Contoh Nota Penjualan Toko: Isi Wajib, Format, dan Nota Digital

Seorang pelanggan kembali ke toko sambil membawa barang yang rusak. "Saya beli di sini minggu lalu," katanya. Kasir bertanya apakah ia membawa nota, dan pelanggan menggeleng karena notanya sudah dibuang. Tanpa nota, tidak ada yang bisa memastikan kapan dan berapa barang itu dibeli.

Nota penjualan sering dianggap hal kecil, padahal perannya besar. Bagi pelanggan, nota adalah bukti pembelian. Bagi pemilik toko, nota adalah catatan transaksi yang menjadi dasar laporan penjualan, pencocokan kas, dan penanganan retur. Nota yang tidak lengkap atau tidak konsisten bisa menimbulkan salah paham dan menyulitkan pembukuan.

Artikel ini membahas fungsi nota penjualan, isi yang wajib ada, beberapa contoh nota untuk toko, usaha jasa, rumah makan, dan penjualan kasbon, perbedaan nota dengan faktur dan kuitansi, serta pilihan antara nota kertas dan nota digital.

Jawaban singkatnya: nota penjualan adalah bukti transaksi jual beli yang diberikan penjual kepada pembeli. Nota yang baik minimal memuat identitas toko, nomor dan tanggal nota, daftar barang dengan jumlah dan harga, total, serta metode pembayaran. Di KasirXpert, struk 58 atau 80 mm bisa dicetak di semua paket, sedangkan nota WhatsApp dan nota online 90 hari tersedia mulai paket Pro.

Apa itu nota penjualan?

Nota penjualan adalah dokumen yang mencatat transaksi antara penjual dan pembeli. Isinya menjelaskan barang atau jasa apa yang dibeli, berapa jumlahnya, berapa harganya, dan bagaimana pembayarannya dilakukan.

Di toko ritel, nota sering disebut struk, terutama bila dicetak dari printer kasir. Di usaha jasa seperti laundry atau bengkel, nota juga berfungsi sebagai tanda terima barang pelanggan. Apa pun sebutannya, fungsinya sama, yaitu mencatat transaksi secara tertulis.

Nota penjualan biasanya dibuat dua salinan atau tercatat di sistem: satu untuk pembeli dan satu untuk arsip penjual. Dengan aplikasi kasir, salinan penjual tersimpan otomatis sebagai data transaksi, sehingga pemilik tidak perlu lagi menyimpan tumpukan kertas.

Apa fungsi nota penjualan?

Nota punya beberapa fungsi yang langsung terasa bagi pelanggan maupun pemilik usaha. Berikut yang paling penting.

1. Bukti pembelian bagi pelanggan

Nota membuktikan bahwa pelanggan sudah membayar barang atau jasa tertentu. Bukti ini diperlukan saat pelanggan ingin menukar barang, mengajukan retur, atau mengklaim garansi toko.

2. Catatan transaksi bagi pemilik

Setiap nota adalah satu baris catatan penjualan. Kumpulan nota menjadi dasar laporan penjualan harian, omzet bulanan, dan laba rugi. Tanpa nota, angka-angka tersebut hanya perkiraan.

3. Alat mencocokkan kas

Saat tutup shift, total nota tunai seharusnya sama dengan uang di laci. Bila tidak cocok, nota membantu menelusuri transaksi mana yang bermasalah.

4. Dasar menangani retur dan keluhan

Nota menunjukkan kapan barang dibeli dan berapa harganya. Informasi ini membuat penanganan retur dan keluhan lebih cepat dan adil bagi kedua pihak.

5. Pengingat bagi pelanggan

Nota yang mencantumkan nama dan kontak toko membuat pelanggan mudah menghubungi Anda lagi. Nota digital di HP pelanggan bahkan lebih sulit hilang daripada nota kertas.

Apa saja isi wajib nota penjualan?

Format nota bisa berbeda-beda, tetapi isinya sebaiknya mencakup komponen berikut agar lengkap dan jelas.

Untuk penjualan dengan pembayaran belakangan, tambahkan nama pelanggan, sisa tagihan, dan tanggal jatuh tempo. Untuk usaha jasa, tambahkan tanggal selesai atau tanggal pengambilan.

Nomor nota yang unik sering dianggap sepele, padahal sangat membantu. Saat ada pertanyaan dari pelanggan atau selisih kas, nomor nota memudahkan Anda menemukan transaksi yang dimaksud dengan cepat.

Bagaimana contoh nota penjualan untuk berbagai usaha?

Berikut beberapa contoh nota dengan nama usaha dan angka fiktif. Gunakan sebagai acuan format, lalu sesuaikan dengan kebutuhan usaha Anda.

Contoh nota penjualan tunai toko kelontong

Toko Berkah Jaya · Jl. Melati No. 12 · 0812-0000-0000 No. nota: TBJ-20261106-0042 · 6 November 2026, 10.15 · Kasir: Rina

Catatan di bawah nota: "Barang yang sudah dibeli dapat ditukar maksimal 3 hari dengan menunjukkan nota."

Format ini cocok untuk toko ritel dengan banyak barang per transaksi. Kolom jumlah dan harga satuan membuat pelanggan mudah memeriksa belanjaannya sebelum meninggalkan toko.

Contoh nota penjualan usaha jasa

Untuk usaha jasa seperti laundry, nota juga berfungsi sebagai tanda terima barang pelanggan.

Laundry Wangi · No. nota: LW-1106-018 · Masuk: 6 November 2026 · Selesai: 8 November 2026 Pelanggan: Ibu Dewi · 0813-0000-0000

Untuk usaha jasa, tanggal selesai dan nama serta kontak pelanggan sangat penting. Informasi ini mencegah barang tertukar dan memudahkan Anda menghubungi pelanggan bila cucian sudah siap.

Contoh nota rumah makan dengan pajak dan service charge

Rumah makan yang memungut pajak dan service charge sebaiknya menampilkan keduanya dengan jelas di nota. Persentase di bawah ini hanya contoh angka. Tarif pajak daerah mengikuti peraturan daerah setempat.

Warung Bu Sri · No. nota: WBS-0912 · 6 November 2026, 12.40 · Meja 3 · Makan di Tempat

Dalam contoh ini, pajak dihitung dari subtotal ditambah service charge. Urutan dan dasar perhitungan bisa berbeda tergantung aturan di daerah Anda, jadi pastikan pengaturannya sesuai ketentuan yang berlaku.

Contoh nota penjualan kasbon

Untuk pelanggan langganan yang membayar belakangan, nota perlu mencatat sisa tagihan dan jatuh tempo.

Toko Berkah Jaya · No. nota: TBJ-20261106-0057 · 6 November 2026 Pelanggan: Pak Budi · Jatuh tempo: 13 November 2026

Nota kasbon sebaiknya diberikan kepada pelanggan, dan salinannya tersimpan di toko. Dengan begitu, kedua pihak melihat angka yang sama saat tagihan jatuh tempo.

Apa beda nota penjualan, faktur, dan kuitansi?

Nota sering tertukar dengan dua dokumen lain, yaitu faktur dan kuitansi. Ketiganya mencatat transaksi, tetapi dipakai dalam situasi yang berbeda.

Untuk toko ritel dan usaha jasa sehari-hari, nota penjualan sudah cukup. Faktur lebih sering dibutuhkan saat Anda menjual ke usaha lain, misalnya toko yang memasok kafe atau kantor, karena pembeli memerlukan dokumen tagihan yang lebih lengkap. Di KasirXpert, penjualan antarusaha dengan faktur, pembayaran sebagian, serta cetak A4 dan A5 tersedia mulai paket Growth.

Baca juga: 6 Manfaat Menggunakan Struk Digital Online untuk Bisnis

Nota kertas atau nota digital, mana yang lebih baik?

Kedua jenis nota punya kelebihan masing-masing. Banyak toko memakai keduanya, tergantung permintaan pelanggan.

Nota kertas

Nota kertas dicetak dari printer struk thermal dan langsung diberikan kepada pelanggan. Kelebihannya, pelanggan bisa langsung memegang bukti pembelian, dan tidak memerlukan nomor HP pelanggan. Kekurangannya, kertas thermal mudah pudar dan nota kertas mudah hilang.

Di KasirXpert, struk 58 atau 80 mm bisa dicetak lewat printer Bluetooth, USB, atau LAN di semua paket. Daftar printer dan perangkat yang didukung ada di halaman perangkat.

Nota digital

Nota digital dikirim ke HP pelanggan, misalnya lewat WhatsApp. Kelebihannya, nota tidak mudah hilang, tidak pudar, dan nama toko Anda tersimpan di HP pelanggan. Kekurangannya, Anda perlu meminta nomor HP pelanggan, dan sebagian pelanggan tidak ingin memberikannya.

Mulai paket Pro, nota KasirXpert bisa dikirim ke WhatsApp pelanggan dengan satu ketukan dan tersedia sebagai nota online selama 90 hari. Bila Anda ingin nota terkirim otomatis dari nomor WhatsApp toko, fitur itu tersedia lewat add-on WA Otomatis. Informasi add-on ada di halaman add-on.

Bagaimana memilih printer struk untuk mencetak nota?

Bila Anda memilih nota kertas, printer struk adalah perangkat yang paling penting. Ada beberapa hal yang sebaiknya dipertimbangkan sebelum membeli.

Pertama, ukuran kertas. Printer 58 mm lebih ringkas dan cocok untuk toko kecil, warung, atau usaha keliling. Printer 80 mm menghasilkan nota yang lebih lebar dan mudah dibaca, cocok untuk toko dengan banyak barang per transaksi atau rumah makan yang mencantumkan pajak dan service charge.

Kedua, cara tersambung. Printer Bluetooth praktis bila kasir memakai HP atau tablet dan tempatnya sering berpindah. Printer USB cocok untuk kasir tetap dengan laptop. Printer LAN cocok untuk usaha yang memakai beberapa perangkat kasir atau printer dapur di jaringan yang sama. Di KasirXpert, struk 58 atau 80 mm bisa dicetak lewat Bluetooth, USB, atau LAN.

Ketiga, kebutuhan laci kas. Banyak printer struk bisa terhubung dengan laci kas, sehingga laci terbuka saat transaksi selesai. Di KasirXpert, laci kas bisa dibuka lewat printer.

Terakhir, perhatikan kertasnya. Kertas thermal yang terlalu tipis atau berkualitas rendah cepat pudar, sehingga nota sulit dibaca beberapa minggu kemudian. Simpan stok kertas di tempat yang kering dan tidak terkena panas langsung.

Bagaimana menyimpan dan mengarsipkan nota?

Nota bukan hanya untuk pelanggan. Salinan nota adalah catatan penting bagi toko, terutama saat ada keluhan, retur, atau saat Anda menyusun laporan penjualan dan laba rugi.

Bila Anda masih memakai nota tulis tangan atau nota rangkap, simpan salinannya per hari dalam map atau amplop yang diberi tanggal. Susun berdasarkan nomor nota agar mudah dicari. Kebiasaan sederhana ini sangat membantu saat Anda perlu menelusuri transaksi beberapa minggu atau bulan sebelumnya.

Namun arsip kertas punya banyak kelemahan. Kertas thermal memudar, map bisa basah atau hilang, dan mencari satu nota di antara ribuan lembar memakan waktu. Karena itu, banyak usaha beralih ke pencatatan di aplikasi kasir, di mana setiap transaksi tersimpan sebagai data yang bisa dicari kapan saja.

Di KasirXpert, setiap transaksi tercatat di sistem sejak kasir menyelesaikannya. Mulai paket Pro, nota yang dikirim ke WhatsApp juga tersedia sebagai nota online selama 90 hari, sehingga pelanggan bisa membuka kembali bukti belanjanya. Untuk keperluan pembukuan, mulai paket Pro data penjualan juga bisa diekspor ke CSV atau XLSX.

Bagaimana nota membantu menangani retur dan keluhan?

Nota adalah dasar paling penting saat pelanggan ingin menukar atau mengembalikan barang. Tanpa nota, toko sulit memastikan kapan barang dibeli, berapa harganya, dan apakah barang itu memang berasal dari toko tersebut.

Saat pelanggan datang dengan keluhan, nota membantu menjawab beberapa pertanyaan sekaligus. Apakah barang masih dalam batas waktu retur? Berapa harga yang dibayar, termasuk potongan yang diberikan? Siapa kasir yang melayani, bila ada hal yang perlu ditanyakan? Dengan jawaban yang jelas, penanganan keluhan menjadi lebih cepat dan adil.

Tuliskan aturan retur singkat di bagian bawah nota, misalnya batas hari penukaran dan syarat kondisi barang. Pelanggan yang membaca aturan ini sejak awal cenderung tidak kecewa bila permintaan retur tidak bisa dipenuhi karena melewati batas waktu.

Di KasirXpert, mulai paket Pro, retur dan pembatalan transaksi memerlukan PIN atasan, dan nama penyetujunya tercatat. Dengan begitu, setiap retur yang berawal dari nota pelanggan punya jejak yang jelas di sistem.

Bagaimana nota untuk pesanan dengan DP?

Usaha yang menerima pesanan, seperti toko kue, penjahit, percetakan, atau katering, sering menerima uang muka sebelum pesanan selesai. Nota untuk transaksi seperti ini perlu mencatat lebih banyak informasi daripada nota penjualan biasa.

Nota pesanan sebaiknya mencantumkan detail pesanan, total harga, jumlah DP yang sudah dibayar, sisa pembayaran, dan tanggal pengambilan. Saat pelanggan datang mengambil pesanan, nota pelunasan dibuat dengan mencantumkan bahwa DP sudah diperhitungkan.

Di KasirXpert, pesanan dengan DP untuk usaha seperti kue, penjahit, percetakan, optik, dan katering tersedia mulai paket Growth dan dicatat di kasir. Dengan begitu, kasir yang menerima pelunasan bisa melihat berapa yang sudah dibayar tanpa harus mencari nota lama.

Kenapa nomor nota perlu berurutan?

Nomor nota sering dibuat asal-asalan, padahal urutannya punya fungsi pengawasan yang penting. Nomor yang berurutan membuat setiap transaksi punya tempat yang jelas dalam catatan harian toko.

Bila nomor nota berurutan, nota yang hilang atau dibatalkan mudah terlihat. Misalnya dalam satu hari ada nota nomor 041 sampai 080, lalu nomor 057 tidak ditemukan. Anda bisa langsung menelusuri apa yang terjadi pada transaksi tersebut: apakah dibatalkan, salah cetak, atau ada hal lain yang perlu diperiksa.

Nomor yang berurutan juga memudahkan pencarian. Saat pelanggan datang membawa nota untuk retur, kasir cukup mencari nomornya, bukan menebak tanggal dan isi belanjaan. Untuk usaha dengan beberapa kasir atau beberapa outlet, format nomor yang menyertakan kode outlet atau tanggal membantu membedakan nota dari tempat yang berbeda.

Dengan aplikasi kasir, nomor nota dibuat otomatis untuk setiap transaksi, sehingga tidak ada nomor yang terlewat atau terpakai dua kali. Kasir tidak perlu lagi mengingat nomor terakhir atau menulisnya secara manual.

Apakah usaha kecil wajib memberi nota?

Bagi banyak usaha kecil, memberi nota terasa seperti pekerjaan tambahan, terutama untuk transaksi bernilai kecil. Namun nota sebenarnya melindungi kedua pihak. Pelanggan punya bukti pembelian, dan toko punya catatan yang bisa dipakai bila ada pertanyaan di kemudian hari.

Untuk transaksi kecil seperti membeli sebungkus kopi atau sebotol air, banyak pelanggan memang tidak meminta nota. Meski begitu, transaksi tersebut tetap sebaiknya tercatat di kasir. Catatan inilah yang menjadi dasar laporan penjualan harian, omzet bulanan, dan perhitungan laba. Nota cetak bisa diberikan bila pelanggan memintanya, sedangkan catatan transaksinya tetap tersimpan di sistem.

Untuk transaksi bernilai lebih besar, penjualan kasbon, pesanan dengan DP, atau usaha jasa yang menerima barang milik pelanggan, nota sebaiknya selalu diberikan. Pada transaksi seperti ini, risiko salah paham jauh lebih besar, dan nota menjadi pegangan bersama yang paling sederhana.

Bagaimana membuat nota penjualan yang rapi?

Nota yang rapi membuat toko terlihat profesional dan mengurangi pertanyaan dari pelanggan. Berikut beberapa tips yang bisa langsung diterapkan.

1. Gunakan nama barang yang jelas. Tulis "Minyak goreng 2 liter", bukan sekadar "Minyak". Pelanggan lebih mudah memeriksa dan Anda lebih mudah menelusuri.
2. Pakai nomor nota yang berurutan. Nomor yang berurutan memudahkan pelacakan dan membantu mendeteksi nota yang hilang atau dibatalkan.
3. Tampilkan potongan secara terpisah. Pelanggan senang melihat berapa yang mereka hemat, dan Anda bisa menelusuri diskon yang diberikan.
4. Cantumkan metode pembayaran. Informasi ini penting untuk mencocokkan kas dan pembayaran non-tunai.
5. Tambahkan aturan retur singkat. Satu kalimat di bagian bawah nota mencegah banyak salah paham.
6. Konsisten di semua kasir. Dengan aplikasi kasir, semua nota memakai format yang sama, siapa pun kasirnya.

Kesalahan apa yang sering terjadi pada nota penjualan?

Berikut kesalahan yang sering ditemui di nota penjualan toko kecil.

1. Nota ditulis tangan dan sulit dibaca. Pelanggan dan pemilik sama-sama kesulitan memahami isinya di kemudian hari.
2. Tidak ada nomor nota. Transaksi sulit dilacak saat ada keluhan atau selisih kas.
3. Total tidak sesuai rincian. Kesalahan hitung manual membuat pelanggan curiga, walaupun tidak disengaja.
4. Metode pembayaran tidak dicatat. Saat tutup shift, sulit membedakan uang tunai dan pembayaran non-tunai.
5. Nota tidak diberikan sama sekali. Pelanggan kehilangan bukti, dan toko kehilangan catatan transaksi.

Sebagian besar kesalahan ini hilang dengan sendirinya bila nota dibuat dari aplikasi kasir, karena perhitungan dan format sudah otomatis. Gambaran lengkap fitur kasir dan nota ada di halaman fitur kasir.

Kesimpulan

Nota penjualan adalah bukti transaksi yang sederhana tetapi sangat penting. Nota yang lengkap memuat identitas toko, nomor dan tanggal, daftar barang dengan jumlah dan harga, total, serta metode pembayaran. Untuk penjualan kasbon dan usaha jasa, tambahkan data pelanggan dan tanggal penting seperti jatuh tempo atau tanggal selesai.

Pilih format yang sesuai dengan usaha Anda, gunakan contoh di atas sebagai acuan, dan pertimbangkan nota digital untuk pelanggan yang lebih suka bukti pembelian di HP. Dengan nota yang rapi dan konsisten, pelanggan merasa lebih aman berbelanja dan Anda punya catatan penjualan yang bisa diandalkan.

Pertanyaan umum

Apa saja isi wajib nota penjualan?

Minimal nama dan alamat toko, nomor nota, tanggal, daftar barang dengan jumlah dan harga, total, metode pembayaran, dan nama kasir. Untuk penjualan kasbon, tambahkan nama pelanggan dan tanggal jatuh tempo.

Apa beda nota penjualan dan faktur?

Nota penjualan biasanya diberikan untuk transaksi langsung di toko, terutama yang dibayar saat itu juga. Faktur umumnya dipakai untuk penjualan antarusaha yang dibayar belakangan, dengan rincian syarat pembayaran yang lebih lengkap.

Apakah nota digital sah sebagai bukti pembelian?

Nota digital berfungsi sebagai bukti transaksi sama seperti nota kertas, selama isinya lengkap dan bisa ditunjukkan kembali. Untuk keperluan formal tertentu, cek persyaratan pihak yang meminta bukti tersebut.

Berapa ukuran kertas struk yang umum dipakai?

Printer struk thermal umumnya memakai kertas 58 mm atau 80 mm. Di KasirXpert, struk 58 atau 80 mm bisa dicetak lewat printer Bluetooth, USB, atau LAN.

Bisakah nota dikirim lewat WhatsApp?

Bisa. Mulai paket Pro, nota KasirXpert bisa dikirim ke WhatsApp pelanggan dan tersedia sebagai nota online selama 90 hari.