Purchase Order Adalah: Fungsi, Isi, Contoh, dan Alurnya di Toko

Bayangkan Anda memesan 20 dus minyak goreng ke pemasok lewat telepon. Tiga hari kemudian, barang datang 18 dus dengan harga per dus yang sedikit lebih tinggi dari yang Anda ingat. Pemasok bilang harganya memang sudah naik, sedangkan Anda yakin sudah sepakat dengan harga lama. Tidak ada catatan tertulis yang bisa dijadikan pegangan.

Kejadian seperti ini sering dialami toko yang memesan barang hanya lewat telepon atau pesan singkat. Masalahnya bukan pada pemasok atau toko, melainkan tidak adanya dokumen yang mencatat kesepakatan dengan jelas. Di sinilah purchase order berperan.

Artikel ini membahas apa itu purchase order, fungsinya, isi yang wajib ada, contoh format, alur dari pesanan sampai pembayaran, bedanya dengan dokumen lain, serta cara mengelolanya dengan aplikasi kasir.

Jawaban singkatnya: purchase order (PO) adalah dokumen pesanan pembelian yang dibuat pembeli dan dikirim ke pemasok, berisi barang, jumlah, harga, dan syarat pengiriman. PO menjadi pegangan bersama sejak barang dipesan sampai diterima dan dibayar. Di KasirXpert, PO dan penerimaan barang yang dicocokkan dengan PO tersedia mulai paket Pro.

Apa itu purchase order?

Purchase order, sering disingkat PO, dalam bahasa Indonesia disebut juga surat pesanan pembelian. Dokumen ini dibuat oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Isinya mencakup apa yang dipesan, berapa banyak, berapa harganya, dan kapan barang harus dikirim.

Setelah pemasok menerima dan menyetujui PO, dokumen ini menjadi dasar kesepakatan kedua belah pihak. Bila nanti ada perbedaan jumlah atau harga saat barang datang, PO menjadi acuan untuk menyelesaikannya.

PO tidak hanya dipakai perusahaan besar. Toko kelontong, minimarket, kafe, atau toko bangunan yang rutin membeli dari beberapa pemasok juga sangat terbantu. Semakin sering dan semakin banyak Anda membeli, semakin besar manfaat pencatatan yang rapi.

Apa fungsi purchase order bagi toko?

PO punya beberapa fungsi yang langsung terasa dalam operasional sehari-hari. Berikut yang paling penting bagi usaha kecil dan menengah.

1. Mencatat kesepakatan dengan jelas

PO memuat jumlah, harga, dan tanggal yang disepakati secara tertulis. Ketika barang datang, Anda tinggal mencocokkan dengan PO. Perbedaan apa pun bisa langsung dibicarakan dengan pemasok berdasarkan dokumen yang sama.

2. Mengendalikan pengeluaran

Dengan PO, setiap pembelian tercatat sebelum uang keluar. Pemilik bisa melihat total pesanan yang sedang berjalan dan memastikan pembelian tidak melebihi anggaran. Ini penting bila yang memesan barang adalah karyawan, bukan pemilik sendiri.

3. Memudahkan penerimaan barang

Karyawan gudang atau toko yang menerima barang bisa memeriksa kiriman berdasarkan PO. Bila ada barang yang kurang, rusak, atau salah jenis, hal itu langsung terlihat sebelum barang masuk ke rak.

4. Menjadi dasar pembayaran

Sebelum membayar tagihan pemasok, Anda mencocokkan tiga dokumen: PO, bukti penerimaan barang, dan faktur. Bila ketiganya sesuai, pembayaran bisa dilakukan dengan yakin. Kebiasaan ini mencegah Anda membayar barang yang tidak pernah diterima.

5. Menjadi catatan riwayat pembelian

Kumpulan PO menunjukkan pola pembelian Anda: pemasok mana yang paling sering dipakai, barang apa yang paling sering dipesan, dan bagaimana harga beli berubah dari waktu ke waktu. Data ini berguna saat menegosiasikan harga atau mencari pemasok baru.

Apa saja isi purchase order?

Format PO bisa berbeda-beda, tetapi isinya umumnya mencakup komponen berikut.

Tidak semua komponen wajib untuk toko kecil. Namun nomor PO, tanggal, daftar barang, jumlah, dan harga sebaiknya selalu ada, karena kelima hal itulah yang paling sering menjadi sumber perbedaan.

Bagaimana contoh purchase order sederhana?

Berikut contoh PO fiktif dari Toko Berkah Jaya, toko kelontong, kepada pemasok bernama CV Sumber Pangan.

PO-2026-11-014 · Tanggal: 4 November 2026 Pembeli: Toko Berkah Jaya · Pemasok: CV Sumber Pangan Pengiriman paling lambat: 7 November 2026 · Pembayaran: tunai saat barang diterima

Angka di atas hanya contoh. Yang penting adalah strukturnya: setiap baris jelas menyebut barang, satuan, jumlah, dan harga, sehingga mudah dicocokkan saat barang datang dan saat faktur diterima.

Bagaimana alur purchase order dari pesanan sampai pembayaran?

PO adalah bagian dari alur pembelian yang lebih panjang. Memahami alurnya membantu Anda tahu kapan setiap dokumen dipakai.

1. Mengecek kebutuhan stok

Semuanya dimulai dari kebutuhan. Anda melihat barang mana yang stoknya menipis atau akan habis dalam beberapa hari. Di toko yang sudah memakai aplikasi kasir, peringatan stok menipis membantu menentukan barang yang perlu dipesan.

2. Membuat dan mengirim PO

Anda membuat PO berisi barang dan jumlah yang dibutuhkan, lalu mengirimkannya ke pemasok. Pemasok mengonfirmasi ketersediaan barang, harga, dan tanggal pengiriman.

3. Pemasok mengirim barang dengan surat jalan

Saat mengirim, pemasok biasanya menyertakan surat jalan yang berisi daftar barang yang dikirim. Surat jalan ini ditandatangani penerima sebagai bukti barang sudah sampai.

4. Memeriksa dan menerima barang

Karyawan mencocokkan barang yang datang dengan surat jalan dan PO. Jumlah yang kurang, barang rusak, atau jenis yang salah dicatat saat itu juga. Barang yang sesuai kemudian dimasukkan ke stok.

5. Menerima faktur dan membayar

Pemasok mengirim faktur sebagai tagihan. Sebelum membayar, Anda mencocokkan faktur dengan PO dan catatan penerimaan barang. Pembayaran dilakukan sesuai syarat yang disepakati, misalnya tunai atau tempo beberapa minggu.

6. Retur bila ada masalah

Bila ada barang rusak atau salah kirim, barang dikembalikan ke pemasok dengan catatan retur. Tagihan kemudian disesuaikan dengan jumlah barang yang benar-benar diterima.

Apa beda purchase order dengan dokumen lain?

PO sering tertukar dengan beberapa dokumen lain dalam alur pembelian. Tabel berikut merangkum perbedaannya.

Purchase order vs purchase requisition

Purchase requisition adalah permintaan internal, misalnya dari karyawan gudang kepada pemilik, agar barang tertentu dibeli. Dokumen ini tidak dikirim ke pemasok. Setelah disetujui, barulah PO dibuat dan dikirim. Di toko kecil, langkah ini sering digabung karena pemilik sendiri yang memutuskan pembelian.

Purchase order vs faktur

PO dibuat pembeli di awal, sedangkan faktur dibuat pemasok di akhir. PO menyatakan apa yang ingin dibeli, faktur menyatakan berapa yang harus dibayar. Mencocokkan keduanya adalah cara paling sederhana untuk mencegah salah bayar.

Baca juga: Inilah Manfaat Faktur Penjualan dan Komponen di Dalamnya

Purchase order vs surat jalan

Surat jalan menyertai barang saat dikirim dan berfungsi sebagai bukti pengiriman. PO menjadi acuan apa yang seharusnya dikirim, sedangkan surat jalan menunjukkan apa yang benar-benar dikirim. Selisih di antara keduanya perlu diselesaikan sebelum faktur dibayar.

Bagaimana contoh mencocokkan PO, surat jalan, dan faktur?

Mari kembali ke PO Toko Berkah Jaya di atas. Pada 6 November, kiriman dari CV Sumber Pangan tiba. Karyawan toko memeriksa barang satu per satu dengan memegang PO dan surat jalan.

Ternyata minyak goreng yang datang hanya 18 dus, bukan 20 dus seperti di PO. Surat jalan juga menulis 18 dus, artinya pemasok memang hanya mengirim 18. Satu bal gula pasir kemasannya robek dan beberapa bungkus di dalamnya basah. Barang lain sesuai pesanan.

Karyawan mencatat penerimaan sesuai barang yang benar-benar diterima dalam kondisi baik, lalu menulis catatan di surat jalan sebelum menandatanganinya. Satu bal gula yang rusak langsung dikembalikan kepada sopir pengiriman sebagai retur.

Dua hari kemudian, faktur dari pemasok datang dengan total Rp11.200.000, sama persis dengan PO. Di sinilah pencocokan menyelamatkan uang toko. Barang yang benar-benar diterima hanya bernilai Rp11.200.000 − (2 × Rp198.000) − Rp340.000 = Rp10.464.000. Pemilik menghubungi pemasok dengan menunjukkan PO, surat jalan bertanda tangan, dan catatan retur. Pemasok mengirim faktur revisi sebesar Rp10.464.000, dan dua dus minyak yang kurang disepakati dikirim bersama pesanan berikutnya dengan PO baru.

Tanpa PO dan catatan penerimaan, toko mungkin membayar penuh tagihan pertama dan baru menyadari kekurangannya saat menghitung stok di akhir bulan. Pada titik itu, membuktikan bahwa barang memang tidak pernah datang jauh lebih sulit.

Bagaimana mengelola pembayaran tunai dan tempo dari PO?

Tidak semua pembelian dibayar saat barang datang. Banyak pemasok memberi tempo pembayaran, misalnya 14 atau 30 hari setelah barang diterima. Tempo ini membantu arus kas toko, karena barang bisa dijual lebih dulu sebelum tagihannya dibayar.

Namun tempo juga membawa risiko. Bila toko membeli dari beberapa pemasok dengan tempo berbeda-beda, tanggal jatuh tempo mudah terlupa. Akibatnya bisa berupa denda, hubungan dengan pemasok yang memburuk, atau pemasok yang menolak memberi tempo lagi.

Berikut kebiasaan yang membantu mengelola pembayaran dari PO:

1. Tulis syarat pembayaran di setiap PO. Misalnya "tunai saat terima" atau "tempo 30 hari". Dengan begitu, syaratnya tercatat sejak awal dan tidak bergantung pada ingatan.
2. Catat utang pemasok saat barang diterima, bukan saat faktur dibayar. Dengan cara ini, total kewajiban toko selalu terlihat. Di KasirXpert, pencatatan utang pemasok tersedia mulai paket Basic.
3. Tinjau daftar utang pemasok setiap minggu. Urutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo, lalu siapkan dana untuk tagihan yang paling dekat.
4. Simpan bukti pembayaran bersama PO dan faktur. Bila ada pertanyaan di kemudian hari, ketiga dokumen itu bisa ditunjukkan bersama.

Dengan kebiasaan ini, tempo pembayaran benar-benar menjadi keuntungan bagi arus kas, bukan sumber masalah baru.

Bagaimana memakai riwayat PO untuk memilih pemasok?

Setelah beberapa bulan memakai PO secara konsisten, Anda memiliki catatan yang sangat berharga: riwayat pembelian dari setiap pemasok. Data ini bisa dipakai untuk menilai pemasok dengan lebih objektif.

Perhatikan beberapa hal berikut dari riwayat PO dan penerimaan barang. Pertama, ketepatan jumlah: seberapa sering kiriman sesuai dengan PO. Kedua, ketepatan waktu: apakah barang datang sesuai tanggal yang dijanjikan. Ketiga, kondisi barang: seberapa sering ada barang rusak yang harus diretur. Keempat, perubahan harga: seberapa sering dan seberapa besar harga naik.

Pemasok yang harganya sedikit lebih mahal tetapi selalu tepat jumlah dan tepat waktu sering kali lebih menguntungkan daripada pemasok murah yang kirimannya sering kurang. Barang yang tidak datang tepat waktu berarti rak kosong dan penjualan yang hilang.

Riwayat PO juga menjadi bahan negosiasi. Bila Anda bisa menunjukkan bahwa toko rutin membeli dalam jumlah tertentu setiap bulan, pemasok lebih mudah diajak bicara soal potongan harga atau tempo pembayaran yang lebih panjang.

Kesalahan apa yang sering terjadi saat memakai purchase order?

PO hanya bermanfaat bila dipakai dengan konsisten. Berikut kesalahan yang paling sering terjadi di toko kecil.

1. Memesan tanpa PO "karena sudah langganan". Justru dengan pemasok langganan, kesepakatan lisan paling sering berubah tanpa disadari.
2. PO dibuat, tetapi tidak dicocokkan saat barang datang. Barang langsung masuk rak tanpa diperiksa, sehingga kekurangan baru ketahuan berminggu-minggu kemudian.
3. Tidak memberi nomor PO. Tanpa nomor, sulit melacak PO mana yang sudah dikirim, sudah diterima, atau sudah dibayar.
4. Harga di PO tidak diperbarui. PO memakai harga lama, padahal pemasok sudah mengumumkan kenaikan. Konfirmasi harga sebelum PO dikirim.
5. Membayar faktur tanpa mencocokkan. Faktur dibayar penuh walaupun sebagian barang belum datang atau dikembalikan.
6. Arsip PO tercecer. PO di kertas atau pesan singkat sulit dicari saat dibutuhkan. Simpan di satu tempat yang mudah diakses.

Kesalahan nomor 2 dan 5 paling merugikan karena langsung berdampak pada uang. Biasakan aturan sederhana: tidak ada barang masuk rak dan tidak ada faktur dibayar sebelum dicocokkan dengan PO.

Bagaimana mengelola purchase order dengan aplikasi kasir?

PO di kertas atau spreadsheet masih bisa berjalan, tetapi mudah terpisah dari data stok. Aplikasi kasir yang mendukung pembelian menyatukan PO, penerimaan barang, dan stok dalam satu tempat.

Mulai paket Basic: pemasok dan barang masuk

Di KasirXpert, mulai paket Basic Anda bisa mencatat pemasok, barang masuk, dan utang ke pemasok. Setiap kali barang datang, stok bertambah sesuai jumlah yang diterima, dan Anda tahu berapa tagihan pemasok yang belum dibayar. Notifikasi stok menipis membantu menentukan kapan saatnya memesan lagi.

Mulai paket Pro: PO dan penerimaan barang

Mulai paket Pro, tersedia pesanan pembelian (PO). Saat barang datang, penerimaan barang dicocokkan dengan PO dan surat jalan, sehingga kekurangan atau kelebihan kiriman langsung terlihat. Barang yang rusak atau salah kirim bisa dicatat sebagai retur ke pemasok. Paket Pro seharga Rp99.000 per bulan.

Dengan alur ini, stok di aplikasi selalu sesuai dengan barang yang benar-benar diterima, bukan sekadar yang dipesan. Penjelasan lengkap fitur stok dan pembelian ada di halaman fitur stok dan fitur penjualan dan pembelian.

Rincian semua paket ada di halaman harga. Pendaftar baru bisa memulai uji coba 14 hari untuk mencoba alur pembelian dengan pemasok dan barang Anda sendiri.

Baca juga: 5 Manfaat Pencatatan Utang dan Piutang dalam Perusahaan

Kesimpulan

Purchase order adalah dokumen pesanan pembelian yang menjadi pegangan bersama antara toko dan pemasok. Dengan PO, jumlah, harga, dan tanggal pesanan tercatat jelas, sehingga barang yang datang bisa dicocokkan dan faktur bisa dibayar dengan yakin.

Mulailah dengan kebiasaan sederhana: setiap pesanan ke pemasok punya nomor PO, setiap barang yang datang dicocokkan sebelum masuk rak, dan setiap faktur dicocokkan sebelum dibayar. Saat jumlah pemasok dan pesanan bertambah, pindahkan alur ini ke aplikasi agar PO, penerimaan barang, dan stok tetap menyatu.

Pertanyaan umum

Apa arti purchase order?

Purchase order atau PO adalah dokumen resmi dari pembeli kepada pemasok yang berisi barang yang dipesan, jumlah, harga, dan syarat pengiriman. Setelah disetujui pemasok, PO menjadi dasar kesepakatan pembelian.

Siapa yang membuat purchase order?

PO dibuat oleh pihak pembeli, misalnya pemilik toko atau bagian pembelian, lalu dikirim ke pemasok.

Apa beda purchase order dan faktur?

PO dibuat pembeli di awal sebagai pesanan. Faktur atau invoice dibuat pemasok setelah barang dikirim, sebagai tagihan yang harus dibayar.

Apakah toko kecil perlu memakai purchase order?

Sangat membantu, terutama bila Anda membeli dari beberapa pemasok atau dalam jumlah besar. PO membuat jumlah, harga, dan tanggal pesanan tercatat jelas sehingga mudah dicocokkan saat barang datang.

Apakah PO bisa dibuat di aplikasi kasir?

Bisa. Di KasirXpert, pesanan pembelian (PO), penerimaan barang yang dicocokkan dengan PO dan surat jalan, serta retur ke pemasok tersedia mulai paket Pro.