Ingin tahu cara melakukan stock opname? Kamu sudah ada di tempat yang pas karena kami, bakal merincinya langkah demi langkah!
Stock opname adalah proses penting dalam manajemen inventaris yang bertujuan memastikan jumlah stok fisik di gudang sesuai dengan catatan administrasi.
Kalau kamu melewatkan proses ini, risiko kerugian akibat selisih stok baik karena kehilangan, kerusakan, maupun kesalahan pencatatan, bisa meningkat.
Maka dari itu, melakukan stock opname dengan benar menjadi salah satu strategi yang bisa kamu lakukan agar bisnis jadi lebih sehat.
Baca Juga: 7 Cara Mempermudah Operasional Kasir, Biar Makin Lancar!
6 Cara Melakukan Stock Opname, Ikuti Langkah Demi Langkahnya!
Cara menghitung stock opname ini wajib kamu lakukan langkah demi langkah dan jangan sampai ada bagian yang terlewat. Ini caranya:
1. Menyusun Jadwal Stock Opname
Menentukan waktu stock opname sangat krusial. Kamu harus menyesuaikan dengan sifat bisnis dan tingkat perputaran stok.
Kalau salah waktu, prosesnya bisa berantakan dan operasional bisnis kamu bisa terganggu:
Stock Opname Harian
Cocok untuk barang dengan perputaran cepat, misalnya di ritel atau restoran. Dengan stock opname harian, kamu bisa memantau ketersediaan barang secara real-time dan mencegah kehilangan yang tidak terdeteksi.
Stock Opname Bulanan
Untuk bisnis menengah hingga besar, stock opname akhir bulan bisa jadi pilihan. Frekuensi ini cukup untuk memastikan data stok tetap akurat tanpa terlalu mengganggu aktivitas operasional.
Stock Opname Triwulanan (Quarterly)
Perusahaan dengan inventaris besar dan kompleks biasanya memilih metode ini. Kamu bisa mengevaluasi stok lebih mendalam, sekaligus menyesuaikan strategi pemesanan atau pengelolaan gudang.
Stock Opname Tahunan
Biasanya banyak perusahaan lakukan di akhir tahun fiskal untuk keperluan audit dan laporan keuangan. Ini wajib supaya catatan finansial dan persediaan sesuai dengan kenyataan fisik.
Jadi, kapan stock opname dilakukan? Tentu, sesuai dengan sifat bisnis dan juga tingkat perputaran stok dalam bisnismu. Ada opname harian dan ada pula opname tahunan.
2. Menyiapkan Tim dan Alat
Proses stock opname tentunya tidak bisa kamu lakukan sendirian. Kamu butuh tim yang solid dan alat yang mendukung.
Jadi, setidaknya kamu harus menyediakan tim tersendiri untuk melakukannya. bentuk tim yang paham prosedur dan bertanggung jawab.
Setiap anggota harus jelas tugasnya, mulai dari menghitung stok fisik, mencatat data, hingga memeriksa kesesuaian antara stok fisik dan catatan administrasi. Dengan tim yang terlatih, risiko kesalahan akan berkurang.
Selain itu, tata cara melakukan stock opname agar lebih mudah, bisa dengan menggunakan bantuan alat.
Siapkan alat seperti barcode scanner, buku catatan, stiker barcode, atau tag. Dengan alat ini, proses pencatatan lebih cepat, rapi, dan akurat. Kamu juga bisa menghindari perhitungan ganda atau kehilangan catatan penting.
3. Siapkan Gudang untuk Stock Opname
Cara melakukan stock opname selanjutnya, tentu dengan menyiapkan gudang untuk stoknya.
Sebelum mulai menghitung, pastikan gudang kamu siap. Barang harus tertata rapi dan mudah untuk kamu akses.
Jangan lupa, susun barang berdasarkan kategori, jenis, atau kode barang. Ini akan mempercepat penghitungan dan meminimalkan kesalahan.
Selain itu, berikan label pada setiap barang. Label membuat identifikasi lebih mudah dan mempermudah pencatatan data.
Dengan langkah ini, kamu menghemat waktu dan mengurangi risiko salah hitung.
Baca Juga: 9 Cara Manajemen Stok Barang yang Efektif dan Anti Ribet
4. Pelaksanaan Stock Opname
Bagaimana cara melakukan stock opname persediaan? Setelah persiapanmu sudah matang, sudah saatnya pelaksanaan:
Penghitungan stok fisik
Minta tim menghitung stok satu per satu. Jangan terburu-buru karena kesalahan kecil bisa menimbulkan selisih yang besar, dan pastikan semua barang tercatat secara jelas.
Kalau memungkinkan, gunakan barcode scanner atau sistem elektronik supaya proses lebih cepat, kesalahan berkurang, dan data langsung masuk ke sistem inventaris.
Pencatatan data
Setiap hasil penghitungan harus dicatat dalam format yang terorganisir, baik di spreadsheet maupun sistem inventaris digital.
Pastikan kamu mencatat informasi penting seperti kode barang, jumlah, dan lokasi penyimpanan.
Setelah pencatatan, lakukan verifikasi data untuk memastikan tidak ada kesalahan sebelum menjadi masalah besar.
Penandaan barang
Berikan tanda pada barang yang sudah kamu hitung untuk menghindari penghitungan ganda, dan pisahkan barang yang sudah terhitung dari yang belum supaya tim bisa bekerja lebih terstruktur dan efisien.
Baca Juga: 5 Manfaat Fitur Kelola Stok di Aplikasi Kasir untuk Bisnismu
5. Analisis dan Penyesuaian
Tujuan stock opname itu tentunya tidak sebatas memastikan jumlah stok sudah sesuai dengan catatan di administrasi atau tidak. Namun, ada analisis yang hasilnya untuk tahu apakah ada masalah pada stok atau tidak.
Maka dari itu, cara melakukan stock opname selanjutnya adalah menganalisis dan menyesuaikannya.
Cocokkan jumlah fisik dengan catatan administrasi, dan catat setiap selisih yang kamu temukan.
Selisih tersebut bisa muncul karena berbagai alasan, misalnya kesalahan pencatatan, kehilangan, atau kerusakan barang.
Dengan mengetahui penyebabnya, kamu bisa mengambil langkah pencegahan agar masalah serupa tidak terulang di masa depan.
Setelah itu, susun laporan hasil stock opname yang mencakup temuan, analisis, dan rekomendasi perbaikan.
Laporan ini penting untuk manajemen dan keperluan audit internal. Setelah laporan selesai, lakukan tindak lanjut dengan memperbaiki prosedur pencatatan, meningkatkan pengawasan, atau menyesuaikan sistem inventaris.
Dengan begitu, stok kamu bisa tercatat dengan benar, tapi proses pengelolaannya juga menjadi lebih efisien.
6. Evaluasi dan Peningkatan Proses
Apakah dengan menghitungnya saja artinya proses stock opname sudah selesai? Tunggu dulu.
Cara melakukan stock opname selanjutnya masih ada. Kamu harus melakukan evaluasi supaya proses berikutnya lebih efektif.
Tinjau kembali seluruh tahapan stock opname, mulai dari persiapan hingga pencatatan, dan identifikasi bagian mana yang bisa kamu perbaiki.
Kumpulkan masukan dari tim mengenai tantangan yang mereka hadapi. Masukan ini akan membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi di stock opname berikutnya.
Berdasarkan evaluasi, lakukan juga perbaikan pada prosedur dan sistem inventaris, misalnya dengan memperbarui software, mengganti metode pencatatan, atau menyusun ulang tata letak gudang.
Selain itu, latih tim secara rutin supaya mereka lebih terampil dan memahami prosedur dengan baik. Tim yang kompeten akan membuat proses stock opname berjalan lebih cepat, tepat, dan minim risiko.
Selesaikan Stock Opname Lebih Cepat dengan KasirXpert!
Merasa cara melakukan stock opname begitu ribet? Kalau kamu ingin proses stock opname lebih mudah, akurat, dan hemat waktu, KasirXpert bisa jadi solusi tepat.
Dengan aplikasi POS modern kami, semua perhitungan stok dan pencatatan bisa otomatis.
Kamu nggak perlu lagi ribet menghitung manual atau takut salah catat karena setiap transaksi dan stok tercatat real-time di sistem.
KasirXpert memungkinkan kamu memantau stok barang secara langsung. Sistem akan memberi notifikasi ketika stok menipis, jadi kamu bisa restock tepat waktu dan menghindari kehabisan barang.
Laporan hasil stock opname juga bisa langsung kamu akses, lengkap dengan data penjualan, pembelian, hingga laporan keuangan, tanpa perlu menghitung manual lagi.
Tidak hanya itu, KasirXpert mendukung multi outlet, jadi kalau bisnis kamu punya beberapa cabang, semua stok dan transaksi bisa terpantau dalam satu akun.
Integrasi pembayaran digital juga mempermudah pelanggan melakukan transaksi, meningkatkan kepuasan, sekaligus mempermudah pencatatan stok secara otomatis.
Jadi, kalau mau stock opname lebih cepat dan praktis, gunakan KasirXpert sekarang!
Reskia Ekasari S.E – adalah seorang analis keuangan muda yang hobi menggeluti dunia digital marketing. Memiliki background pendidikan S1 di Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sriwijaya. Reskia telah berpengalaman lebih dari 4 tahun di bidang keuangan dan pemasaran digital.
