Jadwal Shift Kerja Karyawan: Contoh 2 dan 3 Shift + Aturannya

Toko yang buka dari pagi sampai malam hampir pasti membutuhkan lebih dari satu shift. Masalahnya, menyusun jadwal shift tidak sesederhana membagi jam buka menjadi dua. Ada karyawan yang ingin libur di akhir pekan, ada jam ramai yang butuh tambahan orang, dan ada aturan jam kerja yang harus dipatuhi. Jika jadwal disusun asal, toko bisa kekurangan orang di jam sibuk, karyawan kelelahan, atau kas di laci tidak jelas tanggung jawabnya.

Jadwal shift yang baik menjawab beberapa pertanyaan sekaligus: siapa bekerja kapan, berapa orang yang dibutuhkan di setiap jam, bagaimana hari libur dibagi secara adil, dan bagaimana serah terima kas dilakukan di setiap pergantian shift.

Artikel ini membahas aturan dasar jam kerja dan istirahat, contoh pola 2 shift dan 3 shift dalam tabel, cara menyusun jadwal shift langkah demi langkah, dan cara serah terima kas antar-shift. Contoh jadwal di artikel ini fiktif. Artikel ini bukan nasihat hukum; untuk kepastian, rujuk peraturan resmi atau konsultasikan dengan pihak yang berwenang.

Jawaban singkat: jadwal shift kerja karyawan toko disusun dengan membagi jam buka ke dalam beberapa shift, biasanya 2 shift untuk toko yang buka belasan jam dan 3 shift untuk usaha 24 jam. Susun jadwal sesuai aturan waktu kerja di PP Nomor 35 Tahun 2021, yaitu 40 jam seminggu, beri waktu istirahat dan hari libur, dan lakukan serah terima kas di setiap pergantian shift.

Apa aturan jam kerja yang perlu diperhatikan?

Sebelum menyusun jadwal, pahami dulu aturan dasar waktu kerja. Aturan pelaksananya ada di Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, yang mengatur antara lain waktu kerja, waktu istirahat, dan waktu kerja lembur.

Poin-poin utama yang relevan untuk jadwal shift:

• Waktu kerja normal. 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja dalam seminggu, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja dalam seminggu.
• Waktu kerja lembur. Paling lama 4 jam dalam sehari dan 18 jam dalam seminggu. Lembur dilakukan atas persetujuan pekerja, dan pengusaha wajib membayar upah lembur.
• Ketentuan khusus. Ada sektor usaha atau pekerjaan tertentu yang memiliki pengaturan waktu kerja berbeda.

Untuk waktu istirahat, penjelasan JDIH Kementerian Ketenagakerjaan tentang waktu istirahat dan cuti menyebutkan:

• Istirahat antara jam kerja paling sedikit setengah jam setelah bekerja 4 jam terus-menerus, dan waktu istirahat ini tidak termasuk jam kerja.
• Istirahat mingguan 1 hari untuk 6 hari kerja dalam seminggu, atau 2 hari untuk 5 hari kerja dalam seminggu.

Aturan ketenagakerjaan bisa berubah. Sebelum menetapkan jadwal, periksa teks peraturan terbaru di sumber resmi, dan perhatikan juga perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang berlaku di usaha Anda.

Apa itu jadwal shift kerja?

Jadwal shift kerja adalah pembagian waktu kerja karyawan ke dalam beberapa periode dalam sehari, sehingga usaha tetap berjalan selama jam buka tanpa satu orang harus bekerja sepanjang hari.

Setiap shift biasanya punya:

• Jam mulai dan jam selesai yang jelas.
• Jumlah karyawan yang dibutuhkan, termasuk siapa yang bertanggung jawab atas kasir.
• Waktu istirahat di tengah shift.
• Serah terima di akhir shift, termasuk penghitungan kas.

Jadwal yang jelas membantu karyawan merencanakan waktu pribadi, membantu pemilik memastikan setiap jam terisi, dan membuat tanggung jawab atas kas dan barang lebih mudah ditelusuri.

Seperti apa contoh jadwal 2 shift untuk toko?

Pola 2 shift cocok untuk toko yang buka sekitar 14 sampai 16 jam sehari, misalnya dari pagi sampai malam. Jam buka dibagi menjadi shift pagi dan shift siang atau sore.

Berikut contoh fiktif pembagian 2 shift untuk toko yang buka pukul 07.00 sampai 22.00, dengan karyawan bekerja 5 hari seminggu sehingga jam kerja bersih 8 jam sehari dan 40 jam seminggu.

Dalam contoh ini, ada tiga jam tumpang tindih antara pukul 13.00 dan 16.00. Waktu tumpang tindih ini berguna untuk menambah tenaga saat jam ramai siang hari, sekaligus untuk serah terima kas dan barang.

Berikut contoh fiktif jadwal mingguan untuk empat karyawan dengan pola 2 shift. Setiap karyawan bekerja 5 hari dan mendapat 2 hari libur.

Nama di tabel hanya contoh. Jadwal ini memutar karyawan antara shift pagi dan siang, sehingga beban shift malam tidak selalu jatuh pada orang yang sama. Di hari ketika dua karyawan libur, setiap shift hanya diisi satu orang. Jika hari tersebut biasanya ramai, geser hari libur ke hari yang lebih sepi atau tambahkan karyawan paruh waktu.

Jika karyawan bekerja 6 hari seminggu, waktu kerjanya 7 jam sehari dengan total 40 jam seminggu, sehingga salah satu hari kerja dibuat lebih pendek. Pastikan pembagian ini tertulis jelas di jadwal.

Seperti apa contoh jadwal 3 shift untuk usaha 24 jam?

Pola 3 shift dipakai oleh usaha yang buka hampir atau penuh 24 jam, misalnya minimarket 24 jam atau kedai yang buka sampai dini hari. Sehari dibagi menjadi tiga shift. Contoh fiktif berikut memakai 7 jam kerja bersih per shift dengan 5 hari kerja seminggu, sehingga total 35 jam seminggu, masih di bawah batas 40 jam.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada pola 3 shift:

• Rotasi shift malam. Bekerja malam terus-menerus melelahkan. Putar karyawan agar tidak selalu mendapat shift malam, dan beri jeda istirahat yang cukup saat berpindah dari shift malam ke shift pagi.
• Keamanan shift malam. Pertimbangkan minimal dua orang di shift malam, penerangan yang baik, dan batas uang tunai di laci.
• Serah terima yang tegas. Karena shift berganti tanpa tumpang tindih, serah terima kas dan barang harus dilakukan tepat waktu dan dicatat.

Pola rotasi yang umum adalah setiap karyawan bekerja beberapa hari di shift yang sama, lalu berpindah ke shift berikutnya setelah hari libur. Pola ini memberi tubuh waktu untuk menyesuaikan diri.

Bagaimana cara menyusun jadwal shift langkah demi langkah?

Berikut langkah praktis menyusun jadwal shift untuk toko.

1. Tentukan jam buka dan jam ramai. Catat jam buka toko dan jam-jam ketika pembeli paling banyak. Data penjualan per jam dari kasir sangat membantu di langkah ini.
2. Hitung kebutuhan karyawan per jam. Tentukan berapa orang yang dibutuhkan di jam sepi, jam normal, dan jam ramai.
3. Pilih pola shift. Tentukan apakah cukup 2 shift, perlu 3 shift, atau kombinasi dengan karyawan paruh waktu di jam ramai.
4. Tetapkan jam mulai, jam selesai, dan istirahat. Pastikan jam kerja bersih per hari dan per minggu sesuai aturan waktu kerja.
5. Bagi hari libur. Pastikan setiap karyawan mendapat istirahat mingguan, dan bagi libur akhir pekan secara bergiliran agar adil.
6. Tentukan penanggung jawab kasir. Di setiap shift, tetapkan satu orang yang bertanggung jawab atas kas dan serah terima.
7. Bagikan jadwal lebih awal. Umumkan jadwal minimal satu atau dua minggu sebelumnya agar karyawan bisa merencanakan waktu pribadi.
8. Siapkan aturan tukar shift. Tentukan bagaimana karyawan boleh bertukar shift, misalnya harus dengan persetujuan atasan dan dicatat.
9. Evaluasi secara berkala. Tinjau jadwal setiap bulan berdasarkan penjualan, keluhan karyawan, dan kebutuhan toko.

Bagaimana jadwal shift untuk toko kecil dengan sedikit karyawan?

Tidak semua toko punya empat karyawan atau lebih. Banyak toko kecil hanya punya dua karyawan ditambah pemilik. Dalam kondisi ini, jadwal tetap perlu disusun, tetapi dengan cara yang lebih sederhana.

Beberapa pola yang sering dipakai toko kecil:

• Pemilik mengisi satu shift. Misalnya, pemilik menjaga toko di pagi hari, dan satu karyawan bertugas di siang sampai malam. Karyawan kedua menggantikan di hari libur karyawan pertama.
• Jam buka disesuaikan. Jika karyawan terbatas, pertimbangkan untuk memperpendek jam buka di hari yang sepi daripada membuat karyawan bekerja terlalu lama.
• Satu hari tutup. Sebagian toko kecil memilih tutup satu hari dalam seminggu, sehingga semua karyawan bisa libur bersamaan.
• Karyawan paruh waktu di akhir pekan. Jika akhir pekan paling ramai, satu karyawan paruh waktu bisa membantu tanpa menambah biaya tetap terlalu besar.

Dengan sedikit karyawan, serah terima kas justru makin penting, karena pemilik sering tidak berada di toko saat pergantian shift. Kebiasaan mencatat kas awal dan kas akhir di setiap shift membuat pemilik tetap bisa memantau dari jauh.

Bagaimana menentukan jumlah karyawan per shift?

Jumlah karyawan per shift sebaiknya mengikuti pola keramaian, bukan dibuat sama rata sepanjang hari. Toko yang ramai di sore hari tetapi sepi di pagi hari bisa memakai jumlah karyawan yang berbeda untuk setiap shift.

Berikut contoh fiktif kebutuhan karyawan sebuah toko kelontong yang ramai di sore dan malam hari.

Dengan pembagian seperti ini, toko tidak membayar terlalu banyak tenaga di jam sepi, tetapi tetap cukup orang di jam ramai. Karyawan paruh waktu sering dipakai untuk mengisi jam ramai yang pendek.

Bagaimana mengatur karyawan paruh waktu dalam jadwal shift?

Karyawan paruh waktu membantu toko menutup jam ramai tanpa harus menambah karyawan penuh waktu. Misalnya, toko yang ramai antara pukul 16.00 dan 20.00 bisa menambah satu karyawan paruh waktu khusus untuk jam tersebut.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Tulis jam kerja paruh waktu dengan jelas. Jangan biarkan jam kerja paruh waktu berubah-ubah tanpa pemberitahuan.
• Beri tugas yang spesifik. Karyawan paruh waktu biasanya membantu melayani pembeli atau mengisi rak, sementara tanggung jawab kas tetap di karyawan shift utama.
• Berikan PIN sendiri. Jika karyawan paruh waktu ikut melayani di kasir, beri PIN sendiri agar transaksinya tercatat atas namanya.
• Perhatikan perjanjian kerjanya. Ketentuan untuk pekerja paruh waktu atau harian sebaiknya tertulis dan mengikuti aturan yang berlaku.

Bagaimana melakukan serah terima kas antar-shift?

Serah terima kas adalah bagian paling penting dari pergantian shift. Tanpa serah terima yang jelas, selisih kas sulit ditelusuri karena tidak diketahui terjadi di shift mana.

Langkah serah terima kas yang baik:

1. Kas awal dicatat saat shift dibuka. Karyawan yang membuka shift menghitung dan mencatat uang awal di laci.
2. Kas masuk dan keluar dicatat. Uang yang keluar dari laci untuk keperluan toko, atau uang tambahan yang dimasukkan, dicatat dengan alasannya.
3. Kas dihitung saat shift ditutup. Hitung uang per pecahan agar lebih teliti.
4. Bandingkan kas seharusnya dengan kas dihitung. Kas seharusnya adalah kas awal ditambah penjualan tunai dan kas masuk, dikurangi kas keluar.
5. Catat selisih dan tanda tangani. Karyawan shift lama dan shift baru sama-sama mengetahui hasil penghitungan.
6. Serahkan kas awal untuk shift berikutnya. Uang di atas jumlah kas awal disetor atau disimpan sesuai aturan toko.

Selain kas, serah terima juga mencakup informasi penting, misalnya barang yang hampir habis, pesanan yang belum diambil pembeli, atau keluhan pembeli yang perlu ditindaklanjuti.

Baca juga: 7 Proses Tutup Shift Toko yang Benar, Jangan Salah Urutan!

Bagaimana menangani tukar shift dan karyawan yang berhalangan?

Seberapa rapi pun jadwal disusun, akan selalu ada karyawan yang sakit, ada keperluan mendadak, atau ingin bertukar shift. Aturan yang jelas mencegah kekacauan di hari-H.

1. Tetapkan batas waktu pengajuan. Misalnya, permintaan tukar shift diajukan paling lambat satu hari sebelumnya, kecuali keadaan darurat.
2. Tukar dengan karyawan yang setara. Karyawan yang menggantikan sebaiknya bisa menjalankan tugas yang sama, termasuk tanggung jawab kasir.
3. Wajib persetujuan atasan. Atasan memastikan pertukaran tidak membuat seseorang bekerja melebihi batas jam kerja.
4. Catat setiap perubahan. Perubahan jadwal dicatat, sehingga jelas siapa yang bertugas saat terjadi selisih kas atau masalah lain.
5. Siapkan daftar cadangan. Simpan daftar karyawan yang bersedia menggantikan, termasuk karyawan paruh waktu.

Jika ada karyawan yang menggantikan sehingga bekerja lebih lama dari jam kerja normal, kelebihan itu termasuk waktu kerja lembur. Lembur memerlukan persetujuan pekerja dan wajib dibayar sesuai ketentuan.

Bagaimana menyusun jadwal shift saat musim ramai?

Menjelang hari raya, akhir tahun, atau musim liburan, banyak toko mengalami lonjakan pembeli. Jadwal biasa sering tidak cukup.

Beberapa langkah persiapan:

• Lihat data penjualan periode yang sama tahun sebelumnya untuk memperkirakan hari dan jam paling ramai.
• Umumkan jadwal musim ramai lebih awal, termasuk pembatasan cuti di tanggal tertentu, agar karyawan bisa bersiap.
• Tambah karyawan paruh waktu untuk jam ramai, daripada membebani karyawan tetap dengan lembur panjang.
• Patuhi batas lembur. Jika lembur tetap diperlukan, pastikan tidak melebihi batas 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, dengan persetujuan pekerja dan upah lembur yang dibayar.
• Siapkan stok dan uang kembalian lebih banyak, agar karyawan tidak terhambat saat antrean panjang.
• Atur ulang hari libur setelah musim ramai selesai, agar karyawan yang bekerja ekstra mendapat waktu istirahat.

Bagaimana aplikasi kasir membantu pengelolaan shift?

Mencatat kas dan jadwal shift secara manual di buku rawan salah dan sulit ditelusuri. Aplikasi kasir membantu mencatat setiap shift dengan rapi.

Di KasirXpert, fitur yang relevan:

• Buka dan tutup shift (semua paket). Kas awal, kas masuk dan keluar, hitung pecahan, serta perbandingan kas seharusnya dengan kas yang dihitung tercatat untuk setiap shift.
• PIN staf (semua paket). Setiap karyawan masuk ke kasir dengan PIN 4–6 angka miliknya sendiri, sehingga transaksi tercatat atas nama karyawan yang bertugas.
• Retur dan pembatalan dengan PIN atasan (mulai Pro). Nama penyetuju tercatat, sehingga tindakan sensitif di setiap shift bisa ditelusuri.
• Add-on Tim & Gaji (termasuk di paket Enterprise): jadwal kerja, absen di tablet kasir dengan PIN (dengan opsi selfie dan cek lokasi), izin dan cuti, serta perhitungan gaji, komisi, dan lembur.

Add-on Tim & Gaji tersedia dengan harga Rp29.000 per bulan di paket berbayar. Rincian lengkap ada di halaman fitur tim dan gaji dan halaman add-on.

Dengan pencatatan shift yang rapi di kasir, Anda bisa melihat selisih kas per shift dan per karyawan, sehingga masalah bisa ditemukan dan diperbaiki lebih cepat.

Kesalahan apa yang sering terjadi saat menyusun jadwal shift?

Hindari kesalahan berikut agar jadwal shift berjalan lancar dan adil.

• Tidak memperhatikan batas jam kerja. Jadwal yang membuat karyawan rutin bekerja melebihi waktu kerja normal tanpa ketentuan lembur yang benar berisiko melanggar aturan.
• Shift malam selalu untuk orang yang sama. Ini melelahkan dan terasa tidak adil.
• Jadwal diumumkan mendadak. Karyawan sulit merencanakan waktu pribadi dan lebih sering meminta tukar shift.
• Tidak ada waktu tumpang tindih atau serah terima. Kas dan informasi penting tidak berpindah dengan jelas.
• Jumlah orang sama sepanjang hari. Toko kelebihan orang di jam sepi dan kekurangan di jam ramai.
• Tukar shift tanpa catatan. Saat ada selisih kas, tidak jelas siapa yang bertugas.
• Tidak ada evaluasi. Pola keramaian berubah, tetapi jadwal tetap sama selama berbulan-bulan.

Kesimpulan

Jadwal shift kerja karyawan toko membantu usaha tetap berjalan sepanjang jam buka dengan beban kerja yang adil. Pola 2 shift cocok untuk toko yang buka belasan jam sehari, sedangkan pola 3 shift untuk usaha yang buka hampir atau penuh 24 jam.

Saat menyusun jadwal, perhatikan aturan waktu kerja, istirahat, dan lembur di peraturan resmi, sesuaikan jumlah karyawan dengan jam ramai, bagi hari libur secara bergiliran, dan tetapkan penanggung jawab kas di setiap shift. Terakhir, lakukan serah terima kas di setiap pergantian shift dan catat hasilnya. Dengan cara ini, toko tetap terlayani dengan baik dan setiap selisih bisa ditelusuri.

Pertanyaan umum

Berapa jam kerja karyawan dalam satu minggu?

Menurut PP Nomor 35 Tahun 2021, waktu kerja adalah 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Ada ketentuan khusus untuk sektor atau pekerjaan tertentu.

Berapa batas lembur karyawan?

PP Nomor 35 Tahun 2021 membatasi lembur paling lama 4 jam dalam sehari dan 18 jam dalam seminggu, dengan persetujuan pekerja dan pembayaran upah lembur.

Apa bedanya pola 2 shift dan 3 shift?

Pola 2 shift membagi jam buka menjadi shift pagi dan siang atau sore, cocok untuk toko yang buka sekitar 14 sampai 16 jam. Pola 3 shift dipakai untuk usaha yang buka hampir atau penuh 24 jam.

Apakah aplikasi kasir bisa membantu serah terima shift?

Bisa. Di KasirXpert, buka dan tutup shift tersedia di semua paket, lengkap dengan kas awal, kas masuk dan keluar, hitung pecahan, serta perbandingan kas seharusnya dengan kas yang dihitung. Penyusunan jadwal kerja tersedia lewat add-on Tim & Gaji.