Bagi jalannya sebuah bisnis, menutup kasir adalah langkah yang sangat penting. Sayangnya, masih banyak prosedur menutup transaksi kasir yang tidak tepat dan cenderung diabaikan oleh para pemilik bisnis.
Padahal kesalahan dalam penutupan transaksi bisa memunculkan banyak masalah keuangan bisnis. Inilah yang kemudian membuat kasir dan pemilik usaha wajib tahu bagaimana prosedur penutupan kasir yang benar.
Nah, dalam artikel ini, kamu akan belajar untuk memahami kesalahan pada prosedur menutup kasir yang tidak tepat. Yuk, simak informasinya sampai akhir!
Baca Juga: 5 Cara Menjadi Kasir yang Baik dan Profesional
Tujuan Penutupan Transaksi Kasir
Pada dasarnya, tutup kasir atau penutupan kasir adalah proses paling akhir dari operasional bisnis saat manajer toko atau seorang kasir menutup transaksi penjualan pada saat itu.
Waktu ini bisa berbeda-beda seperti harian, mingguan, atau bahkan bulanan sebelum nantinya akan dilakukan proses penyusunan laporan keuangan. Tujuan penutupan kasir adalah untuk mendapatkan data transaksi kasir di periode tertentu.
Data ini nantinya akan menjadi landasan laporan keuangan dari sebuah bisnis. Kasir atau manajer toko kemudian akan melakukan beberapa langkah seperti mencatat transaksi terakhir, menghitung saldo kas, dan penyesuaian.
Lantas, mengapa penutupan transaksi kasir jadi proses yang penting? Berikut adalah beberapa alasannya:
1. Mencegah Adanya Kesalahan Pencatatan
Pertama, penutupan kasir bertujuan untuk mencegah adanya kesalahan pencatatan transaksi oleh karyawan. Karena ketika kasir tahu bahwa ada penutupan kasir dan pemeriksaan, maka kasir akan berusaha menjaga transparansi tersebut.
Apabila ada kesalahan, maka manajer toko atau pemilik usaha bisa sesegera mungkin melakukan evaluasi dan memperbaikinya.
2. Melakukan Pemantauan Arus Kas
Bagi sebuah usaha, arus kas yang sehat adalah segalanya. Oleh karena itu, penting untuk senantiasa melakukan pemantauan arus kas keluar maupun masuk secara maksimal.
Dengan memahami arus kas, manajer keuangan atau pemilik bisnis bisa memastikan bahwa pembiayaan bisnis senantiasa lancar dan likuid sehingga senantiasa siap meski menghadapi situasi bisnis yang tidak terduga.
3. Membantu Menciptakan Laporan Keuangan yang Akurat
Selain arus kas, laporan keuangan pun memiliki peran yang begitu penting untuk jalannya usaha. Pembuatan laporan tersebut juga tidak bisa sembarangan dan kamu akan membutuhkan data transaksi yang tepat.
Dengan penutupan kasir yang benar, maka pembuatan laporan keuangan bisa lebih akurat.
6 Prosedur Menutup Transaksi Kasir yang Tidak Tepat
Sebagai referensi, inilah beberapa prosedur menutup kasir yang tidak tepat dan harus kamu hindari:
1. Penutupan yang Tidak Sesuai Jadwal
Pada beberapa kasus, ada saja kasir yang meninggalkan toko atau tempat usaha bahkan sebelum waktu shift mereka selesai. Meski terlihat sepele, kebiasaan seperti ini sebaiknya tidak boleh dinormalisasi.
Karena ketika kasir sudah terlebih dahulu melakukan penutupan kasir sebelum jadwal shift, maka bisa saja terjadi kesalahan dalam perhitungan transaksi. Idealnya, kasir harus benar-benar menutup transaksi saat jadwal mereka selesai.
2. Pencatatan Transaksi yang Keliru
Kesalahan dalam penutupan kasir yang selanjutnya adalah pencatatan yang tidak tepat. Nilai transaksi sekecil apapun harus akurat, jumlah uang yang ada di dalam laci kasir harus sesuai dengan nilai yang masuk ke dalam sistem kasir.
Oleh karena itu, penting untuk benar-benar memberikan pelatihan kepada kasir agar jangan sampai keliru dalam memasukkan jumlah transaksi.
3. Tidak Melakukan Pemeriksaan Terhadap Uang Palsu
Ketika pergi berbelanja dan sedang berada di kasir, mungkin kamu sering menemukan kasir yang memeriksa keaslian uang pelanggan. Misalnya dengan cara meraba uang atau mengeceknya di bawah lampu UV.
Pengecekan ini bukan tanpa alasan. Tujuannya untuk memastikan bahwa seluruh uang yang masuk ke dalam mesin kasir merupakan uang yang asli. Karena jika ada uang palsu, hal ini bisa sangat merugikan bagi usaha.
Inilah yang kemudian membuat para pemilik usaha sebaiknya juga menyisihkan modal untuk bisa membeli money detector.
Baca Juga: Mengenal Sistem Kasir: 5 Fungsi dan Fitur-fiturnya
4. Kesalahan Input Metode Pembayaran
Kesalahan yang umum terjadi pada transaksi kasir penutupan lainnya adalah soal metode pembayaran.
Seperti yang kita ketahui, saat ini masyarakat memang bisa berbelanja dengan banyak metode, tidak hanya tunai saja. Misalnya dengan debit, kartu kredit, atau bahkan QRIS.
Adanya metode yang beragam ini membuat kasir juga harus teliti dengan data transaksi. Karena kesalahan input bisa berpengaruh pada kesesuaian nilai transaksi dan jumlah uang.
5. Tidak Melakukan Penyesuaian Jumlah
Prosedur menutup transaksi kasir yang tidak tepat selanjutnya adalah tidak melakukan penyesuaian jumlah. Dalam dunia akuntansi atau keuangan, selisih jumlah merupakan hal yang bisa saja terjadi.
Selisih tersebut biasanya terjadi jika ada ketidaksesuaian antara nilai yang tercatat dalam mesin kasir dan jumlah uang fisik yang ada. Oleh karena itu, penting selalu melakukan penyesuaian karena selisih ini tidak bisa kamu biarkan.
Perlu kamu ketahui juga bahwa ada selisih minus dan selisih plus. Jika hasilnya selisih minus, maka ada kekurangan yang terjadi sehingga harus ditemukan alasan selisihnya dan cara untuk mengganti kekurangannya.
Sebaliknya, selisih plus artinya jumlah uang fisik akan lebih banyak jumlahnya daripada nilai yang tercatat dalam sistem. Meski surplus, tapi hal ini tetap tidak valid karena artinya ada kesalahan pada pencatatan transaksi.
Jika menemukan selisih plus, artinya kasir harus bisa melakukan identifikasi yang menyebabkan kelebihan uang tersebut.
6. Tidak Ada atau Kurangnya Pelatihan untuk Kasir
Terakhir, prosedur menutup transaksi kasir yang tidak tepat adalah tidak ada atau kurangnya pelatihan untuk kasir. Sama seperti karyawan lain, kasir membutuhkan pelatihan yang cukup dan maksimal untuk melakukan tugasnya.
Pelatihan ini sangat penting untuk memastikan tidak ada kesalahan input data atau perhitungan transaksi. Sayangnya, selama ini banyak pemilik usaha yang meremehkan pelatihan untuk kasir.
Akibatnya, pada proses penutupan kasir, kesalahan bisa terjadi karena tidak ada pedoman dan pelatihan untuk para kasir.
Cara Membuat Laporan Kasir
Setelah mengetahui cara tutup kasir, maka langkah yang bisa kamu lakukan adalah membuat laporannya. Laporan ini begitu penting karena berfungsi sebagai bahan untuk menyusun laporan keuangan usaha secara keseluruhan.
Inilah langkah dalam membuat laporan kasir yang benar:
1. Lakukan Rekonsiliasi Transaksi
Pertama, setelah selesai melakukan tutup kasir, maka lakukan rekonsiliasi terlebih dahulu. Rekonsiliasi adalah memeriksa seluruh transaksi pada waktu tersebut. Periksa apakah pengeluaran dan pemasukan sudah tercatat dengan benar.
2. Hitung Jumlah Transaksi
Setelah rekonsiliasi selesai, kamu bisa lanjut ke tahap perhitungan total penjualan. Jumlahkan seluruh penjualan yang terjadi pada hari atau periode tersebut, baik tunai maupun non tunai.
Kemudian sesuaikan apakah jumlah penjualan tersebut sesuai dengan uang fisik yang ada di dalam mesin kasir. Kamu harus menghitungnya secara manual dan harus berhati-hati ketika menghitungnya agar tidak ada uang yang terlewat.
3. Penyesuaian Kesalahan
Ketika menemukan ketidaksesuaian antara uang fisik dan jumlah yang tercatat pada sistem, maka lakukan penyesuaian. Coba identifikasi permasalahan apa yang muncul dan dapatkan solusinya.
Periksa juga apakah ada transaksi yang terlewat atau tertinggal.
4. Buat Laporan
Jika sudah, tahap selanjutnya adalah membuat laporan pembukuan kasir. Susun laporan berdasarkan seluruh data yang sudah ada, mulai dari total transaksi penjualan, jumlah uang fisik, uang digital, sampai ke jumlah saldo kas akhir.
Baca Juga: 8 Jenis Peralatan Kasir untuk Bantu Percepat Pelayanan
5. Tinjau Kembali Laporan
Setelah laporan selesai, maka coba tinjau ulang laporan tersebut agar tidak ada penulisan atau input data yang keliru.
6. Buat Cadangan atau Back Up Data
Agar laporan kasir bisa lebih aman, maka sebaiknya buatlah back up atau cadangan datanya. Ini bisa menjadi langkah yang baik untuk mencegah terjadinya kejadian tidak terduga seperti data yang hilang.
7. Rekapitulasi dan Tanda Tangan
Terakhir, lakukan rekapitulasi dan minta tanda tangan kepada manajer toko, manajer keuangan, atau supervisor. Adanya tanda tangan ini menjadi tanda bahwa laporan kasir pada periode tersebut memang sudah selesai dan disahkan.
Gunakan Kasir Xpert untuk Manajemen Bisnis yang Lebih Efisien
Sekarang kamu sudah tahu kan apa saja prosedur menutup transaksi kasir yang tidak tepat dan harus dihindari? Untuk memudahkan manajemen usaha, kamu bisa menggunakan aplikasi Kasir Xpert.
Kasir Xpert merupakan aplikasi kasir yang menggunakan basis data cloud. Dengan teknologi ini, kamu bisa menikmati pengelolaan usaha yang jauh lebih praktis, mudah, dan pastinya efisien. Karena hanya melalui satu platform saja, kamu bisa mengelola seluruh data usaha.
Selain itu, Kasir Xpert juga menyediakan banyak fitur seperti Point of Sales (POS), Manajemen Stok Barang, Pembayaran QRIS, dan lain sebagainya.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, download aplikasi kasir Xpert sekarang juga dan rasakan sendiri kemudahan manajemen usaha bersama Kasir Xpert!
FAQ
Apa yang dilakukan kasir apabila penjualan telah selesai atau tutup?
Kasir harus melakukan perhitungan dan penyesuaian tutup kasir, membuat laporan, dan kemudian menyerahkannya kepada manajer toko atau pemilik toko.
Apa tujuan dari penutupan kasir di akhir hari kerja?
Tujuan penutupan kasir adalah untuk mendapatkan data transaksi kasir pada hari tersebut dan harus dibuat menjadi laporan keuangan kasir.
Kasir harus memastikan apa sebelum melakukan proses pembayaran?
Harus memastikan bahwa jumlah pembayaran memang sesuai dengan jumlah yang pelanggan beli.
Reskia Ekasari S.E – adalah seorang analis keuangan muda yang hobi menggeluti dunia digital marketing. Memiliki background pendidikan S1 di Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sriwijaya. Reskia telah berpengalaman lebih dari 4 tahun di bidang keuangan dan pemasaran digital.
