Cara Menghitung Gaji Karyawan: Lembur, Komisi + Contoh Slip

Menggaji karyawan adalah salah satu tanggung jawab terbesar pemilik toko. Gaji yang dibayar tepat waktu dan dihitung dengan benar membuat karyawan percaya dan betah bekerja. Sebaliknya, salah hitung lembur, komisi yang tidak jelas, atau potongan yang tiba-tiba muncul bisa memicu keluhan, bahkan membuat karyawan memilih pindah.

Di toko kecil, gaji sering dihitung dengan cara sederhana: angka tetap per bulan, ditambah sedikit uang jika ada lembur. Cara ini bisa berjalan selama usaha masih kecil, tetapi mulai bermasalah ketika ada komisi penjualan, lembur di hari libur, karyawan yang izin, atau potongan kasbon.

Artikel ini membahas komponen gaji karyawan toko, cara menghitung gaji pokok dan tunjangan, komisi, potongan, dan upah lembur sesuai aturan yang berlaku, lengkap dengan contoh hitungan. Semua nama dan angka di artikel ini adalah contoh fiktif. Artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Untuk kepastian, rujuk peraturan resmi terbaru atau konsultasikan dengan pihak yang berwenang.

Jawaban singkat: gaji karyawan toko dihitung dengan menjumlahkan gaji pokok, tunjangan, komisi atau bonus, dan upah lembur, lalu dikurangi potongan yang disepakati atau diwajibkan aturan. Untuk lembur, PP Nomor 35 Tahun 2021 menetapkan upah sejam sebesar 1/173 dari upah sebulan, dengan lembur di hari kerja dibayar 1,5 kali upah sejam untuk jam pertama dan 2 kali untuk jam berikutnya.

Apa saja komponen gaji karyawan toko?

Sebelum menghitung, pahami dulu komponen yang membentuk gaji. Tidak semua toko memakai semua komponen ini, tetapi mengenalnya membantu Anda menyusun sistem gaji yang jelas.

Komponen gaji yang dipakai sebaiknya ditulis dalam perjanjian kerja atau peraturan toko, sehingga karyawan tahu sejak awal bagaimana gajinya dihitung.

Apa aturan pengupahan yang perlu diketahui?

Pengupahan diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, yang telah mengalami perubahan. Peraturan ini mengatur antara lain kebijakan pengupahan, upah minimum, struktur upah, dan pelindungan upah. Di dalamnya juga ada ketentuan khusus tentang upah pada usaha mikro dan kecil.

Karena peraturan pengupahan dan besaran upah minimum bisa berubah dari tahun ke tahun, langkah yang disarankan:

• Periksa teks peraturan terbaru di basis data peraturan resmi, termasuk perubahan terakhirnya.
• Ketahui upah minimum di daerah Anda, yang ditetapkan oleh pemerintah daerah setiap tahun.
• Pahami ketentuan untuk usaha mikro dan kecil jika usaha Anda termasuk kategori tersebut.
• Tanyakan ke dinas ketenagakerjaan setempat jika ragu.

Untuk waktu kerja dan lembur, aturan pelaksananya ada di Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, yang dibahas di bagian perhitungan lembur.

Bagaimana cara menghitung gaji pokok dan tunjangan?

Gaji pokok dan tunjangan tetap adalah bagian yang paling sederhana karena jumlahnya sama setiap bulan. Tunjangan tidak tetap, seperti uang makan per hari, dihitung berdasarkan kehadiran.

Gaji tetap = gaji pokok + tunjangan tetap

Tunjangan tidak tetap = tarif per hari × jumlah hari hadir

Contoh fiktif: Rina bekerja sebagai kasir dengan gaji pokok Rp2.800.000, tunjangan tetap Rp200.000, dan uang makan Rp20.000 per hari hadir. Bulan ini Rina hadir 24 hari.

• Gaji tetap: Rp2.800.000 + Rp200.000 = Rp3.000.000
• Uang makan: Rp20.000 × 24 hari = Rp480.000
• Subtotal: Rp3.480.000

Angka di atas hanya contoh. Pastikan gaji yang Anda tetapkan sesuai dengan ketentuan upah yang berlaku untuk usaha Anda.

Bagaimana menghitung gaji karyawan yang masuk di tengah bulan?

Karyawan baru sering mulai bekerja di tengah bulan, dan karyawan yang berhenti juga tidak selalu di akhir bulan. Gaji untuk bulan yang tidak penuh perlu dihitung secara proporsional.

Cara yang umum dipakai adalah membagi gaji tetap dengan jumlah hari kerja dalam bulan tersebut, lalu dikalikan jumlah hari kerja yang dijalani.

Gaji proporsional = gaji tetap ÷ hari kerja dalam sebulan × hari kerja yang dijalani

Contoh fiktif: Budi mulai bekerja di hari kerja ke-11 dalam bulan yang memiliki 26 hari kerja, sehingga ia bekerja 16 hari. Gaji tetapnya Rp3.000.000.

• Gaji proporsional: Rp3.000.000 ÷ 26 × 16 ≈ Rp1.846.154

Metode perhitungan proporsional sebaiknya ditulis di perjanjian kerja atau peraturan toko agar tidak menimbulkan salah paham.

Bagaimana menghitung gaji karyawan harian dan paruh waktu?

Tidak semua karyawan toko dibayar bulanan. Karyawan harian atau paruh waktu sering dipakai untuk mengisi jam ramai atau menggantikan karyawan yang libur. Cara menghitungnya lebih sederhana, tetapi tetap harus jelas.

Gaji harian = upah per hari × jumlah hari kerja

Gaji paruh waktu = upah per jam × jumlah jam kerja

Contoh fiktif: Sari bekerja paruh waktu di akhir pekan dengan upah Rp15.000 per jam. Dalam sebulan, ia bekerja 8 hari dengan 5 jam per hari.

• Total jam: 8 × 5 = 40 jam
• Gaji: 40 × Rp15.000 = Rp600.000

Hal yang perlu diperhatikan:

• Tulis kesepakatan upah dan jam kerja. Meskipun hanya paruh waktu, kesepakatan tertulis mencegah salah paham.
• Catat jam kerja yang sebenarnya. Jam masuk dan pulang dicatat setiap hari.
• Perhatikan aturan yang berlaku. Ketentuan upah untuk pekerja harian dan paruh waktu juga diatur dalam peraturan pengupahan. Periksa ketentuan terbaru sebelum menetapkan upah.
• Tentukan jadwal pembayaran. Misalnya setiap minggu atau setiap akhir bulan, dan patuhi jadwal itu.

Bagaimana cara menghitung komisi karyawan?

Komisi memberi karyawan alasan untuk melayani lebih baik dan menjual lebih banyak. Ada beberapa cara umum menghitung komisi.

Contoh fiktif komisi per layanan: di sebuah barbershop, kapster mendapat komisi Rp10.000 untuk setiap potong rambut. Bulan ini Andi melayani 180 potong rambut.

• Komisi: 180 × Rp10.000 = Rp1.800.000

Contoh fiktif bonus target: toko memberi bonus Rp300.000 jika penjualan bulanan toko mencapai target. Bulan ini target tercapai, sehingga setiap karyawan mendapat bonus Rp300.000.

Kunci sistem komisi yang adil adalah pencatatan. Setiap penjualan atau layanan harus tercatat atas nama karyawan yang melayani, sehingga perhitungan komisi bisa dicek ulang.

Bagaimana membagi komisi jika satu penjualan dilayani beberapa orang?

Di beberapa toko, satu pembeli bisa dilayani lebih dari satu karyawan. Misalnya, pramuniaga membantu memilih barang, lalu kasir menyelesaikan pembayaran. Tanpa aturan, pembagian komisi bisa menimbulkan perselisihan.

Beberapa pilihan yang umum:

• Komisi untuk karyawan yang tercatat di transaksi. Paling sederhana, tetapi bisa terasa tidak adil bagi yang membantu.
• Komisi dibagi rata untuk tim di shift tersebut. Cocok untuk toko kecil yang bekerja sebagai tim.
• Bonus tim berdasarkan target toko. Menggantikan komisi individu, sehingga semua karyawan terdorong bekerja sama.

Pilih satu cara, tulis aturannya, lalu terapkan secara konsisten. Jika komisi dihitung per karyawan, pastikan setiap transaksi atau layanan dicatat atas nama orang yang benar, misalnya dengan PIN masing-masing di kasir.

Bagaimana cara menghitung upah lembur?

Lembur adalah waktu kerja di luar waktu kerja normal. Menurut PP Nomor 35 Tahun 2021, waktu kerja normal adalah 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja. Lembur paling lama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, dilakukan atas persetujuan pekerja, dan wajib dibayar.

Untuk pekerja dengan upah bulanan, upah sejam dihitung dengan rumus:

Upah sejam = 1/173 × upah sebulan

Lembur di hari kerja biasa dibayar:

• Jam lembur pertama: 1,5 × upah sejam
• Setiap jam lembur berikutnya: 2 × upah sejam

Untuk lembur di hari istirahat mingguan atau hari libur resmi, tarifnya berbeda dan lebih tinggi. Periksa ketentuannya di peraturan tersebut sebelum menghitung.

Komponen "upah sebulan" untuk menghitung lembur juga memiliki ketentuan tersendiri, misalnya terkait gaji pokok dan tunjangan tetap. Pastikan Anda memakai dasar perhitungan yang sesuai aturan.

Contoh fiktif lembur di hari kerja: upah sebulan Rina (gaji pokok dan tunjangan tetap) adalah Rp3.000.000. Pada satu hari kerja, Rina lembur 3 jam untuk membantu stock opname.

Angka di atas dibulatkan dan hanya contoh. Dalam praktik, catat setiap jam lembur dengan jelas, termasuk tanggal, jam mulai, jam selesai, dan persetujuan karyawan.

Bagaimana menangani kasbon karyawan?

Kasbon karyawan, yaitu pinjaman yang diambil sebelum gajian, cukup umum di toko kecil. Jika tidak diatur, kasbon bisa menumpuk dan menyulitkan karyawan maupun pemilik.

Beberapa aturan yang membantu:

• Tetapkan batas kasbon. Misalnya tidak lebih dari persentase tertentu dari gaji bulanan.
• Catat setiap kasbon. Tanggal, jumlah, dan kesepakatan cicilan dicatat dan ditandatangani karyawan.
• Sepakati cara pengembalian. Apakah dipotong sekaligus di gaji berikutnya atau dicicil beberapa bulan.
• Tampilkan di slip gaji. Potongan kasbon dan sisa pinjaman ditampilkan agar karyawan bisa memeriksa.
• Jangan mencampur dengan kas toko. Uang kasbon sebaiknya dikeluarkan dan dicatat terpisah dari kas penjualan di laci.

Kasbon yang tercatat rapi membuat karyawan merasa dibantu, sementara pemilik tetap bisa mengendalikan arus kas toko.

Potongan apa saja yang bisa dikurangkan dari gaji?

Potongan gaji harus jelas dasarnya, baik karena diwajibkan aturan maupun karena disepakati dengan karyawan. Potongan yang muncul tiba-tiba tanpa kesepakatan sering memicu perselisihan.

Beberapa jenis potongan yang umum:

• Kasbon karyawan. Pinjaman yang diambil karyawan sebelum gajian, dipotong sesuai kesepakatan cicilan.
• Iuran jaminan sosial. Bagian iuran yang menjadi tanggungan pekerja, sesuai ketentuan program jaminan sosial yang berlaku.
• Pajak penghasilan. Jika penghasilan karyawan termasuk yang dikenai pajak, pemotongan mengikuti ketentuan perpajakan yang berlaku. Konsultasikan dengan pihak yang memahami perpajakan.
• Potongan lain yang disepakati. Misalnya potongan karena ketidakhadiran tanpa keterangan, sesuai peraturan toko atau perjanjian kerja.

Beberapa prinsip penting:

1. Tulis aturannya sejak awal di perjanjian kerja atau peraturan toko.
2. Tunjukkan rincian potongan di slip gaji agar karyawan bisa memeriksa.
3. Jangan memotong tanpa dasar yang jelas. Untuk potongan yang diatur ketentuan, ikuti batas dan tata caranya.

Seperti apa contoh slip gaji karyawan toko?

Berikut contoh fiktif rincian gaji satu bulan untuk Rina, kasir di sebuah toko kelontong, dengan memakai angka dari contoh sebelumnya.

Contoh ini belum memasukkan iuran jaminan sosial atau pajak, karena besarnya bergantung pada ketentuan dan kondisi masing-masing karyawan. Jika berlaku, tambahkan sebagai baris potongan tersendiri.

Slip gaji yang rapi sebaiknya memuat:

• Nama karyawan dan periode gaji
• Rincian setiap komponen pendapatan
• Rincian setiap potongan
• Gaji bersih yang diterima
• Tanggal pembayaran

Bagaimana mencatat kehadiran untuk perhitungan gaji?

Hampir semua komponen gaji bergantung pada data kehadiran: uang makan per hari, potongan ketidakhadiran, gaji proporsional, dan lembur. Karena itu, pencatatan kehadiran harus rapi dan bisa diperiksa.

Hal yang perlu dicatat setiap hari:

• Jam masuk dan jam pulang. Dasar untuk menghitung jam kerja dan lembur.
• Status kehadiran. Hadir, izin, sakit, cuti, atau tidak hadir tanpa keterangan.
• Pertukaran shift. Jika ada karyawan yang bertukar shift, catat siapa yang benar-benar bekerja.
• Lembur yang disetujui. Jam lembur dicatat bersama persetujuan karyawan dan atasan.

Cara mencatat bisa dimulai dari yang sederhana, misalnya buku absen yang ditandatangani setiap hari. Namun cara manual mudah dipalsukan dan sulit direkap di akhir bulan. Di KasirXpert, absen di tablet kasir dengan PIN, dengan opsi selfie dan cek lokasi, tersedia lewat add-on Tim & Gaji, sehingga data kehadiran langsung bisa dipakai untuk menghitung gaji.

Apa pun caranya, rekap kehadiran sebaiknya ditunjukkan kepada karyawan sebelum gaji dihitung, agar kesalahan bisa diperbaiki sejak awal.

Bagaimana langkah menghitung gaji setiap bulan?

Agar perhitungan gaji tidak berantakan, ikuti langkah yang sama setiap bulan.

1. Kumpulkan data kehadiran. Jumlah hari hadir, izin, cuti, dan ketidakhadiran.
2. Kumpulkan data lembur. Tanggal, jam mulai, jam selesai, dan persetujuan.
3. Kumpulkan data penjualan atau layanan per karyawan untuk menghitung komisi.
4. Hitung setiap komponen pendapatan. Gaji pokok, tunjangan, komisi, bonus, dan lembur.
5. Hitung potongan. Kasbon, iuran, dan potongan lain yang berlaku.
6. Susun slip gaji untuk setiap karyawan.
7. Periksa ulang sebelum dibayar. Minta orang kedua memeriksa, atau cocokkan dengan bulan sebelumnya.
8. Bayar tepat waktu sesuai tanggal yang disepakati.
9. Simpan arsip. Simpan data kehadiran, lembur, dan slip gaji untuk keperluan pencatatan.

Bagaimana menyusun struktur gaji yang adil di toko kecil?

Struktur gaji adalah susunan tingkat gaji berdasarkan jabatan, tanggung jawab, dan pengalaman. Di toko kecil, struktur ini tidak perlu rumit, tetapi tetap penting agar karyawan merasa diperlakukan adil.

Langkah sederhana menyusunnya:

1. Daftar jabatan yang ada. Misalnya kasir, pramuniaga, staf gudang, dan kepala toko.
2. Tentukan tanggung jawab setiap jabatan. Kepala toko yang memegang kunci, kas, dan jadwal tentu punya tanggung jawab lebih besar daripada pramuniaga.
3. Tetapkan rentang gaji per jabatan. Misalnya gaji pokok terendah dan tertinggi untuk setiap jabatan, sesuai ketentuan upah yang berlaku.
4. Tentukan dasar kenaikan. Lama bekerja, kinerja, atau tambahan tanggung jawab.
5. Komunikasikan dengan jelas. Karyawan sebaiknya tahu bagaimana mereka bisa naik ke tingkat gaji berikutnya.

Struktur yang jelas juga membantu pemilik saat merekrut karyawan baru, karena tidak perlu menentukan gaji dari nol setiap kali.

Kapan dan bagaimana menaikkan gaji karyawan?

Kenaikan gaji yang direncanakan membantu mempertahankan karyawan yang baik. Kenaikan yang tidak jelas aturannya justru bisa menimbulkan rasa tidak adil.

Beberapa saat yang umum dipakai untuk meninjau gaji:

• Setiap tahun. Banyak usaha meninjau gaji setahun sekali, misalnya menyesuaikan dengan perubahan upah minimum dan kenaikan biaya hidup.
• Saat ada tambahan tanggung jawab. Misalnya kasir yang diangkat menjadi kepala toko.
• Berdasarkan kinerja. Karyawan yang konsisten mencapai target atau jarang membuat selisih kas.

Agar kenaikan gaji tetap terjangkau oleh toko:

1. Hitung dampaknya ke biaya tetap. Kenaikan gaji menambah biaya tetap setiap bulan.
2. Pertimbangkan bentuk lain. Selain gaji pokok, kenaikan bisa berupa tunjangan atau bonus yang terkait kinerja.
3. Jelaskan dasar kenaikan. Karyawan yang tahu alasannya akan lebih menghargai kenaikan tersebut.

Bagaimana menyimpan arsip penggajian dengan rapi?

Arsip gaji yang rapi melindungi pemilik dan karyawan. Jika suatu saat ada pertanyaan tentang gaji bulan tertentu, Anda bisa menunjukkan rinciannya dengan cepat.

Beberapa kebiasaan yang membantu:

• Satu folder per bulan. Simpan rekap kehadiran, catatan lembur, data komisi, dan slip gaji setiap karyawan dalam satu folder per bulan.
• Simpan bukti pembayaran. Bukti transfer atau tanda terima tunai yang ditandatangani karyawan.
• Catat perubahan gaji. Setiap kenaikan atau perubahan komponen gaji dicatat dengan tanggal berlakunya.
• Simpan perjanjian kerja. Perjanjian kerja dan peraturan toko yang menjadi dasar perhitungan gaji disimpan bersama arsip.
• Jaga kerahasiaan. Data gaji bersifat pribadi. Batasi siapa yang bisa melihatnya.

Arsip yang lengkap juga memudahkan saat Anda menyusun laporan keuangan usaha, karena gaji biasanya menjadi salah satu biaya terbesar.

Bagaimana aplikasi kasir membantu menghitung gaji?

Menghitung gaji secara manual dari catatan kehadiran di kertas dan penjualan di buku memakan waktu dan rawan salah. Data yang paling penting untuk gaji, seperti kehadiran, penjualan per karyawan, dan layanan per karyawan, sebenarnya bisa tercatat langsung di kasir.

Di KasirXpert:

• PIN staf (semua paket). Setiap karyawan masuk ke kasir dengan PIN miliknya sendiri, sehingga penjualan tercatat atas nama karyawan yang melayani.
• Komisi staf per layanan (mulai Growth). Cocok untuk usaha jasa seperti salon, barbershop, bengkel, dan cuci kendaraan.
• Add-on Tim & Gaji (termasuk di paket Enterprise) menyediakan absen di tablet kasir dengan PIN (dengan opsi selfie dan cek lokasi), jadwal kerja, izin dan cuti, perhitungan gaji, komisi, dan lembur, slip gaji lewat WhatsApp, serta pengumuman ke staf.

Add-on Tim & Gaji tersedia dengan harga Rp29.000 per bulan di paket berbayar. Rincian lengkap ada di halaman fitur tim dan gaji dan halaman add-on. Harga setiap paket ada di halaman harga.

Meskipun aplikasi membantu menghitung, tanggung jawab atas besaran upah, kepatuhan terhadap aturan, potongan, dan kewajiban lain tetap ada pada pemilik usaha. Pastikan pengaturan di aplikasi sesuai dengan perjanjian kerja dan peraturan yang berlaku.

Baca juga: Berapa Nominal Gaji Kasir Cafe, Toko, Restoran, dan Retail?

Kesalahan apa yang sering terjadi saat menghitung gaji karyawan?

Hindari kesalahan berikut agar perhitungan gaji tetap benar dan dipercaya karyawan.

• Aturan gaji tidak tertulis. Karyawan tidak tahu bagaimana gajinya dihitung, sehingga mudah curiga.
• Lembur tidak dicatat dengan jelas. Tanpa catatan jam mulai dan selesai, perhitungan lembur sering diperdebatkan.
• Menghitung lembur dengan tarif sendiri. Upah lembur sebaiknya dihitung sesuai ketentuan yang berlaku, bukan nominal tetap yang ditentukan sepihak.
• Komisi tanpa data penjualan per karyawan. Komisi dihitung berdasarkan perkiraan, bukan data.
• Potongan tanpa dasar. Potongan yang tidak disepakati atau tidak sesuai aturan memicu perselisihan.
• Tidak memeriksa ketentuan upah terbaru. Upah minimum dan aturan pengupahan bisa berubah.
• Gaji terlambat dibayar. Keterlambatan berulang merusak kepercayaan karyawan.

Kesimpulan

Menghitung gaji karyawan toko dimulai dengan memahami komponennya: gaji pokok, tunjangan, komisi atau bonus, dan upah lembur, lalu dikurangi potongan yang jelas dasarnya. Tulis aturan perhitungan di perjanjian kerja atau peraturan toko, sehingga karyawan tahu sejak awal bagaimana gajinya dihitung.

Untuk lembur, gunakan ketentuan di PP Nomor 35 Tahun 2021: upah sejam sebesar 1/173 dari upah sebulan, dengan 1,5 kali untuk jam pertama dan 2 kali untuk jam berikutnya di hari kerja. Untuk upah minimum dan ketentuan pengupahan lain, rujuk PP Nomor 36 Tahun 2021 beserta perubahannya dan ketentuan di daerah Anda.

Terakhir, catat kehadiran, lembur, dan penjualan per karyawan dengan rapi, susun slip gaji yang jelas, dan bayar tepat waktu. Dengan cara ini, gaji tidak lagi menjadi sumber masalah, melainkan alasan karyawan untuk bertahan.

Pertanyaan umum

Apa saja komponen gaji karyawan toko?

Komponen yang umum adalah gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, komisi atau bonus, dan upah lembur, lalu dikurangi potongan yang disepakati atau diwajibkan aturan.

Bagaimana cara menghitung upah lembur per jam?

Menurut PP Nomor 35 Tahun 2021, untuk pekerja dengan upah bulanan, upah sejam dihitung 1/173 dari upah sebulan. Lembur di hari kerja dibayar 1,5 kali upah sejam untuk jam pertama dan 2 kali upah sejam untuk setiap jam berikutnya.

Apakah usaha kecil wajib membayar upah minimum?

PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan beserta perubahannya mengatur ketentuan khusus untuk usaha mikro dan kecil. Karena ketentuannya bisa berubah, periksa teks peraturan terbaru atau tanyakan ke dinas ketenagakerjaan setempat.

Apakah aplikasi kasir bisa menghitung gaji karyawan?

Di KasirXpert, perhitungan gaji, komisi, dan lembur tersedia lewat add-on Tim & Gaji, bersama absen di tablet kasir dengan PIN dan slip gaji lewat WhatsApp. Komisi staf per layanan tersedia mulai paket Growth.