihan bisa dibayar dengan beberapa metode?

Bisa. KasirXpert mendukung pembayaran split, yaitu satu nota dibayar dengan beberapa metode, misalnya sebagian tunai dan sebagian QRIS.