Cara Membuat Barcode Produk: Daftar GS1 atau Label Sendiri

Seorang kasir mencari "sabun cair 450 ml" di daftar produk, menggulir ke bawah, lalu menemukan tiga produk dengan nama mirip. Ia memilih salah satunya, dan baru di akhir bulan pemilik sadar stok ketiga produk itu tidak ada yang cocok. Kejadian seperti ini hampir hilang sepenuhnya bila setiap produk punya barcode.

Barcode membuat kasir cukup memindai, aplikasi langsung mengenali produk yang tepat, dan stok terpotong pada produk yang benar. Namun banyak pemilik usaha bingung harus mulai dari mana. Apakah barcode harus didaftarkan secara resmi? Bisakah dibuat sendiri? Kapan butuh yang mana?

Artikel ini membahas dua cara membuat barcode produk, yaitu barcode resmi lewat GS1 untuk produk yang dijual di jaringan ritel dan barcode internal untuk barang di toko Anda sendiri, lengkap dengan langkah, perangkat yang dibutuhkan, dan tips agar pemindaian berjalan lancar.

Jawaban singkatnya: ada dua jenis barcode produk. Bila Anda memproduksi barang yang akan dijual di toko atau jaringan ritel lain, gunakan barcode resmi lewat GS1 dengan mendaftar ke organisasi anggota GS1 di Indonesia. Bila Anda hanya ingin memberi kode pada barang di toko sendiri, buat barcode internal dan cetak sebagai label. Di KasirXpert, SKU atau barcode dan cetak label harga serta barcode tersedia di semua paket.

Apa itu barcode produk?

Barcode adalah kode yang bisa dibaca mesin, biasanya berupa garis-garis vertikal dengan angka di bawahnya. Setiap barcode mewakili satu nomor, dan nomor itu terhubung dengan data produk di sistem kasir, seperti nama, harga, dan stok.

Saat kasir memindai barcode, aplikasi kasir mencari nomor tersebut dan langsung menampilkan produknya. Proses ini jauh lebih cepat dan lebih akurat daripada mencari nama produk secara manual atau mengetik kode satu per satu.

Barcode berbeda dengan SKU, walaupun keduanya sering dipakai bersamaan. SKU adalah kode internal yang Anda tentukan sendiri untuk mengelompokkan produk, misalnya "MNY-2L" untuk minyak goreng 2 liter. Barcode adalah representasi yang bisa dipindai. Nomor di balik barcode bisa berupa nomor resmi GS1 atau nomor internal yang Anda buat sendiri.

Baca juga: Stock Keeping Unit: Arti, Alasan Penting di Bisnis, dan Contohnya

Apa beda barcode GS1 dan barcode internal toko?

Sebelum membuat barcode, tentukan dulu jenis yang Anda butuhkan. Keduanya sama-sama bisa dipindai, tetapi fungsinya berbeda.

Banyak toko memakai keduanya sekaligus. Barang pabrikan yang sudah berbarcode GS1 cukup dipindai seperti biasa, sedangkan barang curah, barang buatan sendiri, atau barang dari pemasok kecil diberi label barcode internal.

Bagaimana cara membuat barcode resmi GS1?

GS1 adalah organisasi global yang mengelola standar barcode yang dipakai di berbagai negara. Menurut panduan resmi GS1, perusahaan yang membutuhkan nomor barcode perlu menghubungi organisasi anggota GS1 di negaranya. Organisasi tersebut menjelaskan cara bergabung dan memberikan company prefix, yaitu awalan nomor milik perusahaan. Setelah itu, perusahaan bertanggung jawab memberikan nomor unik untuk setiap produknya.

Di Indonesia, informasi pendaftaran bisa dicek di situs GS1 Indonesia. Persyaratan dokumen, biaya, dan prosedurnya bisa berubah, jadi selalu rujuk informasi terbaru langsung dari sumber resmi tersebut, bukan dari artikel pihak ketiga.

Secara garis besar, alurnya seperti berikut:

1. Pelajari kebutuhan Anda. Hitung berapa banyak produk dan varian yang perlu diberi nomor, karena setiap varian ukuran atau rasa biasanya membutuhkan nomor sendiri.
2. Hubungi organisasi anggota GS1. Untuk Indonesia, gunakan informasi kontak dan pendaftaran di situs GS1 Indonesia.
3. Ikuti proses keanggotaan. Lengkapi persyaratan yang diminta sesuai ketentuan terbaru.
4. Terima company prefix. Awalan ini menjadi dasar semua nomor produk perusahaan Anda.
5. Beri nomor unik pada setiap produk. Jangan memakai satu nomor untuk dua produk yang berbeda.
6. Cetak barcode di kemasan. Pastikan ukuran, warna, dan posisinya mudah dipindai.

Barcode GS1 terutama penting bila produk Anda akan masuk ke toko lain, minimarket, atau jaringan ritel. Toko-toko tersebut umumnya mengandalkan barcode resmi agar produk Anda dikenali di sistem kasir mereka.

Bagaimana cara membuat barcode internal untuk toko sendiri?

Bila barang Anda hanya dijual di toko sendiri, barcode internal sudah cukup. Cara ini cocok untuk toko kelontong yang menjual barang curah, toko pakaian dengan barang dari konveksi, atau toko kue yang menjual produk buatan sendiri.

1. Rapikan daftar produk

Mulailah dengan daftar produk yang rapi. Setiap produk dan setiap varian sebaiknya punya nama yang jelas dan tidak mirip satu sama lain. Contohnya "Gula pasir curah 1 kg" dan "Gula pasir curah 1/2 kg", bukan hanya "Gula".

2. Tentukan pola SKU

Buat pola kode yang mudah dipahami, misalnya tiga huruf kategori ditambah angka berurutan. Gula pasir curah 1 kg bisa diberi SKU "GUL-001", dan ukuran 1/2 kg "GUL-002". Pola yang konsisten memudahkan Anda mencari dan mengelompokkan produk.

3. Masukkan SKU atau barcode di aplikasi kasir

Di KasirXpert, setiap produk bisa diberi SKU atau barcode di semua paket. Nomor inilah yang akan dikenali saat kasir memindai label. Bila Anda punya banyak produk, mulai paket Pro tersedia impor dan ekspor produk lewat CSV atau XLSX agar pengisian lebih cepat.

4. Cetak label harga dan barcode

Setelah nomor tersimpan, cetak label harga dan barcode dari aplikasi. Fitur cetak label tersedia di KasirXpert di semua paket. Tempelkan label di produk atau di rak, tergantung jenis barangnya.

5. Uji pemindaian

Sebelum dipakai melayani pelanggan, coba pindai beberapa label. Pastikan aplikasi menampilkan produk dan harga yang benar. Bila ada label yang sulit terbaca, periksa ukuran, kualitas cetak, dan permukaan tempelnya.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memberi barcode semua produk?

Bagi toko yang baru mulai memakai barcode, pekerjaan ini bisa terasa besar. Toko kelontong dengan ratusan jenis barang tidak perlu menyelesaikan semuanya dalam satu hari. Pendekatan bertahap biasanya jauh lebih realistis.

Mulailah dari produk yang paling sering terjual. Produk-produk ini paling sering melewati kasir, sehingga manfaat barcode langsung terasa. Barang pabrikan yang sudah punya barcode GS1 dari produsennya cukup didaftarkan nomornya di aplikasi kasir, tanpa perlu mencetak label baru. Setelah itu, lanjutkan ke barang tanpa barcode, kategori demi kategori, misalnya satu kategori setiap minggu.

Dengan cara ini, kasir bisa beradaptasi sedikit demi sedikit, dan kesalahan pada label bisa diperbaiki sebelum seluruh toko memakai sistem yang sama.

Perangkat apa yang dibutuhkan untuk memakai barcode?

Untuk memakai barcode di toko, Anda membutuhkan alat untuk memindai, perangkat untuk menjalankan aplikasi kasir, dan printer. Berikut gambarannya.

Daftar perangkat yang didukung KasirXpert, termasuk scanner barcode dan printer, ada di halaman perangkat.

Apa tips agar barcode mudah dipindai?

Barcode yang sulit dipindai justru memperlambat kasir. Berikut beberapa tips sederhana agar pemindaian lancar.

1. Gunakan kontras yang jelas. Garis hitam di atas latar putih paling mudah dibaca. Hindari garis berwarna terang atau latar bermotif.
2. Jangan terlalu kecil. Label yang terlalu kecil sulit dibaca scanner, terutama scanner yang sederhana.
3. Sisakan ruang kosong di kiri dan kanan. Ruang kosong di sekitar barcode membantu scanner mengenali awal dan akhir kode.
4. Tempel di permukaan datar. Label yang tertekuk di sudut kemasan atau permukaan melengkung sering gagal dipindai.
5. Lindungi dari air dan gesekan. Untuk barang di kulkas atau barang yang sering dipegang, gunakan label yang tahan air atau lapisi dengan selotip bening.
6. Jangan memakai satu barcode untuk dua produk. Setiap produk dan varian harus punya nomor sendiri agar stok tidak tercampur.

Kesalahan apa yang sering terjadi saat membuat barcode?

Berikut kesalahan yang sering ditemui saat toko mulai memakai barcode.

1. Memakai nomor GS1 tanpa mendaftar. Menyalin nomor barcode milik produk lain bisa membuat produk Anda tertukar di sistem toko lain. Bila butuh barcode resmi, daftarkan lewat GS1.
2. Satu barcode untuk banyak varian. Kaos ukuran M dan L memakai barcode yang sama, sehingga stok per ukuran tidak bisa dipantau.
3. Tidak menguji label sebelum dipakai. Label yang ternyata tidak terbaca baru ketahuan saat antrean panjang.
4. Label harga tidak diperbarui. Harga di aplikasi sudah berubah, tetapi label di rak masih harga lama, sehingga pelanggan bingung.
5. Barang curah tanpa kode. Barang yang dijual per kilogram dibiarkan tanpa kode, lalu dicatat manual dengan nama yang berbeda-beda.

Untuk barang yang dijual per berat, mulai paket Pro, KasirXpert menyediakan fitur jual per kg dengan tombol berat cepat, sehingga kasir tidak perlu menghitung harga manual. Penjelasan fitur stok selengkapnya ada di halaman fitur stok.

Kesimpulan

Ada dua cara membuat barcode produk, dan keduanya punya tempatnya masing-masing. Barcode resmi GS1 dibutuhkan bila Anda memproduksi barang yang akan dijual di jaringan ritel lain, dan pendaftarannya dilakukan lewat organisasi anggota GS1 di Indonesia. Barcode internal cukup untuk barang yang hanya dijual di toko sendiri, dan bisa dibuat serta dicetak dari aplikasi kasir.

Mulailah dengan merapikan daftar produk dan pola SKU, lalu cetak label untuk produk yang paling sering terjual. Uji pemindaian, perbaiki label yang sulit terbaca, dan lanjutkan ke produk lain secara bertahap. Dengan barcode yang rapi, kasir bekerja lebih cepat dan stok Anda jauh lebih mudah dipercaya. Rincian paket KasirXpert ada di halaman harga.

Pertanyaan umum

Apa beda barcode GS1 dan barcode internal toko?

Barcode GS1 adalah nomor produk yang berlaku global dan dipakai bila produk Anda akan dijual di toko atau jaringan ritel lain. Barcode internal hanya berlaku di toko Anda sendiri, misalnya untuk barang tanpa barcode dari pemasok.

Di mana mendaftar barcode resmi untuk produk sendiri?

Untuk barcode resmi, produsen menghubungi organisasi anggota GS1 di negaranya. Di Indonesia, informasi pendaftaran, persyaratan, dan biaya bisa dicek langsung di situs GS1 Indonesia.

Apakah toko kecil wajib memakai barcode GS1?

Tidak selalu. Bila barang hanya dijual di toko Anda sendiri, barcode internal sudah cukup untuk mempercepat kasir dan merapikan stok. Barcode GS1 biasanya dibutuhkan bila produk akan dijual lewat jaringan ritel lain.

Bisakah mencetak label barcode dari aplikasi kasir?

Bisa. Di KasirXpert, produk bisa diberi SKU atau barcode dan label harga serta barcode bisa dicetak di semua paket.

Alat apa yang dibutuhkan untuk memakai barcode di kasir?

Anda membutuhkan scanner barcode untuk memindai dan perangkat untuk menjalankan aplikasi kasir, seperti HP, tablet, atau laptop. Daftar perangkat yang didukung ada di halaman perangkat KasirXpert.