Aplikasi Kasir Toko Bangunan: Satuan Ganda, Pelanggan Proyek, dan Faktur

Toko bangunan bukan toko ritel biasa. Dalam satu hari, Anda bisa melayani tukang yang membeli dua kilo paku, pemilik rumah yang membeli lima sak semen, dan kontraktor yang memesan ratusan batang besi untuk dikirim ke lokasi proyek dan dibayar akhir bulan. Setiap pembeli punya cara belanja, cara bayar, dan kebutuhan dokumen yang berbeda.

Masalahnya, banyak toko bangunan masih mengandalkan nota tulis tangan, buku utang, dan ingatan pemilik. Harga per sak dan per truk dicatat di kepala, utang kontraktor tersebar di beberapa buku, dan stok besi atau keramik baru diketahui setelah dicek langsung ke gudang. Saat toko makin ramai, cara ini membuat selisih stok, salah harga, dan piutang yang terlupa semakin sering terjadi.

Artikel ini membahas apa yang membuat kasir toko bangunan berbeda, fitur yang sebaiknya ada di aplikasi kasir toko bangunan, alur penjualan proyek dari penawaran sampai faktur, dan cara mengelola stok, piutang, serta pengiriman. Contoh usaha di artikel ini fiktif.

Jawaban singkat: aplikasi kasir toko bangunan perlu mendukung satuan jual ganda dan harga grosir bertingkat untuk penjualan eceran, serta pelanggan proyek, limit kredit, surat jalan, faktur, dan piutang untuk penjualan ke kontraktor. Di KasirXpert, satuan ganda dan harga grosir tersedia mulai paket Basic, sedangkan fitur khusus toko bangunan dan alur faktur B2B tersedia mulai paket Pro.

Apa yang membuat kasir toko bangunan berbeda?

Sekilas, kasir toko bangunan tampak sama dengan kasir toko lain: barang dipilih, total dihitung, pembeli membayar. Namun di balik itu ada beberapa hal yang jarang ditemui di jenis usaha lain.

Satu barang, banyak satuan. Semen dijual per sak, tetapi kadang juga per palet. Paku dijual per kilogram atau per dus. Keramik dijual per dus, sementara pembeli bertanya kebutuhan per meter persegi. Pipa dijual per batang, kabel per meter atau per rol. Kasir harus bisa mencatat semua satuan ini tanpa membuat stok kacau.

Harga berbeda untuk jumlah berbeda. Tukang yang membeli satu sak semen membayar harga eceran, sementara pembeli yang mengambil 50 sak mendapat harga lebih rendah. Tanpa sistem, staf menghitung potongan secara lisan dan harga jual menjadi tidak konsisten.

Pembeli proyek dengan pembayaran belakangan. Kontraktor, mandor, dan pengembang perumahan sering belanja berulang untuk satu proyek dan membayar sesuai termin atau di akhir bulan. Toko perlu tahu berapa utang setiap pelanggan, kapan jatuh temponya, dan apakah pelanggan sudah melewati batas kredit yang wajar.

Dokumen lebih banyak. Penjualan proyek biasanya membutuhkan penawaran harga, surat jalan saat barang dikirim, dan faktur untuk penagihan. Nota kasir saja tidak cukup.

Barang berat dan pengiriman. Banyak pembelian diantar ke lokasi dengan kendaraan toko. Toko perlu mencatat barang apa yang dikirim, siapa kurirnya, dan apakah pembayaran diterima di lokasi.

Stok yang banyak dan beragam. Toko bangunan bisa memiliki ribuan SKU, mulai dari baut kecil sampai besi beton. Penghitungan stok fisik memakan waktu, sehingga data stok di sistem harus bisa dipercaya.

Karena itu, aplikasi kasir untuk toko bangunan tidak cukup hanya cepat di meja kasir. Aplikasi juga harus bisa mengikuti alur penjualan proyek dan pengelolaan piutang.

Fitur apa yang wajib ada di aplikasi kasir toko bangunan?

Berikut fitur yang sebaiknya Anda periksa, dikelompokkan dari kebutuhan kasir harian sampai kebutuhan penjualan proyek.

Satuan jual ganda

Satuan jual ganda memungkinkan satu produk dijual dengan beberapa satuan, misalnya per biji dan per dus, sementara stok tetap tercatat pada satu produk. Fitur ini tersedia di KasirXpert mulai paket Basic. Dengan begitu, Anda tidak perlu membuat "Paku 5 cm per kg" dan "Paku 5 cm per dus" sebagai dua produk yang stoknya terpisah.

Harga grosir bertingkat

Mulai paket Basic, Anda dapat mengatur harga grosir bertingkat. Harga per unit berubah sesuai jumlah yang dibeli, sehingga kasir tidak perlu menghitung potongan secara manual dan setiap pembeli mendapat harga yang sama untuk jumlah yang sama.

SKU, barcode, dan label

Di semua paket, produk dapat diberi SKU dan barcode, dan Anda bisa mencetak label harga dan barcode. Ini sangat membantu untuk barang kecil seperti baut, engsel, dan fitting yang sering tertukar jika dicari berdasarkan nama.

Jual per kilogram

Barang seperti paku, kawat, atau baut curah sering dijual berdasarkan berat. Mulai paket Basic, KasirXpert mendukung penjualan per kg dengan tombol berat cepat. Staf menimbang barang di timbangan toko, lalu memasukkan beratnya lewat tombol tersebut.

Pelanggan proyek dan limit kredit

Fitur khusus toko bangunan di KasirXpert, yaitu pelanggan proyek dan limit kredit, tersedia mulai paket Pro. Anda dapat mencatat pelanggan seperti kontraktor sebagai pelanggan proyek dan menetapkan batas kredit, sehingga toko tidak memberi utang melebihi batas yang Anda anggap aman.

Kasbon untuk pelanggan eceran

Tidak semua pelanggan yang berutang adalah kontraktor besar. Tukang langganan atau pemilik rumah kadang membayar belakangan. Mulai paket Basic, kasbon dapat dicatat langsung dari kasir, lengkap dengan cicilan, batas, jatuh tempo, dan pengingat lewat WhatsApp.

Penawaran, pesanan, surat jalan, dan faktur

Mulai paket Pro, KasirXpert menyediakan alur penjualan B2B: penawaran, pesanan, surat jalan, lalu faktur. Faktur mendukung bayar sebagian, piutang dan jatuh tempo, pengingat tagihan, serta retur penjualan. Dokumen dapat dicetak dalam ukuran A4 atau A5.

Pengiriman dengan kurir toko

Mulai paket Pro, Anda dapat mencatat pengiriman dengan kurir toko sendiri, termasuk setoran COD dari kurir dan upah kurir.

Pembelian ke supplier

Stok toko bangunan berputar cepat untuk barang tertentu seperti semen dan pasir. Mulai paket Basic, Anda dapat mencatat supplier, barang masuk, dan utang supplier. Mulai paket Pro, tersedia pesanan pembelian (PO), penerimaan barang yang dicocokkan dengan PO dan surat jalan, serta retur ke supplier.

Pembayaran yang lengkap

Di semua paket, kasir mencatat pembayaran tunai, QRIS statis, debit atau kartu, transfer, dan pembayaran terpisah (split). Ini penting karena pembeli proyek sering membayar sebagian tunai dan sebagian transfer.

Penjelasan lebih lengkap tentang penerapan fitur-fitur ini di toko material ada di halaman solusi kasir toko bangunan.

Bagaimana memilih aplikasi kasir untuk toko bangunan?

Sebelum memutuskan, ajukan pertanyaan berikut kepada setiap aplikasi yang Anda pertimbangkan. Jawabannya akan menunjukkan apakah aplikasi tersebut benar-benar cocok untuk toko material, atau hanya kasir ritel umum.

1. Apakah satu barang bisa dijual dengan beberapa satuan, dengan stok tetap di satu produk? Ini syarat utama untuk semen, paku, pipa, dan kabel.
2. Apakah harga bisa berubah otomatis sesuai jumlah beli? Harga grosir bertingkat mencegah potongan lisan yang tidak konsisten.
3. Apakah ada pencatatan pelanggan proyek dan batas kredit? Tanpa ini, piutang kontraktor tetap harus dicatat di buku terpisah.
4. Apakah penawaran, surat jalan, dan faktur saling terhubung? Dokumen yang terpisah-pisah membuat Anda mengetik ulang data dan rawan salah.
5. Apakah faktur mendukung bayar sebagian dan jatuh tempo? Kontraktor jarang membayar lunas sekaligus.
6. Apakah pengiriman dengan kendaraan toko bisa dicatat? Termasuk uang yang dibawa kurir dan upahnya.
7. Apakah pembelian ke supplier tercatat sampai ke utangnya? Toko bangunan biasanya punya utang ke supplier sekaligus piutang ke pelanggan.
8. Apakah data bisa diimpor dari spreadsheet? Memasukkan ribuan SKU satu per satu memakan waktu berminggu-minggu.
9. Apakah kasir tetap berjalan saat internet di gudang atau toko lemah? Di KasirXpert, kasir tetap jalan tanpa internet dan terkirim otomatis saat online; jika perangkat offline lebih dari 3 hari, kasir masuk mode terbatas dan pemilik bisa memberi kode buka darurat.
10. Apakah setiap staf punya akses sesuai tugasnya? Kasir, admin penjualan, staf gudang, dan pemilik membutuhkan akses yang berbeda.

Jika sebagian besar jawabannya "ya", aplikasi tersebut layak diuji coba di toko Anda. Lakukan uji coba dengan transaksi nyata, misalnya satu penjualan eceran dengan satuan ganda dan satu penjualan proyek dari penawaran sampai faktur, agar Anda bisa menilai alurnya secara langsung.

Fitur toko bangunan tersedia di paket apa?

Tabel berikut merangkum fitur yang paling relevan untuk toko bangunan beserta paket KasirXpert yang menyediakannya.

Paket Basic tersedia dengan harga Rp49.000 per bulan dan paket Pro Rp99.000 per bulan. Rincian lengkap setiap paket ada di halaman harga.

Bagi kebanyakan toko bangunan yang melayani kontraktor, paket Pro adalah titik awal yang masuk akal karena fitur pelanggan proyek, limit kredit, dan faktur B2B ada di sana. Toko kecil yang sebagian besar penjualannya eceran bisa memulai dari Basic, lalu naik ke Pro ketika penjualan proyek mulai rutin.

Bagaimana alur penjualan proyek dari penawaran sampai faktur?

Penjualan ke kontraktor jarang selesai dalam satu transaksi. Biasanya prosesnya dimulai dari permintaan harga, berlanjut ke pesanan, pengiriman bertahap, lalu penagihan. Mulai paket Pro, KasirXpert mengikuti alur ini dalam satu rangkaian dokumen.

Berikut contoh fiktif agar alurnya lebih jelas.

Penawaran. Seorang kontraktor sedang membangun dua rumah dan meminta harga untuk 200 sak semen, 150 batang besi beton, dan 40 dus keramik. Toko membuat penawaran dengan harga grosir yang berlaku, lalu mencetaknya dalam ukuran A4 untuk diserahkan.

Pesanan. Kontraktor menyetujui penawaran. Penawaran berlanjut menjadi pesanan, sehingga toko tahu barang apa saja yang harus disiapkan.

Pengiriman bertahap. Karena lokasi proyek terbatas, barang dikirim dalam tiga kali pengiriman. Setiap pengiriman disertai surat jalan yang ditandatangani penerima di lokasi. Dengan begitu, ada bukti barang apa yang sudah diterima.

Faktur dan pembayaran. Setelah pengiriman, toko menerbitkan faktur dengan jatuh tempo sesuai kesepakatan. Kontraktor membayar sebagian di awal dan sisanya di akhir bulan. Sistem mencatat sisa piutang, dan pengingat tagihan membantu toko menagih tepat waktu.

Retur. Jika ada dua dus keramik yang pecah saat pengiriman dan dikembalikan, toko mencatat retur penjualan, sehingga barang yang kembali tercatat dengan jelas.

Alur ini membuat penjualan proyek tidak lagi bergantung pada nota yang tercecer. Pemilik bisa melihat pesanan mana yang belum dikirim, barang mana yang belum ditagih, dan faktur mana yang mendekati jatuh tempo. Penjelasan lengkap alur ini tersedia di halaman fitur penjualan dan pembelian.

Baca juga: Inilah Manfaat Faktur Penjualan dan Komponen di Dalamnya

Bagaimana mengatur satuan dan harga untuk barang bangunan?

Pengaturan satuan dan harga adalah fondasi kasir toko bangunan. Jika dilakukan dengan benar sejak awal, kasir menjadi cepat dan stok tetap akurat. Tabel berikut memberi contoh pengaturan untuk beberapa barang umum. Angkanya hanya contoh dan perlu disesuaikan dengan barang dan kebijakan toko Anda.

Beberapa tips saat mengatur satuan dan harga:

• Pilih satuan dasar yang paling kecil yang masih masuk akal. Stok paku lebih mudah dikelola dalam kilogram daripada dalam dus, karena penjualan eceran biasanya per kilogram.
• Pastikan konversi satuan benar. Jika satu dus berisi 25 kg paku, pastikan konversinya tepat. Kesalahan kecil di sini membuat stok meleset jauh.
• Buat tingkat harga grosir yang jelas. Dua atau tiga tingkat biasanya cukup. Terlalu banyak tingkat justru membingungkan pembeli dan staf.
• Tulis informasi penting di nama produk. Untuk keramik, cantumkan ukuran dan isi per dus di nama produk agar staf bisa membantu pembeli menghitung kebutuhan.
• Gunakan harga coret untuk promo. Mulai paket Basic, harga coret dapat dipakai untuk menunjukkan potongan harga kepada pembeli.

Jika Anda punya lebih dari satu cabang dengan harga berbeda, misalnya karena biaya angkut ke cabang tertentu lebih mahal, fitur harga per outlet tersedia mulai paket Basic.

Bagaimana melayani pembeli eceran dengan cepat di kasir?

Meskipun penjualan proyek bernilai besar, sebagian besar transaksi harian toko bangunan tetap berasal dari pembeli eceran: tukang, pemilik rumah, dan pelanggan sekitar. Mereka ingin dilayani cepat. Beberapa fitur kasir berikut membantu mempercepat antrean.

Cari, ketuk, atau scan. Di semua paket, staf bisa mencari produk dengan mengetik nama, mengetuk tombol produk, atau scan barcode. Untuk barang kecil yang sudah diberi label, scan barcode adalah cara tercepat dan paling jarang salah.

Simpan pesanan yang belum selesai. Pembeli toko bangunan sering masih memilih barang lain sambil menunggu barang diambil dari gudang. Mulai paket Basic, pesanan bisa disimpan sebagai open bill dan dilanjutkan di tablet lain, sehingga kasir bisa melayani pembeli berikutnya lebih dulu.

Produk custom dan catatan pesanan. Di semua paket, kasir dapat menambahkan produk custom untuk barang atau jasa yang jarang dijual, misalnya ongkos potong, dan menambahkan catatan pesanan seperti ukuran atau warna yang diminta pembeli.

Nota yang mudah disimpan. Struk bisa dicetak di printer 58 mm atau 80 mm. Mulai paket Basic, nota juga bisa dikirim ke WhatsApp dan tersedia sebagai nota online selama 90 hari. Ini membantu tukang yang perlu menunjukkan bukti belanja kepada pemilik rumah.

Pembayaran terpisah. Pembeli yang membayar sebagian tunai dan sebagian transfer bisa dicatat dengan pembayaran split, sehingga kas di laci dan mutasi rekening tetap cocok dengan catatan.

Bagaimana mengelola piutang pelanggan proyek?

Piutang adalah salah satu risiko terbesar toko bangunan. Penjualan besar ke kontraktor memang menguntungkan, tetapi jika pembayarannya tertunda terlalu lama, modal toko ikut tertahan dan toko bisa kesulitan membayar supplier.

Berikut praktik yang membantu menjaga piutang tetap terkendali.

Tetapkan limit kredit untuk setiap pelanggan proyek. Mulai paket Pro, Anda dapat menetapkan limit kredit untuk pelanggan proyek. Mulailah dengan limit kecil untuk pelanggan baru, lalu naikkan secara bertahap setelah riwayat pembayarannya baik.

Sepakati jatuh tempo sejak awal. Cantumkan jatuh tempo di faktur. Jatuh tempo yang jelas memudahkan penagihan dan mengurangi perdebatan di kemudian hari.

Terima pembayaran sebagian. Kontraktor sering membayar sesuai termin dari pemilik proyek. Faktur yang mendukung bayar sebagian membuat sisa tagihan selalu tercatat dengan benar.

Gunakan pengingat tagihan. Pengingat tagihan membantu toko menagih sebelum atau saat jatuh tempo, tanpa harus mengandalkan ingatan pemilik.

Pisahkan kasbon eceran dan piutang proyek. Kasbon (mulai Basic) cocok untuk tukang langganan yang berutang dari transaksi kasir harian. Piutang faktur (mulai Pro) cocok untuk penjualan proyek yang melalui penawaran dan surat jalan. Memisahkan keduanya membuat laporan utang lebih mudah dibaca.

Tinjau piutang setiap minggu. Luangkan waktu setiap minggu untuk melihat faktur yang mendekati atau melewati jatuh tempo. Pelanggan yang terlambat berulang kali sebaiknya tidak diberi kredit tambahan sampai tagihannya lunas.

Baca juga: 5 Manfaat Pencatatan Utang dan Piutang dalam Perusahaan

Bagaimana mengelola stok dan pembelian di toko bangunan?

Stok toko bangunan biasanya bernilai besar dan sebagian disimpan di gudang terpisah dari area toko. Karena itu, pencatatan barang masuk dan keluar harus disiplin.

Stok terpotong otomatis. Di semua paket, stok per outlet terpotong otomatis setiap penjualan. Stok boleh minus, sehingga penjualan tidak terhenti saat data belum diperbarui, tetapi stok minus adalah tanda ada barang masuk yang belum dicatat.

Catat setiap barang masuk. Mulai paket Basic, barang dari supplier dicatat sebagai barang masuk, dan utang ke supplier ikut tercatat. Jangan biarkan truk supplier membongkar barang tanpa dicatat.

Gunakan PO untuk pembelian besar. Mulai paket Pro, buat pesanan pembelian (PO) untuk supplier semen, besi, atau keramik. Saat barang datang, cocokkan dengan PO dan surat jalan supplier sebelum diterima. Barang yang rusak atau tidak sesuai dicatat sebagai retur ke supplier.

Pantau notifikasi stok menipis. Mulai paket Basic, notifikasi stok menipis membantu Anda memesan semen atau pasir sebelum kehabisan di tengah musim proyek.

Lakukan stock opname bergiliran. Menghitung seluruh isi toko bangunan dalam satu hari hampir mustahil. Bagi gudang menjadi beberapa area, lalu hitung bergiliran. Fitur stock opname tersedia mulai paket Basic. Barang bernilai tinggi seperti kabel, besi, dan perkakas listrik sebaiknya dihitung lebih sering.

Pindahkan stok antarcabang dengan transfer. Jika Anda punya gudang pusat dan beberapa cabang, gunakan transfer stok antar outlet (mulai paket Pro) agar perpindahan barang tercatat di kedua lokasi.

Penjelasan lebih lengkap tentang pengelolaan stok ada di halaman fitur stok KasirXpert.

Bagaimana mengatur pengiriman barang ke lokasi proyek?

Pengiriman adalah bagian penting layanan toko bangunan. Pembeli jarang bisa membawa sendiri puluhan sak semen atau batang besi. Namun pengiriman juga sering menjadi sumber masalah: barang yang dikirim tidak sesuai, uang COD tidak disetorkan, atau upah sopir tidak tercatat.

Mulai paket Pro, KasirXpert mendukung pengiriman dengan kurir toko sendiri. Beberapa hal yang bisa Anda kelola:

• Jenis pesanan Delivery. Di semua paket, pesanan dapat ditandai dengan jenis Delivery, sehingga pesanan yang diantar terpisah dari penjualan yang dibawa langsung.
• Surat jalan. Untuk penjualan B2B, setiap pengiriman disertai surat jalan sebagai bukti barang yang diserahkan.
• Setoran COD. Jika pembeli membayar di lokasi, uang yang dibawa kurir dicatat sebagai setoran COD, sehingga Anda bisa mencocokkan uang yang disetor dengan pesanan yang dikirim.
• Upah kurir. Upah kurir untuk setiap pengiriman tercatat, sehingga biaya pengiriman tidak tercampur dengan pengeluaran lain.

Kebiasaan yang membantu pengiriman tetap rapi:

1. Periksa barang yang dimuat ke kendaraan berdasarkan surat jalan sebelum berangkat.
2. Minta penerima menandatangani surat jalan di lokasi.
3. Cocokkan setoran COD dengan pesanan setiap hari setelah kurir kembali.
4. Catat barang yang dikembalikan dari lokasi sebagai retur agar stok tetap benar.

Bagaimana mengatur peran dan persetujuan staf di toko bangunan?

Toko bangunan biasanya punya beberapa jenis staf: kasir di depan, admin yang mengurus penawaran dan faktur, staf gudang yang menerima dan memuat barang, serta sopir atau kurir. Setiap orang sebaiknya hanya mengakses bagian yang menjadi tugasnya.

KasirXpert menyediakan peran Pemilik, Manajer, Supervisor, Kasir, Staf gudang, Kurir, dan Keuangan, ditambah peran kustom. Contoh pembagian untuk toko bangunan:

Beberapa tindakan sebaiknya membutuhkan persetujuan. Mulai paket Basic, diskon per item atau per nota bisa diberi batas tanpa PIN, sehingga potongan di atas batas memerlukan persetujuan. Retur dan pembatalan transaksi memakai PIN atasan, dan nama penyetujunya tercatat. Mulai paket Pro, tersedia riwayat aktivitas untuk melihat siapa melakukan apa.

Pengaturan ini penting di toko bangunan karena nilai transaksinya besar. Satu pembatalan atau potongan yang tidak seharusnya bisa bernilai jutaan rupiah.

Laporan apa yang perlu dipantau pemilik toko bangunan?

Data dari kasir, faktur, dan pembelian baru bermanfaat jika dibaca secara rutin. Di semua paket, Beranda KasirXpert menampilkan penjualan hari ini dibandingkan kemarin, grafik 7 hari, dan produk terlaris. Mulai paket Basic, tersedia Pusat Laporan dengan perbandingan periode, ekspor CSV/XLSX, dan laba rugi sederhana.

Tabel berikut memberi contoh apa yang sebaiknya Anda periksa dan seberapa sering.

Laporan juga membantu Anda melihat pola musiman. Penjualan toko bangunan sering naik turun mengikuti musim proyek di daerah Anda. Dengan membandingkan periode, Anda bisa menyiapkan stok dan modal lebih awal.

Bagaimana menyiapkan toko bangunan sebelum memakai aplikasi kasir?

Peralihan dari nota manual ke aplikasi kasir akan lebih lancar jika data disiapkan dengan baik. Berikut langkah yang bisa Anda ikuti.

1. Susun daftar produk. Kumpulkan nama, SKU, barcode (jika ada), satuan dasar, satuan jual lain beserta konversinya, harga beli, dan harga jual. Gunakan nama yang konsisten, misalnya "Jenis - Merek - Ukuran".
2. Impor produk sekaligus. Mulai paket Basic, produk dapat diimpor dari file CSV atau XLSX. Ini menghemat waktu untuk toko dengan ribuan SKU.
3. Atur harga grosir. Tentukan tingkat harga untuk barang yang sering dibeli dalam jumlah besar.
4. Hitung stok awal. Lakukan penghitungan fisik dan catat sebagai stok awal. Mulailah dari barang bernilai tinggi jika waktu terbatas.
5. Cetak label barang kecil. Tempel label barcode di rak atau wadah barang kecil seperti baut dan fitting.
6. Masukkan pelanggan proyek. Daftarkan kontraktor yang aktif, tetapkan limit kredit, dan pindahkan sisa utang mereka dari buku lama.
7. Daftarkan supplier. Masukkan supplier utama dan catat utang yang masih berjalan.
8. Latih staf. Berikan setiap staf PIN 4–6 angka miliknya sendiri. Latih kasir untuk satuan ganda, harga grosir, dan kasbon, serta latih admin untuk penawaran, surat jalan, dan faktur.

Untuk toko yang sangat besar, jalankan sistem baru berdampingan dengan cara lama selama satu sampai dua minggu, lalu beralih sepenuhnya setelah data terbukti cocok.

Seperti apa contoh hari kerja di toko bangunan dengan aplikasi kasir?

Agar lebih konkret, berikut gambaran satu hari kerja di sebuah toko bangunan fiktif yang sudah memakai aplikasi kasir.

Pagi. Sebelum toko buka, kasir membuka shift dengan mencatat kas awal. Admin memeriksa faktur yang jatuh tempo minggu ini dan barang yang menipis. Dua jenis semen dan satu ukuran besi beton masuk daftar menipis, sehingga admin membuat PO ke supplier.

Siang. Seorang tukang membeli 3 kg paku, 2 kaleng cat, dan 10 sak semen. Kasir memilih satuan yang tepat untuk setiap barang, dan harga grosir untuk semen terpasang otomatis karena jumlahnya mencapai tingkat grosir. Di saat yang sama, seorang kontraktor menelepon untuk meminta penawaran material dua rumah. Admin membuat penawaran dan mencetaknya dalam ukuran A4.

Sore. Truk supplier datang. Staf gudang mencocokkan barang dengan PO dan surat jalan, lalu mencatat penerimaan. Dua sak semen yang sobek dicatat sebagai retur ke supplier. Kurir kembali dari lokasi proyek dan menyetorkan uang COD, yang langsung dicocokkan dengan pesanan yang dikirim.

Tutup toko. Kasir menutup shift dengan menghitung pecahan uang, lalu membandingkan kas seharusnya dengan kas yang dihitung. Pemilik membuka Beranda dari HP untuk melihat penjualan hari ini dibandingkan kemarin dan produk terlaris.

Semua kegiatan ini tercatat di satu sistem, sehingga pemilik tidak perlu mengumpulkan nota dari kasir, buku dari gudang, dan catatan dari kurir untuk memahami apa yang terjadi hari itu.

Yang membuat hari seperti ini berjalan lancar bukan hanya aplikasinya, tetapi juga pembagian tugas yang jelas. Kasir fokus pada pembeli di depan, admin mengurus penawaran dan faktur, staf gudang bertanggung jawab atas barang masuk dan keluar, dan pemilik meninjau ringkasan di akhir hari.

Kesalahan apa yang sering terjadi di toko bangunan saat beralih ke aplikasi kasir?

Hindari kesalahan berikut agar data toko Anda bisa dipercaya sejak awal.

• Membuat produk terpisah untuk setiap satuan. Paku per kg dan paku per dus yang dibuat sebagai dua produk membuat stok terpecah. Gunakan satuan jual ganda.
• Konversi satuan salah. Kesalahan isi per dus atau per palet membuat stok meleset jauh setiap kali barang terjual.
• Memberi kredit tanpa limit. Jika setiap pelanggan proyek tidak punya limit kredit, piutang bisa membengkak tanpa disadari.
• Faktur tanpa jatuh tempo. Tagihan tanpa jatuh tempo sulit ditagih dan mudah terlupa.
• Barang masuk dibongkar tanpa dicatat. Ini penyebab paling umum stok minus di toko bangunan.
• Setoran COD tidak dicocokkan setiap hari. Selisih yang dibiarkan berhari-hari sulit ditelusuri.
• Satu PIN untuk semua staf. Anda tidak bisa menelusuri siapa yang memberi potongan atau membatalkan transaksi.

Kesimpulan

Aplikasi kasir toko bangunan harus bisa melayani dua jenis pembeli sekaligus: pembeli eceran yang butuh pelayanan cepat di kasir, dan pelanggan proyek yang butuh penawaran, surat jalan, faktur, dan kredit yang terkendali.

Untuk penjualan eceran, pastikan aplikasi mendukung satuan jual ganda, harga grosir bertingkat, dan penjualan per kg. Untuk penjualan proyek, pastikan ada pelanggan proyek, limit kredit, serta alur penawaran sampai faktur dengan piutang dan jatuh tempo. Lengkapi dengan pencatatan barang masuk, PO, dan pengiriman agar stok dan uang toko selalu tercatat.

Soal paket, gunakan pola penjualan Anda sebagai patokan. Jika hampir semua pembeli adalah pembeli eceran yang membayar di tempat, paket Basic sudah mencakup satuan ganda, harga grosir, per kg, kasbon, dan pencatatan supplier. Jika kontraktor dan pengembang sudah menjadi bagian penting dari omzet, paket Pro memberi pelanggan proyek, limit kredit, alur penawaran sampai faktur, pengiriman dengan kurir toko, serta PO ke supplier. Anda bisa mulai dari kebutuhan saat ini dan naik paket ketika penjualan proyek bertambah.

Mulailah dengan merapikan daftar produk dan satuan, menghitung stok awal, dan memindahkan data pelanggan proyek ke sistem. Setelah itu, biasakan meninjau piutang dan stok setiap minggu, sehingga keputusan belanja dan pemberian kredit didasarkan pada data, bukan perkiraan.

Pertanyaan umum

Apakah aplikasi kasir bisa menjual satu barang dengan beberapa satuan?

Bisa. Mulai paket Basic, KasirXpert mendukung satuan jual ganda, sehingga satu barang bisa dijual per biji, per dus, atau satuan lain yang Anda tentukan, dengan stok yang tetap tercatat pada satu produk.

Apa itu pelanggan proyek di aplikasi kasir toko bangunan?

Pelanggan proyek adalah pelanggan seperti kontraktor atau mandor yang belanja berulang untuk satu proyek dan sering membayar belakangan. Di KasirXpert, fitur pelanggan proyek dan limit kredit untuk toko bangunan tersedia mulai paket Pro.

Bisakah saya membuat surat jalan dan faktur dari aplikasi kasir?

Bisa mulai paket Pro. Alur penjualan B2B di KasirXpert mencakup penawaran, pesanan, surat jalan, dan faktur, lengkap dengan bayar sebagian, piutang, jatuh tempo, dan pengingat tagihan. Dokumen bisa dicetak dalam ukuran A4 atau A5.

Apa bedanya kasbon dan piutang faktur?

Kasbon (mulai Basic) cocok untuk pelanggan eceran yang berutang dari transaksi kasir, dengan cicilan, batas, dan jatuh tempo. Piutang faktur (mulai Pro) dipakai untuk penjualan B2B yang melalui penawaran, pesanan, surat jalan, dan faktur.

Apakah toko bangunan bisa mengirim barang dengan kurir sendiri?

Bisa mulai paket Pro. KasirXpert mendukung pengiriman dengan kurir toko sendiri, termasuk pencatatan setoran COD dan upah kurir.