Aplikasi Stok Barang: Cara Memilih dan Mengelola Stok Toko

Hampir setiap pemilik toko pernah mengalaminya: pembeli menanyakan barang yang menurut catatan masih ada, tetapi raknya ternyata kosong. Atau sebaliknya, gudang penuh dengan barang yang tidak laku, sementara barang laris justru sering habis. Masalah ini jarang terjadi karena pemiliknya lalai. Biasanya penyebabnya sederhana: stok dicatat terpisah dari penjualan, sehingga angka di buku atau Excel selalu tertinggal dari kenyataan.

Semakin banyak jenis barang yang Anda jual, semakin sulit mengandalkan ingatan dan catatan manual. Toko dengan ratusan produk, beberapa supplier, dan lebih dari satu staf membutuhkan sistem yang memotong stok secara otomatis setiap kali barang terjual, memberi tanda saat barang hampir habis, dan memudahkan pencocokan stok fisik secara rutin.

Artikel ini membahas cara memilih aplikasi stok barang yang sesuai dengan usaha Anda, fitur apa yang dibutuhkan setiap jenis usaha, alur pembelian ke supplier, langkah stock opname, dan cara menghitung stok untuk usaha kuliner. Contoh usaha di artikel ini fiktif.

Jawaban singkat: aplikasi stok barang yang baik terhubung langsung dengan kasir, sehingga stok terpotong otomatis setiap penjualan dan tercatat per outlet. Pilih aplikasi yang mendukung cara Anda menjual (varian, satuan ganda, per kg, atau resep), memberi notifikasi stok menipis dan kedaluwarsa, menyediakan stock opname, dan mencatat barang masuk dari supplier. Untuk toko yang berkembang, pastikan juga ada pesanan pembelian (PO) dan transfer stok antar outlet.

Apa itu aplikasi stok barang?

Aplikasi stok barang adalah aplikasi untuk mencatat jumlah barang yang Anda miliki, barang yang masuk, dan barang yang keluar. Istilah lainnya adalah aplikasi inventori atau aplikasi persediaan. Fungsinya menjawab tiga pertanyaan sederhana yang menentukan kesehatan toko: barang apa yang tersedia, berapa jumlahnya, dan kapan harus membeli lagi.

Ada dua jenis aplikasi stok yang umum dipakai usaha kecil:

1. Aplikasi stok yang berdiri sendiri. Stok dicatat di aplikasi terpisah dari kasir. Setiap penjualan harus dicatat dua kali, sekali di kasir dan sekali di aplikasi stok, atau dicocokkan di akhir hari.
2. Aplikasi stok yang menyatu dengan kasir. Stok dan kasir memakai data produk yang sama. Saat kasir menyelesaikan transaksi, stok langsung berkurang. Saat barang dari supplier diterima, stok langsung bertambah.

Untuk toko ritel, kafe, dan usaha kecil lainnya, jenis kedua jauh lebih praktis karena menghilangkan pencatatan ganda. KasirXpert termasuk jenis ini: stok per outlet terpotong otomatis setiap penjualan, di semua paket termasuk Gratis.

Pencatatan yang mengikuti setiap transaksi seperti ini dikenal sebagai sistem perpetual. Kebalikannya adalah sistem periodik, ketika stok baru diketahui setelah dihitung pada akhir periode. Sistem perpetual memberi Anda angka stok yang selalu terbarui, sementara penghitungan fisik tetap dilakukan secara berkala lewat stock opname untuk memastikan angkanya benar.

Sebelum masuk ke cara memilih, berikut beberapa istilah yang akan sering Anda temui di aplikasi stok.

Mengapa toko perlu aplikasi stok barang, bukan buku atau Excel?

Buku catatan dan Excel tetap berguna, terutama saat usaha baru mulai. Namun keduanya punya kelemahan yang sama: angka stok hanya benar jika seseorang rajin memperbaruinya setelah setiap penjualan dan setiap barang masuk. Di toko yang ramai, hal ini hampir mustahil dilakukan secara konsisten.

Tabel berikut membandingkan tiga cara mencatat stok yang paling sering dipakai usaha kecil.

Selain akurasi, aplikasi stok juga menghemat waktu. Pemilik tidak perlu lagi menyalin catatan penjualan ke buku stok setiap malam, dan staf bisa langsung melihat apakah barang yang ditanyakan pembeli masih tersedia.

Ada juga dampak langsung ke keuangan toko. Stok yang tidak tercatat dengan baik membuat modal tertahan di barang yang tidak laku, sementara barang laris kehabisan dan penjualan hilang. Dengan data stok yang akurat, Anda bisa membeli barang sesuai kebutuhan, bukan berdasarkan perkiraan.

Baca juga: 5 Manfaat Fitur Kontrol Stok di Aplikasi Kasir, Cek Stok Makin Praktis!

Bagaimana cara memilih aplikasi stok barang?

Artikel tentang manfaat fitur stok biasanya berhenti pada "stok jadi rapi". Saat memilih aplikasi, Anda perlu melangkah lebih jauh: apakah aplikasinya cocok dengan cara toko Anda menjual dan membeli barang? Berikut kriteria yang bisa Anda pakai sebagai daftar periksa.

1. Terhubung langsung dengan kasir

Kriteria paling penting adalah apakah stok berkurang otomatis saat kasir mencatat penjualan. Jika tidak, Anda kembali ke masalah pencatatan ganda. Periksa juga apakah kasir memberi peringatan saat stok barang yang dijual sudah menipis, sehingga staf bisa memberi tahu pemilik.

2. Stok per outlet

Jika Anda punya, atau berencana membuka, lebih dari satu cabang, pastikan stok dicatat per outlet. Penjualan di cabang A seharusnya hanya mengurangi stok cabang A. Tanpa pemisahan ini, Anda tidak akan tahu cabang mana yang perlu dikirimi barang.

3. Cocok dengan cara Anda menjual

Setiap jenis usaha menjual barang dengan cara berbeda. Periksa apakah aplikasi mendukung kebutuhan berikut sesuai usaha Anda:

• Varian: toko pakaian atau sepatu membutuhkan varian ukuran dan warna, dengan stok per varian.
• Satuan jual ganda: toko bangunan atau grosir sering menjual per biji sekaligus per dus atau per lusin.
• Jual per kg: toko sayur, buah, atau barang curah menjual berdasarkan berat.
• Harga grosir bertingkat: harga per unit turun saat pembeli membeli dalam jumlah besar.
• Bahan baku dan resep: kafe dan resto perlu tahu sisa bahan, bukan hanya jumlah menu yang terjual.

4. Peringatan stok menipis dan kedaluwarsa

Aplikasi stok sebaiknya tidak hanya mencatat, tetapi juga mengingatkan. Notifikasi stok menipis membantu Anda memesan ulang sebelum rak kosong. Notifikasi kedaluwarsa penting untuk toko makanan, minuman, kosmetik, dan obat.

5. Stock opname bawaan

Penghitungan fisik tetap wajib, seberapa pun bagusnya aplikasi. Pilih aplikasi yang menyediakan fitur stock opname, sehingga hasil hitung fisik bisa langsung dibandingkan dengan stok di sistem dan selisihnya tercatat.

6. Pencatatan supplier dan pembelian

Stok bertambah dari barang yang Anda beli. Aplikasi yang baik mencatat supplier dan barang masuk, sehingga Anda tahu kapan dan dari siapa barang dibeli. Untuk toko yang belanja rutin, fitur pesanan pembelian (PO), penerimaan barang, dan retur ke supplier membuat pembelian jauh lebih tertib.

7. Impor dan ekspor data

Jika Anda pindah dari Excel atau aplikasi lama, kemampuan impor produk dari file CSV atau XLSX menghemat banyak waktu. Kemampuan ekspor juga penting agar data Anda tidak terkunci di satu aplikasi.

8. Pembagian akses untuk staf

Tidak semua staf perlu bisa mengubah stok. Pilih aplikasi yang mengenal peran, misalnya kasir, staf gudang, dan pemilik, sehingga setiap orang hanya mengakses bagian yang menjadi tugasnya.

9. Bisa tumbuh bersama usaha

Kebutuhan toko yang baru buka berbeda dengan toko yang sudah punya tiga cabang. Pilih aplikasi yang memungkinkan Anda mulai dari fitur dasar, lalu menambah fitur seperti PO, transfer stok, atau resep ketika memang dibutuhkan, tanpa harus memindahkan data ke sistem lain.

Fitur stok apa yang dibutuhkan setiap jenis usaha?

Kriteria di atas berlaku umum, tetapi prioritasnya berbeda untuk setiap jenis usaha. Tabel berikut membantu Anda menentukan fitur mana yang paling penting untuk toko Anda, beserta paket KasirXpert yang menyediakannya.

Beberapa catatan dari tabel di atas:

• Fitur dasar sudah tersedia di semua paket. Produk dan kategori dengan foto, SKU dan barcode, cetak label harga dan barcode, stok per outlet yang terpotong otomatis, serta filter barang menipis dan habis bisa dipakai sejak paket Gratis.
• Kebanyakan toko ritel cukup dengan Basic. Varian, satuan jual ganda, grosir, per kg, notifikasi, stock opname, dan supplier sudah tersedia mulai Basic.
• Pro dibutuhkan untuk pembelian rutin, banyak cabang, atau kuliner. PO, penerimaan barang, retur ke supplier, transfer stok, dan resep tersedia mulai Pro.

Untuk melihat contoh penerapan di toko kelontong, kunjungi halaman solusi kasir toko kelontong.

Fitur stok KasirXpert tersedia di paket apa?

Agar lebih mudah membandingkan, berikut ringkasan fitur stok KasirXpert per paket.

Paket Basic tersedia dengan harga Rp49.000 per bulan dan paket Pro Rp99.000 per bulan. Rincian lengkap setiap paket ada di halaman harga, dan penjelasan fitur stok tersedia di halaman fitur stok KasirXpert.

Bagaimana cara mulai mengelola stok di aplikasi?

Aplikasi stok hanya seakurat data yang Anda masukkan di awal. Berikut langkah memulai yang bisa Anda ikuti, baik saat beralih dari buku, Excel, maupun aplikasi lain.

1. Kumpulkan daftar produk. Catat nama, kategori, SKU, barcode, harga beli, harga jual, dan satuan setiap barang. Gunakan pola nama yang konsisten, misalnya "Merek - Jenis - Ukuran", agar mudah dicari di kasir.
2. Tentukan varian dan satuan. Untuk barang dengan ukuran atau warna berbeda, buat sebagai varian dari satu produk. Untuk barang yang dijual per biji dan per dus, atur satuan jual ganda.
3. Impor data sekaligus. Jika daftar produk Anda sudah ada di spreadsheet, susun ulang sesuai format impor lalu unggah file CSV atau XLSX. Periksa hasilnya untuk memastikan tidak ada barcode ganda atau harga kosong.
4. Hitung stok awal. Lakukan penghitungan fisik seluruh barang sebelum mulai berjualan dengan aplikasi baru. Catat hasilnya sebagai stok awal lewat stock opname. Langkah ini sering dilewati, padahal tanpa stok awal yang benar, semua angka berikutnya ikut salah.
5. Cetak label untuk barang tanpa barcode. Barang curah, kemasan ulang, atau produk buatan sendiri bisa diberi label harga dan barcode yang dicetak dari KasirXpert.
6. Daftarkan supplier. Masukkan nama dan kontak supplier utama, sehingga setiap barang masuk bisa dikaitkan dengan pemasoknya.
7. Bagi tugas staf. Tentukan siapa yang mencatat barang masuk, siapa yang melakukan opname, dan siapa yang hanya bertugas di kasir. Berikan peran yang sesuai di aplikasi.
8. Pantau minggu pertama. Selama satu sampai dua minggu pertama, periksa filter barang menipis dan habis setiap hari, lalu lakukan opname kecil untuk beberapa barang laris. Dari sini Anda akan cepat menemukan data yang perlu diperbaiki.

Jika produk Anda ratusan, jangan menunggu semuanya sempurna. Mulailah dari barang yang paling sering terjual dan paling bernilai, lalu lengkapi sisanya secara bertahap.

Bagaimana alur barang masuk dan pembelian ke supplier?

Stok tidak hanya berkurang karena penjualan, tetapi juga bertambah karena pembelian. Banyak selisih stok berasal dari barang masuk yang tidak dicatat: barang datang, langsung dipajang, dan tidak pernah tercatat di sistem.

KasirXpert menyediakan dua tingkat pencatatan pembelian.

Mulai paket Basic: supplier, barang masuk, dan utang supplier. Setiap kali barang datang, staf mencatatnya sebagai barang masuk dari supplier tertentu. Stok langsung bertambah, dan jika pembelian belum dibayar lunas, utangnya ke supplier ikut tercatat.

Mulai paket Pro: alur pembelian lengkap. Untuk toko yang belanja rutin ke banyak supplier, alurnya menjadi lebih terstruktur:

Alur ini membantu terutama ketika barang yang datang tidak selalu sesuai pesanan. Misalnya, Anda memesan 20 dus air mineral, tetapi supplier hanya mengirim 18 dus dan dua di antaranya penyok. Dengan mencocokkan kiriman terhadap PO dan surat jalan, Anda mencatat 18 dus yang diterima, lalu mencatat retur untuk dua dus yang rusak. Stok di sistem tetap sama dengan isi gudang, dan Anda punya catatan untuk dibicarakan dengan supplier.

Beberapa kebiasaan yang membuat alur pembelian tetap rapi:

• Jangan memajang barang sebelum dicatat. Tetapkan satu tempat penerimaan barang di gudang, dan barang baru boleh dipindah ke rak setelah dicatat.
• Satu orang bertanggung jawab atas penerimaan. Dengan begitu, selisih kiriman bisa ditelusuri.
• Simpan surat jalan. Surat jalan menjadi bukti saat mencocokkan kiriman dan saat membahas retur.
• Pesan berdasarkan data. Gunakan filter barang menipis dan notifikasi stok untuk menentukan apa yang perlu dipesan, bukan hanya perkiraan.

Bagaimana menentukan kapan dan berapa banyak barang perlu dibeli?

Data stok baru benar-benar berguna jika dipakai untuk memutuskan pembelian. Ada tiga angka sederhana yang bisa Anda perhatikan untuk setiap barang laris.

• Rata-rata penjualan harian. Berapa unit yang terjual dalam sehari, dihitung dari penjualan beberapa minggu terakhir.
• Waktu tunggu supplier. Berapa hari sejak Anda memesan sampai barang tiba di toko.
• Stok pengaman. Cadangan untuk berjaga-jaga jika penjualan tiba-tiba naik atau kiriman terlambat.

Dari ketiga angka itu, Anda bisa menentukan titik pesan ulang, yaitu jumlah stok saat Anda harus mulai memesan:

Titik pesan ulang = (rata-rata penjualan harian × waktu tunggu supplier) + stok pengaman

Contoh fiktif: sebuah toko menjual rata-rata 12 botol minyak goreng per hari. Supplier membutuhkan 3 hari untuk mengirim barang, dan pemilik ingin cadangan untuk 2 hari penjualan, yaitu 24 botol. Titik pesan ulangnya adalah (12 × 3) + 24 = 60 botol. Artinya, begitu stok tersisa sekitar 60 botol, pemilik sebaiknya memesan lagi agar rak tidak kosong sebelum kiriman datang.

Jumlah yang dipesan bisa disesuaikan dengan jadwal belanja. Jika Anda berbelanja seminggu sekali, pesan kira-kira sebanyak penjualan satu minggu ditambah selisih untuk mengembalikan stok pengaman. Untuk barang yang mudah kedaluwarsa, pesan lebih sedikit tetapi lebih sering.

Anda tidak harus menghitung ini untuk semua barang. Mulailah dari 20 sampai 30 barang paling laris, karena barang-barang inilah yang paling merugikan jika kosong. Filter barang menipis dan notifikasi stok menipis di aplikasi lalu menjadi pengingat harian, sementara hitungan titik pesan ulang membantu Anda menilai apakah jumlah pesanan sudah tepat.

Bagaimana menangani barang yang punya tanggal kedaluwarsa?

Barang kedaluwarsa adalah kerugian yang paling mudah dicegah, asalkan tanggalnya dipantau. Toko makanan, minuman, kosmetik, dan obat sebaiknya punya aturan sederhana untuk menangani barang seperti ini.

Terapkan prinsip FEFO. FEFO (first expired, first out) berarti barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat dijual lebih dulu. Dalam praktiknya, barang baru diletakkan di belakang rak, dan barang lama dipindah ke depan setiap kali rak diisi ulang.

Pakai notifikasi kedaluwarsa. Mulai paket Basic, KasirXpert memberi notifikasi untuk barang yang mendekati tanggal kedaluwarsa. Jadikan notifikasi ini bagian dari rutinitas pagi: periksa daftarnya, lalu tentukan tindakan untuk setiap barang.

Siapkan tindakan yang jelas. Barang yang tinggal beberapa minggu lagi bisa dipindah ke rak depan atau diberi potongan harga. Barang yang sudah lewat tanggal harus ditarik dari rak, dicatat, dan tidak dijual lagi.

Untuk apotek, catat per bets. Obat dengan nomor bets berbeda bisa punya tanggal kedaluwarsa berbeda. Mulai paket Pro, jenis usaha apotek di KasirXpert mendukung pencatatan bets dan FEFO. Ini membantu Anda mendahulukan penjualan bets yang tanggalnya paling dekat.

Bagaimana memakai data stok untuk mengurangi barang lambat laku?

Aplikasi stok sering dipakai hanya untuk mencegah barang habis. Padahal masalah yang sama mahalnya adalah barang yang terlalu lama diam di rak. Barang lambat laku menahan modal, memakan tempat, dan untuk produk tertentu berisiko kedaluwarsa atau rusak.

Berikut cara memakai data stok dan penjualan untuk menemukan dan menangani barang seperti ini.

1. Bandingkan stok dengan penjualan. Barang dengan stok banyak tetapi jarang muncul di daftar produk terlaris adalah kandidat barang lambat laku.
2. Kelompokkan barang. Bagi barang menjadi tiga kelompok sederhana: laku cepat, laku sedang, dan lambat. Kelompok terakhir perlu perhatian khusus.
3. Kurangi jumlah pembelian. Untuk barang lambat, pesan dalam jumlah lebih kecil atau hanya saat stok benar-benar menipis.
4. Pindahkan posisi di rak. Barang yang tersembunyi di rak bawah atau belakang bisa jadi lambat laku karena tidak terlihat. Coba pindahkan ke posisi yang lebih mudah dilihat.
5. Beri potongan atau harga coret. Mulai paket Basic, harga coret dapat dipakai untuk menunjukkan potongan harga pada barang yang ingin Anda habiskan.
6. Pertimbangkan berhenti menjual. Jika barang tetap tidak laku setelah dicoba berbagai cara, lebih baik menghabiskan sisanya lalu tidak membeli lagi, sehingga modal bisa dipakai untuk barang yang lebih laku.

Lakukan tinjauan ini secara berkala, misalnya sebulan sekali, bersamaan dengan opname. Dengan begitu, Anda tidak hanya tahu barang apa yang perlu dibeli, tetapi juga barang apa yang sebaiknya tidak dibeli lagi.

Contoh fiktif: sebuah toko perlengkapan rumah tangga menemukan bahwa 30 jenis barang tidak terjual sama sekali dalam tiga bulan, padahal nilainya cukup besar. Setelah barang-barang itu dipindah ke rak depan dan diberi harga coret, sebagian besar habis dalam sebulan. Sisanya tidak dibeli lagi, dan modal yang kembali dipakai untuk menambah stok barang yang sering habis.

Bagaimana cara melakukan stock opname yang rapi?

Stock opname adalah kegiatan menghitung stok fisik lalu membandingkannya dengan stok di sistem. Fitur stock opname tersedia di KasirXpert mulai paket Basic. Sebagus apa pun aplikasinya, selisih tetap bisa muncul karena barang rusak, salah scan, barang hilang, atau barang masuk yang lupa dicatat. Opname adalah cara menemukan dan memperbaiki selisih itu.

Berikut langkah opname yang bisa Anda terapkan.

1. Tentukan cakupan. Putuskan apakah Anda menghitung seluruh toko atau sebagian, misalnya satu kategori atau satu rak. Opname bergiliran per area jauh lebih ringan daripada menghitung semuanya sekaligus.
2. Pilih waktu yang tenang. Lakukan opname sebelum toko buka atau setelah tutup, agar tidak ada penjualan yang berjalan saat barang dihitung.
3. Selesaikan pencatatan yang tertunda. Pastikan semua barang masuk dan retur sudah dicatat sebelum menghitung. Jika tidak, selisih yang muncul bukan selisih sebenarnya.
4. Hitung fisik dengan teliti. Hitung barang di rak dan di gudang. Untuk barang yang banyak, minta dua orang menghitung area yang sama secara terpisah, lalu bandingkan hasilnya.
5. Masukkan hasil hitung. Catat jumlah fisik di fitur stock opname. Sistem akan menunjukkan perbedaan antara stok tercatat dan stok fisik.
6. Telusuri selisih yang besar. Jangan langsung menyesuaikan semua selisih. Periksa dulu apakah ada barang masuk yang belum dicatat, barcode yang tertukar, atau varian yang salah pilih saat penjualan.
7. Sesuaikan dan catat penyebabnya. Setelah ditelusuri, simpan hasil opname agar stok di sistem sama dengan stok fisik. Catat penyebab selisih yang ditemukan untuk perbaikan ke depan.
8. Evaluasi pola. Jika barang tertentu selalu selisih, cari penyebabnya: tata letak rak, cara staf scan, atau proses penerimaan barang.

Jadwal opname sebaiknya disesuaikan dengan nilai dan kecepatan perputaran barang. Tabel berikut bisa menjadi titik awal.

Frekuensi ini hanya contoh. Setelah beberapa kali opname, Anda akan melihat kelompok mana yang paling sering selisih dan bisa menyesuaikan jadwalnya.

Bagaimana cara menghitung stok untuk usaha kuliner?

Toko yang menjual barang jadi cukup menghitung stok per produk: satu botol terjual, stok berkurang satu. Usaha kuliner berbeda. Satu gelas es kopi susu memakai kopi, susu, gula, dan es dengan takaran tertentu. Jika hanya menghitung jumlah gelas yang terjual, Anda tidak tahu kapan susu akan habis atau berapa HPP setiap menu.

Mulai paket Pro, KasirXpert menyediakan bahan baku dan resep per gram, ml, atau pcs, lengkap dengan HPP dan laba kotor per menu. Anda juga bisa memilih cara hitung stok per outlet dari tiga pilihan:

• Sederhana. Stok dihitung per menu atau porsi. Cocok untuk kios kecil, menu titipan, atau menu yang dibeli jadi, terutama saat usaha baru mulai.
• Bahan & resep. Stok bahan baku berkurang sesuai resep setiap menu yang terjual. Cocok untuk kafe dan resto yang ingin mengetahui sisa bahan dan HPP per menu.
• Lengkap. Untuk dapur yang lebih kompleks, misalnya dapur besar atau usaha dengan banyak bahan olahan buatan sendiri.

Karena pilihan dibuat per outlet, Anda bisa memakai cara berbeda di setiap cabang. Misalnya, outlet utama dengan dapur lengkap memakai Bahan & resep, sementara booth kecil di mal memakai Sederhana.

Ada dua hal lain yang perlu Anda ketahui:

• Kapan bahan dipotong. Secara bawaan, bahan dipotong saat nota diterima. Jika Anda ingin bahan dipotong saat pesanan masuk dapur, ada sakelar per bisnis untuk itu, yang bawaannya mati.
• Bahan terbuang. Bahan yang rusak, tumpah, atau kedaluwarsa dicatat sebagai bahan terbuang dengan persetujuan PIN atasan, sehingga stok bahan dan HPP tetap sesuai kenyataan.

Contoh sederhana: sebuah kedai kopi fiktif mencatat resep es kopi susu dengan 18 gram kopi dan 140 ml susu. Setelah 50 gelas terjual dalam sehari, sistem mencatat pemakaian 900 gram kopi dan 7 liter susu. Pemilik tidak perlu menimbang sisa bahan setiap malam untuk tahu kapan harus belanja lagi, cukup mencocokkannya secara berkala lewat opname.

Baca juga: Sederhana, Bahan & Resep, atau Lengkap: Memilih Cara Hitung Stok yang Cocok

Bagaimana mengelola stok di beberapa outlet?

Saat usaha bertambah cabang, tantangan stok ikut bertambah. Anda perlu tahu stok setiap cabang, memindahkan barang dari cabang yang kelebihan ke cabang yang kekurangan, dan memastikan harga tetap sesuai di setiap lokasi.

Di KasirXpert, stok selalu dicatat per outlet di semua paket. Mulai paket Basic, Anda dapat mengatur harga per outlet, misalnya jika harga di cabang mal berbeda dengan cabang di pemukiman. Mulai paket Pro, barang dapat dipindahkan lewat transfer stok antar outlet, sehingga stok di kedua cabang langsung tercatat benar.

Beberapa praktik yang membantu pengelolaan banyak outlet:

• Tentukan gudang atau outlet pusat. Jika pembelian dilakukan terpusat, terima barang di satu lokasi, lalu kirim ke cabang dengan transfer stok.
• Jadwalkan pengiriman rutin. Misalnya, setiap Senin dan Kamis cabang mendapat kiriman berdasarkan daftar barang menipis.
• Opname per cabang. Setiap cabang melakukan opname sendiri dengan jadwal yang sama, sehingga hasilnya bisa dibandingkan.
• Pantau selisih per cabang. Cabang yang selisihnya selalu lebih besar mungkin butuh perbaikan proses penerimaan atau pelatihan staf.

Penjelasan lebih lengkap tentang pengelolaan beberapa cabang ada di halaman fitur multi-outlet.

Bagaimana membagi tugas pengelolaan stok di antara staf?

Stok yang akurat adalah hasil kerja tim. Jika semua orang boleh mengubah angka stok kapan saja, data akan cepat berantakan dan sulit ditelusuri. Sebaliknya, jika semua pekerjaan stok dibebankan ke pemilik, prosesnya akan sering tertunda.

KasirXpert mengenal beberapa peran: Pemilik, Manajer, Supervisor, Kasir, Staf gudang, Kurir, dan Keuangan, ditambah peran kustom yang bisa Anda buat sendiri. Dengan peran ini, Anda bisa membagi tugas stok secara jelas. Berikut contoh pembagian untuk toko dengan beberapa staf.

Beberapa tindakan yang berisiko memang memerlukan persetujuan atasan. Mulai paket Basic, retur dan pembatalan transaksi membutuhkan PIN atasan, dan nama penyetujunya tercatat. Mulai paket Pro, pencatatan bahan terbuang juga memakai PIN atasan, dan tersedia riwayat aktivitas untuk melihat siapa melakukan apa.

Pembagian tugas seperti ini membuat setiap selisih bisa ditelusuri ke prosesnya. Jika barang masuk selalu dicatat oleh staf gudang, Anda tahu harus bertanya kepada siapa ketika ada kiriman yang tidak tercatat. Jika opname selalu diperiksa supervisor, hasilnya lebih bisa dipercaya daripada hitungan satu orang saja.

Untuk usaha yang baru punya satu atau dua staf, pembagiannya bisa lebih sederhana: satu orang di kasir, dan pemilik mengurus barang masuk serta opname. Yang penting, tugas mengubah stok tidak dikerjakan oleh semua orang sekaligus.

Seperti apa contoh pengelolaan stok di toko kelontong?

Agar lebih konkret, berikut contoh fiktif sebuah toko kelontong dengan sekitar 600 jenis barang dan dua staf.

Sebelum memakai aplikasi stok. Pemilik mencatat barang masuk di buku, sementara penjualan hanya dicatat totalnya. Setiap minggu, pemilik berkeliling rak untuk melihat barang yang hampir habis, lalu memesan ke supplier berdasarkan perkiraan. Beberapa barang laris sering kosong di akhir pekan, sementara beberapa produk kemasan menumpuk dan melewati tanggal kedaluwarsa.

Minggu pertama. Pemilik mengimpor daftar produk dari spreadsheet lama, memeriksa barcode ganda, lalu menghitung stok awal seluruh toko pada hari Minggu sebelum buka. Barang curah seperti gula dan beras diberi label barcode dan dijual per kg dengan tombol berat cepat.

Minggu kedua sampai keempat. Setiap kali sales dari supplier datang, staf mencatat barang masuk sebelum barang dipajang. Notifikasi stok menipis dipakai sebagai daftar belanja. Notifikasi kedaluwarsa membuat pemilik sempat memindahkan produk mendekati tanggal ke rak depan dan memberi potongan harga.

Setelah satu bulan. Pemilik melakukan opname bergiliran per kategori. Selisih terbesar ternyata ada di rokok dan minuman dingin. Setelah ditelusuri, penyebabnya adalah barang masuk yang diterima staf saat pemilik tidak ada dan tidak dicatat. Proses penerimaan diperbaiki: semua barang masuk wajib dicatat sebelum disimpan.

Contoh ini menunjukkan bahwa manfaat aplikasi stok tidak datang dari aplikasinya saja, tetapi dari kebiasaan yang dibangun di sekitarnya: mencatat barang masuk, memakai notifikasi sebagai daftar belanja, dan melakukan opname rutin.

Kesalahan apa yang sering terjadi saat mengelola stok di aplikasi?

Berikut kesalahan yang paling sering membuat data stok tidak bisa dipercaya, beserta cara menghindarinya.

• Tidak menghitung stok awal. Semua angka stok berikutnya dihitung dari stok awal. Jika angka awalnya salah, kesalahan itu terbawa terus.
• Barang masuk tidak dicatat. Barang yang langsung dipajang membuat stok di sistem lebih kecil dari stok fisik. Saat opname, selisih ini sering disalahartikan sebagai kelebihan barang.
• Varian dan satuan dibuat sebagai produk terpisah. Kaos ukuran M dan L sebaiknya menjadi varian dari satu produk, bukan dua produk berbeda. Satuan dus dan biji sebaiknya memakai satuan jual ganda. Dengan begitu, stok tetap konsisten.
• Mengabaikan stok minus. KasirXpert mengizinkan stok minus agar penjualan tidak terhenti saat data belum diperbarui. Namun stok minus adalah tanda ada barang masuk yang belum dicatat atau data yang perlu diperbaiki. Periksa secara rutin.
• Opname terlalu jarang. Selisih yang menumpuk setahun sulit ditelusuri. Opname kecil yang rutin lebih mudah dan lebih informatif.
• Semua staf bisa mengubah stok. Batasi akses dengan peran agar perubahan stok hanya dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab.
• Tidak mencatat barang rusak atau terbuang. Barang yang rusak tetap terhitung sebagai stok jika tidak dicatat. Untuk usaha kuliner, catat bahan terbuang agar HPP tetap akurat.

Kesimpulan

Aplikasi stok barang membantu Anda berhenti menebak. Dengan stok yang terpotong otomatis setiap penjualan, Anda tahu barang apa yang tersedia, barang apa yang perlu dibeli, dan barang apa yang sebaiknya tidak dibeli lagi.

Saat memilih aplikasi, mulailah dari pertanyaan sederhana: apakah stok terhubung dengan kasir, tercatat per outlet, dan cocok dengan cara Anda menjual? Setelah itu, perhatikan fitur yang dibutuhkan usaha Anda: notifikasi dan opname untuk hampir semua toko, varian untuk fashion, per kg untuk barang curah, resep untuk kuliner, serta PO dan transfer stok ketika pembelian dan cabang bertambah.

Terakhir, ingat bahwa aplikasi hanya seakurat kebiasaan di toko. Hitung stok awal dengan benar, catat setiap barang masuk, lakukan opname secara rutin, dan telusuri setiap selisih. Dengan kebiasaan ini, data stok Anda bisa menjadi dasar keputusan belanja yang lebih tepat.

Pertanyaan umum

Apa bedanya aplikasi stok barang dengan mencatat stok di Excel?

Di Excel, stok harus diperbarui manual setelah setiap penjualan dan barang masuk. Di aplikasi stok yang terhubung dengan kasir, stok terpotong otomatis setiap ada penjualan, sehingga angka stok selalu mengikuti transaksi terbaru.

Apakah paket Gratis KasirXpert sudah bisa mencatat stok?

Bisa. Paket Gratis sudah mencatat stok per outlet yang terpotong otomatis setiap penjualan. Fitur seperti notifikasi stok menipis dan kedaluwarsa, stock opname, serta pencatatan supplier dan barang masuk tersedia mulai paket Basic.

Seberapa sering toko perlu melakukan stock opname?

Tidak ada satu jadwal yang cocok untuk semua toko. Banyak toko menghitung barang bernilai tinggi atau yang sering selisih setiap minggu, lalu menghitung seluruh barang secara bergiliran setiap bulan.

Apakah stok setiap cabang dicatat terpisah?

Ya. Stok di KasirXpert dicatat per outlet. Mulai paket Pro, barang bisa dipindahkan antarcabang lewat transfer stok antar outlet.

Apakah aplikasi stok bisa menghitung bahan baku untuk kafe atau resto?

Bisa mulai paket Pro. Anda dapat membuat bahan baku dan resep per gram, ml, atau pcs, lalu memilih cara hitung stok per outlet: Sederhana, Bahan & resep, atau Lengkap.